Uudised
27. juuli 2015 kell 8:28

Kuula

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Turvarisk: tundlik info läheb jalutama kolimisel

Kolimisel tuleb tundlik info eraldi koguda ja käidelda või hävitada.Foto: Veiko Tõkman

Kolimist planeerivad ettevõtted jätavad tihti mõtlemata kolimise turvalisusele. Tagajärjeks võib olla mõnest kontorist metsa alla jõudnud prügi, mille teenust pakkunud koristus- või prügifirma pidi tegelikult hävitama.

Tundlik info tahab erikäitlemist

On üsna tavaline, et kolimise käigus tulevad välja erinevad dokumendid, andmekandjad (CD-d, mälupulgad jne) ja muu paberimaterjal, mida enam ei vajata, kuid millest arvestatava osa moodustavad dokumendid, mida turvakaalutlustel ei söandata välja jätta või prügikonteinerisse visata, sest need vajaks konfidentsiaalset hävitamist. Isikuandmetega dokumentatsiooni muu paberiprügiga koos ladustamist keelab ka isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab, et ettevõttel on kohustus tagada isikuandmeid sisaldava dokumentatsiooni turvaline hävitamine.

Seega peaks vastutustundlik ettevõte järgmiseks üle vaatama ja eraldama nii enda paberimaterjali kui äraviskamisele mineva kontoritehnika. Kõik firma seisukohast konfidentsiaalne või isikuandmeid sisaldav peaks minema eraldi kogujasse või konteinerisse, mis kinni plommituna läheb otse hävitamisele. G4Si infokaitseteenuse müügijuht Kertu Vahtra sõnul avastavad paljud ettevõtted aga alles kolimise käigus tegeliku tundliku materjali ja tarbetu elektroonikakoguse suuruse.

Kogu paberimaterjali läbivaatamine on olenemata ettevõtte suurusest mahukas ülesanne, mis pärsib ja pikendab kolimisprotsessi. Hävitamisele mineva materjali jaoks eraldi konteineri tellimine tähendab firma jaoks samuti lisakulu. Seetõttu otsustavad mõned ettevõtted sellest loobuda ning kogu äraviskamisele minev kraam läheb juba maja ette tellitud prügikonteinerisse. Põhjusel, et sellistel juhtudel ei ole kliendil harilikult kindlat teadmist ja ülevaadet, kuhu prügikonteineri sisu lõpuks jõuab, on taoline lahendus Vahtra sõnul ettevõtte jaoks suur turvarisk.

Kuidas kaitsta kolimisel tundlikku infot
Tundliku infoga hävitamist vajavad andmekandjad lähevad kolimisel spetsiaalsesse kogujasse.
Koguja plommitakse kliendi silme all.
Dokumentide või andmekandjate üleandmisel veospetsialistile vormistatakse kohapeal neljaosaline akt, millest üks jääb kliendile ja pärast hävitust saab klient soovi korral hävitustempliga eksemplari ning ülejäänud koopiad säilitatakse teenusepakkuja arhiivis.
Võimalus on tellida salvestus, kuidas tehasesse jõudev koguja lahti plommitakse ja selle sisu hävitatakse.
Kuidas kolimist ette valmistada
Kaardista transporti vajav mööbel, tehnika ja dokumendid ja määratle selle kogumaht (m³).
Tee kindlaks hävitamist vajav kontoritehnika.
Kaardista utiliseerimist vajavate andmekandjad ning materjalid.
Telli koguja ja laadimistööd.
Kaasa kolimisspetsialist, kes oskaks hinnata kolimistöödele kuluvat aega ja kogu protsessi kulu ettevõtte jaoks. Spetsialist oskab anda ka täpseid juhtnööre selleks, et kolimisega ei kaasneks tarbetuid kulutusi.

Kas kõik peab kaasa võtma?

Iga koliv ettevõte või asutus on silmitsi küsimusega, kuidas koguda ja transportida senise kontori mööbel koos sinna juurde kuuluva kontoritehnika ja paberimajandusega teise asukohta. Eesti ühe suurima ja kogenuima kolimisfirma Ava-Express tegevjuhi Kuido Kreevsi sõnul peaks kolivad ettevõtted enne "kuidas?" küsimust endalt hoopiski küsima "kui palju?".

See tähendab, et tuleb selgitada, kui suured on ettevõtte senised tööruumid ja palju leidub nendes mööblit, tehnikat, paberimaterjali ja muud kola, mis vanadesse tööruumidesse kindlasti jääda ei saa. Tihti jätavad kolimist koordineerivad töötajad endalt selle olulise küsimuse küsimata, mistõttu venivad paljud kolimised ka planeeritust pikemaks ja kulukamaks.

Kolimist planeeri vähemalt kuu aega ette

Vahtra, kes puutub iga päev kokku eelkõige konfidentsiaalsete dokumentide ja andmekandjatega, usub, et ettevõte võiks kolimist planeerida vähemalt kuu aega ette. "See, kui kolimis- või turvafirma ettevõtte varale järele tuleb, et see uude kohta viia, on kõige viimane samm, millele peab olema eelnenud korralik eeltöö ja transporti vajava mööbli, tehnika ja dokumentide kaardistamine," sõnas Vahtra. Kui mööbli ja kontoritehnika kogumahu hindamises ollakse üsna pädevad, saab Vahtra sõnul sujuva kolimise takistuseks tihti oskamatus hinnata transporti ja utiliseerimist vajava paberimaterjali hulka.

Autor: Reelika Hein

Minu Äripäeva kasutamiseks logi sisse või loo konto.

Turvarisk: tundlik info läheb jalutama kolimisel

Palga TOP

Olulisemad uudised