EDI kasutamine vähendab ajakulu kuus korda

Elektrooniline andmete edastamine EDI vähendab kulusid, teeb logistika sujuvamaks, lühendab tarneaega ja suurendab tarnemahtu, kirjutab 3. juuni logistika rubriik.

Telema tegevjuht Hele Hamme rääkis seminaril “Kuidas jõuda tõhusa logistikani?”, et omavahel ei konkureeri mitte üksikud ettevõtted, vaid hea peab olema terve tarneahel. “Tarneahel on nii hea, kui hea on tema nõrgim lüli,” märkis ta.

Hammeri sõnul ei mõista veel paljud, et see, kellelt kaupa ostetakse või kellele müüakse, ei ole mitte vastane, kellega läbirääkimistel parimaid tingimusi saada.

Hankijat ja klienti peaks vaatama kui sõpra. Koos moodustatakse ahel, mis töötab selle nimel, et kaup jõuaks lõpptarbijani, kes on selle juba ära ostnud.

“Kui lõpptarbija ei ole kaupa ära ostnud, siis pole sellest mingit kasu, et hankijalt saadi head maksetingimused või osteti odavalt, ega ka sellest, et hankijalt pressiti välja nii rasked maksetingimused, et ta pankrotti läks, nii et enam polegi kaupu, mida müüa,” rääkis ta. “Peame rohkem omaks võtma ja harjuma, et klient ja hankija on sõbrad.”

Tarneahela moodustavad inimesed, protsessid ja infovahetus. Hammeri sõnul on ilmselge, et infovahetust pole mõtet korraldada faksi, telefoni ega paberi teel. Seda on vaja teha võimalikult efektiivselt ehk elektrooniliselt. “EDI ongi elektrooniline andmete vahetus infosüsteemide vahel. Andmed peaksid liikuma ilma inimese sekkumata. Dokument on masinloetav ja ­automaatselt menetletav,” selgitas ta.

Seetõttu pole PDF-arve, mis saadetakse e-kirja teel, e-arve, kuna ta ei ole masinloetav ega automaatselt menetletav. 

Eesti ei ole EDI arvete poolest esirinnas. Oleme järelejooksjate hulgas, märkis Hammer. “Meil pole e-arved kohustuslikud ja seda tähtaega on korduvalt edasi lükatud, nii et keegi enam ei usugi sellesse,” selgitas ta. Möödunud aastal võeti ELis vastu küll direktiiv, et kõikides liikmesriikides peab avalik sektor hakkama kasutama e-arveid, aga seda alles aastast 2020. 

Kui ostuarve digiteerida ehk kui see tuleb ettevõttesse sisse paberarvena, aga see skännitakse ja tõlgendatakse, mistõttu toimub edasine ringlus ja kinnitamine elektrooniliselt, annab see ajas kolmekordse võidu võrreldes paberarvega, kuna arhiveerimisele aega ei kulu ja vigade käsitlemisel saadakse suur võit.

Kuuekordne kokkuhoid. Kui aga ettevõttesse jõuab päris EDI-arve ehk et paber­arvet pole tarvis elektrooniliseks muuta, annab see paberarvega võrreldes Hammeri sõnul kuuekordse kokkuhoiu ajas. “Selline tasuvusanalüüs on hea argument, miks paberarvetelt elektroonilistele üle minna,” ütles Hammer. Kui võtta aluseks, et iga kuu tuleb ettevõttesse sisse 2000 paberil ostuarvet, on nende käsitlemiseks tarvis viite inimest, e-arvete puhul aga vaid üht. See on Hammeri sõnul hea perspektiiv, sest võib juhtuda, et tegu pole mitte 2000, vaid 20 000 või rohkemgi arvega.

Ent e-arve pole ainus dokument, lisaks on mitmeid toiminguid ja pabereid – tellimused, tellimuse kinnitus, saatelehed, vastuvõtukinnitused, tarne­korraldus, aruanded jne – mida on võimalik elektroonseks muuta.

EDI – Electronic Data Interchange

Infosüsteemide vaheline elektrooniline struktueeritud andemete edastamine.

Elektrooniline dokument on struktueeritud, masinloetav ja automaatselt menetletav.

PDF-arve ei ole elektrooniline dokument.

väiksemad Tegevuskulud. Elektroonilised tehingud hoiavad kokku aega, vähendavad äritehingute kulusid.

vähem Vigu. Pole vaja andmeid mitu korda sisestada, väheneb inimlike vigade risk.

parem Varude kontroll. Täpne info viib paremate juhtimisotsusteni, mis puudutavad laovarude jääke, sisseoste ning käitlemist.

Parem tarnelogistika. Väheneb tellimise ja tarnimise aeg.

Suurem konkurentsi­võime. Ostjad ja kliendid saavad kiiremini kontrollida kirjeldusi, hindu, saadavust.

kvaliteedikontroll. Ostjad nõuavad teenindustasemetele vastavust. EDIga on võimalik seda jälgida.