Kuula

Ekspert: ilma GPSita võib tööalaste vestlustega nii mõnigi kord rappa sõita

Merilyn Säde, META Advisory konsultantFoto: Jake Farra

„Tädi kukkus ja murdis käeluu. Praegu on temaga kõik hästi ja mu vend sõidab tema juurde. Vend töötab kodukontoris ja saab sinna sõita. Probleem on aga selles, et kui vend on ära, ei saa tema naine enam kodust välja, sest neil on üks auto. Järgmisel nädalal on koolivaheaeg ja vennanaine hoiab tavaliselt siis minu tütart ja ta ei saa tulla. Ka mu naine on töö tõttu ära sõitnud. Ma olen enda projektidest enamiku töid üle andnud. Kas ma tohin järgmise nädala vabaks võtta?“

Kas seesuguses stiilis vestlused tulevad teile töökeskkonnas tuttavad ette? Ilmselt on olukorrakirjeldused teinekord isegi pikemad, kuid see näide illustreerib hästi, kuidas vestluskaaslane on pidanud jutu algusest saati nuputama, kuidas sellele jutule reageerida. Miks seda talle räägitakse? Kuidas reageerida? Kas see on lihtsalt üks lugu, mida mulle räägitakse? Mis on selle eesmärk? Pika jutu mõte oli aga see, et töötajal oleks tarvis järgmine töönädal vabaks võtta ja ta on selleks ka vajalikke ettevalmistusi teinud.

Chris Fenningu raamat „Esimene minut. Kuidas alustada tulemuslikke vestlusi“ ilmestab hästi, kuivõrd rappa võib mõnikord ette valmistamata vestlustega sõita ning kui palju enda ja teiste väärtuslikku aega raisata. Raamat juhatab ladusas, lihtsas ja arusaadavas vormis kätte õige teeotsa ning joonistab ette kaardi, kuidas vestlustes alati suurepärane mulje jätta ning sellega nii enda kui ka teiste väärtuslikku aega kokku hoida.

Küllap olete oma elus osalenud vestlustes, kus te üritate kümne või enama minuti jooksul lisaküsimusi küsides aru saada, kas tekkinud on kohe praegu lahendamist vajav probleem või on see juba lahendatud ning tegemist on lihtsalt informeerimisega. Või on see hoopis üks lõbus ja huvitav lugu? Kolleegi kuulates töötab teie aju täistuuridel ning töötleb saadud informatsiooni, püüdes mõista, missugune oleks kohane reaktsioon.

Inimese töömälus on kõigest umbes kahekümne sekundi jagu mälumahtu, mis võimaldab meil informatsiooni sortida ja mõelda välja, mida sellega teha. Kui kõnelejal kulub oma taotluse selgitamiseks rohkem kui kakskümmend sekundit, lõpetab aju selle töötlemise, mida vestluse alguses räägiti, ning püüab töödelda järgnevalt antud infot. Just seetõttu viitab ka raamatu pealkiri esimesele minutile ning selle olulisusele.

Ka vestlused vajavad teekaarti

Paljud inimesed on harjunud enne võõrasse linna või riiki minemist vaatama kaardirakendusest üle, kuidas täpsemalt ja kõige kiiremini õigesse sihtkohta kohale jõuda. Olen üsna kindel, et nii toimivad paljud meist. Aja kokkuhoiu nimel ei soovi me enamasti autoroolis või ühistranspordiga liigeldes niisama asjatult ringi seigelda, küll aga tuleb seesuguseid aegaröövivaid eksiretki nii mõnigi kord ette tööalastes vestlustes.

Fenningu raamat tuletab meelde ja õpetab, kuidas seesuguseid olukordi vältida ning kuidas jätta teistele inimestele endast suurepärase suhtleja mulje. Ta tutvustab raamatus vestluste GPSi (ingl k goal, problem, solution) ehk eesmärk-probleem-lahendus-mudelit, mille järgi tuleks iga vestlus, mida soovite pidada, lihtsalt ja konkreetselt ette valmistada ja ka kokku võtta.

Tihti ei kasutata tööalastes vestlustes aga mitte ühtegi GPSi peale selle, et peas on olemas lahendamist vajav probleem või küsimus, millega oma kolleegi poole pöördutakse. Enamasti teatakse, miks kolleegiga rääkida, kuid tihti ei olda vestluse raami ega ka räägitavat päris hästi läbi mõeldud. Seetõttu võivad aga vestlused venida eelkõige teise osapoole jaoks pikaks ja segaseks ning vestluse eesmärk ja sõnum täiesti kaotsi minna.

Fenning tuletab meelde üleüldise tööalase suhtlemise põhitõed nii vesteldes, kirju kirjutades kui ka presentatsioone tehes: valmistu alati ette, mõtle läbi vestluse/kirja/esinemise põhjus ehk eesmärk, määratle probleem ning too välja võimalikud lahendused. Vaat et kõige olulisemgi on aga see, et vestluspartnerile toodaks välja, miks just temaga mingist konkreetsest teemast või probleemist rääkida tahetakse ning kui palju selleks aega kulub.

Olen kindel, et kõik, kes raamatu läbi loevad ja soovitatud mudelit kasutama hakkavad, ei pea enam kunagi pärast oma jutu rääkimist kuulama vestluskaaslase vastuseid stiilis: kas ma pean midagi tegema? Mis see siia puutub? Ma ei oska selle infoga midagi peale hakata.

Tulles tagasi artikli alguses jutustatud loo juurde käeluu murdnud tädist ja vajadusest küsida oma otseselt juhilt hoopis järgmist nädalat töölt vabaks, oleks võinud see vestlus alata hoopis nii: „Kas ma tohin, palun, järgmise nädala vabaks võtta?“ Kogu taustinformatsioon oleks tulnud esitada alles pärast seda küsimust. Kuidas seda kõike aga täpselt nii selgelt ja lühidalt teha, saab teada raamatut lugedes.

Tutvu näidislehekülgedega siin!

Minu Äripäeva kasutamiseks logi sisse või loo konto.