Mida peaks ärijuht oma firma IT kohta teadma?

Niisiis, 7 võtmeküsimust oleks järgmised:

1. Küsi firma olulistelt töötajatelt, kuidas IT töötab.IT on tugiteenus, mis peab rahuldama firma ärivajadusi. Kõige täpsema pildi firma IT olukorrast saate küsides erinevatelt võtmekasutajatelt, kui hästi nende arust firma arvutisüsteemid toimivad. Mis on hästi, mis halvasti? Mida oleks neil vaja, et teha oma tööd paremini?

2. Kas IT projektid on eelarves ja saavad graafikujärgselt valmis?

Kui firma IT rahuldab ärivajadusi, siis järgmine valukoht on projektide eelarves ja graafikus püsimine. Edukaks äriks on aga vaja, et tugiteenuseid saab usaldada – tööd peavad saama tehtud kokkulepitud graafiku kohaselt. Puudujääkide esinemise korral tasub uurida, ega pole põhjuseks meeskonna vähene kvalifikatsioon või alamehitatud IT osakond.

3. Miks me seda ise teeme?

Rusikareegel ütleb, et alla viieliikmeline IT meeskond ei ole eriti efektiivne ja töötav lahendus – esilekerkivad probleemid on sageli niivõrd spetsiifilised, et nõuavad tavaoskustega töötajatelt liialt palju aega süvenemiseks. Samas kõrge tunnihinnaga spetsialistil pole ühes firmas piisavalt rakendust. Küsige iga kulurea kohta, miks me teeme seda ise, mitte ei osta teenusena sisse.

4. Kes sind asendada oskab?

IT valdkond nõuab palju spetsiifilisi teadmisi. Mitte iga IT osakonna töötaja ei oska teha kolleegi tööd. Mõni teab rohkem serveritest, teine võrguseadmetest. Kes teeb ära puhkusel või haigeks jäänud ühe valdkonna spetsialisti töö, nii et firma ärikeskkond ei kannata? Kas kogu süsteem on paberile maha joonistatud, paroolid ja ligipääsud dokumenteeritud? Ärge siinkohal pelgalt „jah“ vastusega leppige, nõudke näha!

5. Milline on meie katastroofiplaan tulekahju, varguse või mõne muu ootamatu IT süsteemi halvava juhtumi korral?

IT juht peaks une pealt teadma, millised on tema firma ärikriitilised andmed, kuidas on need kaitstud katastroofi eest ja kaua läheb ootamatuste korral aega normaalse tööprotsessi taastamiseks. Kui firmas pole taasteplaanide peale veel mõeldud, istuge IT osakonnaga kokku ja arutage läbi, millised IT süsteemid tekitavad kõige suuremat äririski ja kuidas on neid võimalik maandada.

6. Palju mulle üks lisatöötaja maksma läheb?

Kui suur on IT halduskulu osadeks jagatuna? Milline on ühe töökoha maksumus, palju sellest kulub riistvarale, palju tarkvara litsentsidele? Mis maksab meile serverite hooldus, nende litsentsikulu aastas? Kui suur on arendustegevuste eelarve, palju sellest moodustab tööjõu ja teenuse kulu, milline on amortisatsioon? Hulk küsimusi, millele vastust teadmata on väga raske IT kulusid optimeerida.

7. Kuhu on raha vaja?

Kas sinu IT juht on küsinud, mida on firma äri edendamiseks vaja või pakkunud välja IT alaseid investeeringuid, millel on selge tootlikus? Sageli IT osakond ei tea, kuidas nad saaksid firma äriprotsesside arendamisele kaasa aidata ning pakuvad välja vaid riistvara arendust. Koos ärijuhiga maha istudes võib aga selguda, et nad saaksid lihtsalt pakkuda uusi, ärile vajalike teenuseid. Näiteks automaatsed aruanded eelmise päeva, nädala, kuu müügitulemuste kohta või tootmise ning laovarude ülevaateid.

IT eelarve pole enam ammu püha lammas, millest „asjasse pühendamata“ inimesed ei peagi aru saama. Iga IT juht peab oskama ülaltoodud küsimustele vastata ja suutma oma osakonna eelarve ridade kaupa teistele arusaadavaks tegema.

Kokkuhoiu ja efektiivsuse tõstmise valguses tasub kindlasti mõelda, mis saab siis, kui sinu IT juht ei pea ena tegelema riistvara ostmise, haldamise ja uuendamisega; tarkvara lappimise, IT turvalisus, kasutajate toe ja kõige muu seesugusega? Äkki jääb tal seeläbi aega tegeleda ärile vajaliku arendustegevusega? Kui nii, siis miks te endiselt olete otsustanud kõiki neid teenuseid oma majas hoida ega osta omale vajalikke teenuseid sisse?