Internetiside pakub efektiivsust ja väiksemaid kulusid

VoIP ehk kõne üle internetiprotokolli on maailmas juba mõnda aega laineid löönud. Andmeside ja kõneside ühtsesse võrku paigutamise teed on läinud väga paljud ettevõtted. On tekkinud ka teenusepakkujaid, kes pakuvad üle arvutivõrgu telefoniteenust ja sellele toetuvaid erinevaid rakendusi. Põhjuseid, miks traditsiooniline telefonisüsteem internetiprotokollil põhineva telefonisüsteemi vastu välja vahetada, on erinevaid. Ühed firmad näevad efektiivsuse kasvu erinevate rakenduste juurutamises, mille loomine saab võimalikuks kõne- ja andmeside integreerimisel. Teised kahandavad telefoniarveid, mis on harukontorite ning äripartneritega suhtlemisel suureks paisunud. Kolmandad plaanivad telefonisüsteemi administreerimise kulude kokkuhoidu ning efektiivsuse tõstmist.

Ka Eestis on ilmavalgust näinud esimesed juurutatud VoIP-süsteemid. Ühe Tallinna teenindusettevõtte IP-põhise telefonisüsteemi peale on juba ka ehitatud mitmeid rakendusi. Näiteks saab klient telefoni menüüst otsida omale meelepärase restorani ning ühe nupuvajutusega sinna laua reserveerimiseks helistada. Põhimõtteliselt oleks telefoni ekraanilt võimalik vaadata ka restorani päevamenüüd ning restorani asukohta kaardil. Kui laud reserveeritud, saab klient samast telefonimenüüst kohalesõitmiseks ka endale sobiva taksofirma valida. IP-telefonisüsteemi testimise ja katsetamisega tegelevad veel mitmed erineva suurusega Eesti ettevõtted. Mõned neist on võtnud eesmärgiks teha lähemat tutvust kõneside ja andmeside integreerimisega, et pikemas perspektiivis kaaluda erinevate kõneside rakenduste kasutuselevõttu. Mõned aga on käivitanud väiksemaid pilootprojekte, kavatsedes nende õnnestumisel rakendada VoIPi võimalusi terves ettevõttes. Samas on ikka veel palju neid, kellele tundub VoIP võõra ja kauge asjana, millele ei osata läheneda.

Alustame lihtsaimast. VoIPi proovimiseks on vaja vaid ühte SIP-protokolli toetavat serverit ja kahte SIP-toega telefoni, mis on ühendatud ühte lokaalvõrku. IP-telefone on erinevaid - populaarsemad neist näevad välja nagu tavalised telefonid. Samas võib telefoniks olla ka programm arvutis. Serveriks sobib kõige tavalisem PC-tüüpi arvuti, millele tuleb installeerida serveri tarkvara, mis on internetis tasuta saadaval. Serveri esialgse seadistamisega võib lasta ettevõtte IT-spetsialistil ise katsetada, kuid soovitan aja- ja närvikulu vähendamise huvides kaaluda ka IP-põhiste telefonisüsteemidega tegelevate spetsialistide abi. Kui server ja telefonid seadistatud, saab asuda VoIP-kõnesid tegema.

Kui eesmärgiks on seatud lähitulevikus VoIPi juurutamine, tuleks pärast esimesi testimisi liikuda edasi väiksema pilootprojekti juurde, mille käigus hakkab osa ettevõtte töötajatest igapäevaselt IP-telefone kasutama. IP-telefoni saab traditsioonilise telefonisüsteemiga edukalt siduda nii, et tavakasutaja ei tee vahet, kas helistab IP- või tavatelefoniga. Töötajad võivad isegi sama telefoniaparaati edasi kasutada. Sellisel juhul ühendatakse telefon spetsiaalsesse analoogtelefoni adapterisse, mis liidetakse omakorda arvutivõrku. Adapter toimib n-ö tõlgina kahe erineva telefonisüsteemi vahel. Alternatiiv adapterile ja tavatelefonile on IP-telefon, mis ühendatakse otse arvutivõrku. Tarkvaraliste telefonide kohene laialdane kasutuselevõtt ei ole otstarbekas, sest selle kasutamisega ei olda harjunud ning kontoris on siiski palju mugavam, kui telefon on eraldi aparaat laual, mitte programm arvutis. Teatud juhtudel võib muidugi tarkvaraline telefon paremini sobida. Kui telefoni tarkvara on installeeritud sülearvutisse, mis on traadita lokaalvõrgus, saab sülearvutiga näiteks oma laua tagant nõupidamiste ruumi jalutada, rääkides samal ajal kõrvaklappide ja mikrofoni vahendusel telefoniga.

Kui mingile testgrupile on telefonid kätte antud ning seadistatud, on hea võimalus jälgida, mis reaalselt arvutivõrgus toimub, kui selle peal VoIPi kasutatakse. Võrgu koormuse jälgimise ja pilootprojektis osalejatelt saadud tagasiside põhjal on võimalik hinnata, kas konkreetse ettevõtte arvutivõrk on piisavalt heas korras, et vajalikku hulka IP-kõnesid toetada, või tuleb võrgus teha mingeid muudatusi.

VoIP pole muud kui üks paljudest arvutivõrgu rakendustest. Samuti nagu e-post, internet, andmebaasid jms. Kõneside on enamikus organisatsioonides ärikriitiline rakendus. Kui see ei toimi, on töö häiritud või täielikult peatatud. Seepärast kaaluge spetsialistide kaasamist IP-põhiste kõnesüsteemide loomisse, testimisse ja arendamisse. Kuna VoIP on ettevõtte tegevusele tähtis, tuleb selle teostamisel järgida väljakujunenud reegleid, et süsteem hiljem tõrgeteta töötaks. Spetsialist oskab öelda, kas firma arvutivõrgu läbilaskevõime ja ülesehitus vastab VoIPi nõuetele.

Igal IP-telefonisüsteemi lahendusel on oma eelised ja puudused. Ise katse-eksituse meetodil õiget lahendust otsima hakates võib kuluda palju aega ja raha ning lõpptulemus ei pruugi olla hea. Arvestada tuleb nii sellega, kuidas viia edukalt läbi väiksemaid pilootprojekte, kui ka sellega, et süsteem oleks piisavalt käideldav ning võimaldaks vajaduse tekkides laiendamist.

Tänu sellele, et VoIP-serveri saab siduda traditsioonilise telefonisüsteemiga, on võimalik IP-põhist telefonisüsteemi juurutada ka tükkhaaval. Sel juhul ei käida uue süsteemi eest kohe alguses välja tohutuid summasid - süsteemi laiendatakse ja täiustatakse tasapisi. Risk, et VoIP-süsteemi võimalik tõrkumine segab ettevõtte tööd, on samuti siis oluliselt väiksem, kui alustada juurutamist kogu töötajaskonna asemel väiksema testgrupiga.

Milleks ikkagi IP-põhise telefonisüsteemiga vaeva näha? Aga miks võeti kasutusele e-post? Oli võimalik kirjutada kiri, panna see ümbrikusse, lisada ümbrikule mark ja aadress, viia ümbrik postkasti ning aja möödudes jõudis kiri adressaadini. Nüüd lähevad e-kirjad sekunditega kohale ning neile saab külge haakida pilte, helisalvestisi, dokumente jms. Tulevik viib telefonikõned samal põhjusel arvutivõrku. Võimalikuks saab telefonikõnede integreerimine praktiliselt kõikide teiste andmetega, mis arvutivõrgus liiguvad. See avab uksed võimalustele, mis viivad inimestevahelise (ja miks mitte ka inimeste ja arvutite vahelise) suhtlemise uuele tasemele. Internetis on ju praegu näiteks lingid e-posti aadressidele, mida klikkides saab kohe vastavale aadressile kirja saatma hakata. Nüüd on ka telefoninumbrid muutumas linkideks, mida klikkides hakkab teie telefon vastavat numbrit automaatselt valima. Oleme rakendanud elektroonilise telefoniraamatu, kus töötajal tuleb soovitud inimesele helistamiseks arvutis tema nime peal hiirega klõpsata. Telefoninumbri käsitsi sisestamist tuleb tänu antud rakendusele harva ette.

Autor: Lauri Tibbo