Koolitus võib ajarutiini mõra lüüa

Anu Virovere 26. veebruar 2007, 00:00

Üks uuringu läbiviimise eel püstitatud väide oli, et ajajuhtimise koolituse läbinud kasutavad aega efektiivsemalt kui koolituse läbimata jätnud inimesed.

Analüüsi käigus selgus aga hoopiski, et ajajuhtimise koolituse läbinud tegid vastupidiselt arvatule rohkem ületunde ning unustasid rohkem koosolekuid ning kokkusaamisi. Samuti ei jõudnud nad sagedamini tähistama soovitud tähtpäevi kui koolitust mitteläbinud töötajad.

Siiski oli suurem osa koolituse läbinud töötajatest võimeline leidma oma töölaualt minuti jooksul ükskõik millise vajamineva dokumendi.

Koolituse läbinud töötajad teadsid hommikul oma töökohale asudes paremini oma plaane ja tööülesandeid eelolevaks päevaks.

Samas suutsid nad neid ülesandeid täita halvemini kui koolitamata töötajad. Järelikult oskasid nad paremini planeerida enda tegevusi, kuid tingituna pidevatest katkestustest ja planeerimata jooksvate ülesannete tekkimisest ei suutnud nad oma plaane täita.

Tähelepanu väärib tõsiasi, et suurema osa vastajate tööülesanded eeldasid peale individuaalse töö ka grupitööd. Siit võib järeldada, et aja juhtimise koolitused on efektiivsemad eelkõige individuaalse töö tegijatele.

Individuaalse efektiivsuse tõstmiseks mõeldud juhised ei sobi aga meeskonnatöö tegijatele, kuna viimasel juhul tuleb ette palju katkestusi seoses ühiste tegevuste ja erinevate ajakavade ühildamisega.

Kuna töötajatel on tavaliselt töö käigus välja kujunenud teatud omad tööharjumused ja rutiinid, mis võimaldavad neil võimalikult efektiivselt oma tööülesandeid täita, siis võivad ajajuhtimise koolitusel saadud uued teadmised tekitada nendesse rutiinidesse segadust, mis võib põhjustada teatud valdkondades halvemaid tulemusi kui nendel, kes sellist koolitust saanud ei ole.

Vastuseks küsimusele, kuidas ikkagi aega paremini juhtida, on olulise eristamine ebaolulisest.

Olulise äratundmine on seotud organisatsiooni eesmärkide ja isiklike eesmärkide selgusega. Et selgelt eesmärkidest aru saada, peavad need olema sõnastatud ja parimal juhul isegi kirjalikult olemas ja nii-öelda silme ees.

Käesoleva ajastu kõige suuremaks probleemiks on kiirus ja ajapuudus - kuidagi ei jää aega kõikide ülesannete täitmiseks, ammugi veel tööaja piirides.

Sellest tõsiasjast on välja kasvanud vajadus ajajuhtimise koolituste järele. Kuid ajajuhtimise koolitus üksinda ei suuda seda probleemi veel täielikult lahendada.

Üheks ajadefitsiidi põhjuseks on kättesaadava info üleküllus, mis tähendab seda, et infot kätte saada on küll väga lihtne ja teda on pahatihti lausa liiga palju, kuid selle hulgast vajaliku info õigeaegne leidmine osutub peaaegu võimatuks.

Eesmärkide teadmine tähendab tegevuste fookustamist, mis on üks võimalus aega paremini kasutada.

Ajaplaneerimise tuhinas on paljud inimesed muutunud üliasjalikuks. Hiljuti tunnistas üks doktorikraadi kaitsnud daam mulle, et tal on väga pingeline graafik - kõik päevad tunni täpsusega planeeritud. Vaeseke, mõtlesin, millal ta siis elab?

Kuna töö tasub end rahaliselt praegu enam ära kui 15 aastat tagasi, on paljudest inimestest saanud askeldamismasinad. Närvilise tõtlemise põhjuseks on inimeste oskamatus seada paika oma väärtuste prioriteedid ning teha vahet esmatähtsa ja vähem olulise vahel.

Meenutada tasub Pareto seadust, mille järgi 80% edu tagab 20% tähtsamatele asjadele pühendumine.

Eurobaromeetri järgi tunneb kolmveerand meie rahvastikust end kurnatuna, ligi kolmandik on frustreeritud. Rotterdami ülikooli uuringute tulemusel jääb aga Eesti maailma õnne indeksis viimasesse kolmandikku.

Olen juba seitse aastat kõrgkooli õppejõud olnud ja mitu raamatut kirjutanud, ent minul on vaba aega ülearugi. Meeldiv on esmaspäeval nädala ettevõtmised kalendermärkmikku kanda ning avastada, et mitmel päeval on vabu õhtupoolikuid raamatute lugemiseks, muusika kuulamiseks ja mis eriti oluline - mõnusateks jutuajamisteks kaasinimestega.

Püüan ajastada oma ülesanded nii, et võimalikult väheste pingutustega enam saavutada. Näiteks Nõmmelt kesklinna sõites kavandan marsruudi, mis lubab mitu asja korraga ära ajada.

Valin autosõiduks rahulikuma kellaaja või teelõigu, loometöö teen maksimaalse virgeoleku ajal, joogatunni aga ajal, mil vaimseist pingutusist väsinud meel ihkab puhkust jne.

Lobisemishimulisi inimesi ja lohisevaid koosolekuid püüan kõigest väest vältida. Olulisim on, et võimalikult suure osa päevast saaks olla nn hoogumineku seisundis ning samas saada ajakava kasutamisega üle oma loomulikust laisklemispüüdest.

Ajakava segipaiskamine mind eriti ei häiri, kuna jätan igasse päeva piisavalt "õhku" ootamatuste jaoks.

Aja juhtimise koolitusele minnakse tihti vale ootusega - loodetakse, et pärast selle läbimist hakkab kohe aega üle jääma. Samas ei tasu loota, et koolitus iseenesest aega juurde tekitab, vaid pigem õpetatakse tegema õigeid asju ja seadma prioriteete.

Ka tuleb arvestada, et põhjalikuma ajajuhtimise süsteemi loomine nõuab aega ja tavaliselt just seda kellelgi pole. Koolituse läbinutest ehk vaid viis protsenti on selleks valmis. Kes soovivad siiski hakata ettevõttes mahukat ajajuhtimise süsteemi looma, peavad õppima vähemalt paaripäevasel koolitusel.

Olen tähele pannud, et head süsteemiloojad suudavad ise endale sobiva süsteemi valmis teha ega vajagi selleks koolitust. Aga see sõltub ka inimeste isiksusest ja mõtlemisoskusest.

Olen aru saanud, et enamasti oodatakse koolituselt praktilisi näpunäiteid, mida saaks kohe hakata kasutama.

Samas on selge, et kui meeskonnas koolitada vaid paari inimest ja ainult nemad hakkavad uusi võtteid enda töös ka rakendama, tekib esialgu parasjagu segadust. Aja juhtimine on meeskonnas kokkulepitud käitumine.

Näiteks on soovitav kehtestada ettevõttes kirjalik kord, kui kiiresti e-kirjadele vastatakse, kui kaua kestavad koosolekud jne.

Siis ei teki olukorda, et üks koolituse läbinu hakkab oma aega juhtima ega saa aru, miks meeskond sellega kaasa ei tule.

2004. aastal Estonian Business Schoolis Jelena Teetlausi kaitstud bakalaureusetöös uuriti Eesti kontoritöötajate tööaja jaotust ja kasutust. Samuti otsiti töös seoseid tööaja juhtimise koolituse läbimise ning suurema tööefektiivsuse vahel.

Eesmärgi saavutamiseks viidi läbi uurimus Eesti era- ja avaliku sektori töötajate hulgas. Küsitluses osales 118 kontoritöötajat, kellest pooled töötasid avalikus ja pooled erasektoris. 9,3% neist olid tippjuhid, 22% keskastmejuhid, 59,3% spetsialistid, 3,4% assistendid ja ülejäänud muu ameti esindajad. 84 vastajat olid naised, 34 mehed.

Äripäev http://www.aripaev.ee/img/id-aripaev.svg
25. November 2011, 10:27
Otsi:

Ava täpsem otsing