Pööra tähelepanu firma andmete kvaliteedile

Firma tegevuse edukus sõltub kasutatavate andmete kvaliteedist. Soovitan mõned ideed, millest võiks kvaliteedi hindamisel lähtuda.

Jätame seekord kõrvale selle, mis vahenditega andmeid hallatakse (nt käsitsi või arvuti abil), ja ka selle, milline on haldva süsteemi tehnoloogiliste komponentide ja lahenduste kvaliteet. Siiski on selge, et andmete kvaliteet sõltub nii süsteemi arhitektuurist kui ka selle kvaliteedist. Kvaliteet on vastavus vajadustele. Liiga hea on hea vaenlane, liigne kvaliteet raiskab ressursse. Andmete kvaliteedi hindamisel peame seega tegema kindlaks, milliseid omadusi soovitakse, määrama nende omaduste soovitava taseme ja hindama soovitava ning tegeliku taseme vastavust.

Esimene ülalmainitud ülesannetest -- hinnatavate omaduste valik -- on küllaltki üldine, omadused on paljudel juhtudel sarnased. Kaks viimast ülesannet sõltuvad suuremal määral konkreetsest firmast. Vaatame sellepärast vaid esimest ülesannet. Andmete kvaliteedi hindamisel arvestatakse järgmisi omadusi:

olulisus: kas firma vajab olemasolevaid andmeid? Ebavajalikud andmed koormavad süsteemi. Kui neid uuendatakse, on see pidev tühikulu; kui ei, on vananenud andmed vigade allikas;

täielikkus: kas kõik vajalikud andmed on olemas? Eri kasutajad vajavad erinevaid andmeid, nende täielikkuse mõiste erineb. Kõike igaks juhuks koguda ei saa, tuleb leida kompromiss;

kooskõlalisus: andmed ei tohi olla vastuolus. Kui näiteks sama ettevõte nii müüb meile kui ka ostab meilt, siis peavad tema andmed olema mõlemal juhul kooskõlas;

täpsus: tundub loomulik, et andmed peavad olema täpsed. Siiski on erinevates rakendustes vaja erinevat täpsuse astet. Liiga täpne info on raskesti hallatav ja koormab süsteemi;

tänapäevasus: kui suur on ajaline vahe tegelikkuse ja seda kajastavate andmete vahel? Andmed jäävad tavaliselt tegelikkusest maha. Kas vastuvõetav mahajäämus on tund, päev või nädal? Kui lubatav ajaline nihe on kindlaks määratud, võime hinnata kaasaegsuse taset;

vastavus firmavälistele nõudmistele: seadustele, äriprotseduuridele, standarditele ja nii edasi. Näiteks kas kogutavad isikuandmed vastavad isikuandmete kaitse seadusele;

käideldavus: andmed peavad olema kättesaadavad, kui äriprotsess seda nõuab. Andmed peavad olema kaitstud juhuslike ohtude ja kavatsetud rünnete vastu;

konfidentsiaalsus: tundlik info on kättesaadav volitatud isikutele;

formaat, esitus: oluline on nii süsteemisisene kui ka -väline esitus. Juhtkond võib tahta ülevaatlikke graafilisi andmeid, raamatupidamine täpseid arvandmeid. Kui ühes osakonnas esitatakse temperatuur Celsiuse, teises aga Fahrenheiti kraadides, on eksituse tõenäosus suurem ja süsteemid omavahel raskemini ühilduvad.