Enesehindamine aitab edukana püsida

Maailmaklassi organisatsioonid keskenduvad tänapäeval kõiki huvigruppe (kliendid, omanikud, töötajad, tarnijad, ühiskond) rahuldavate väärtuste loomisele, mis eeldab terviklikku lähenemist organisatsiooni juhtimisele.

Huvigruppide tasakaalustatud rahulolu on võimalik saavutada vaid süsteemse juhtimise kaudu: püstitada mõõdetavaid eesmärke, välja valida tõhusad metoodikad eesmärkide saavutamiseks, hinnata regulaarselt meetodite mõjusust.

Organisatsioonides on küllalt sagedane, et uusi eesmärke küll püstitatakse, aga jäetakse analüüsimata, kuidas oma tegutsemist muuta, et püstitatut saavutada. Üheks süsteemse juhtimise rakendusvõimaluseks on organisatsiooni enesehindamise läbiviimine.

Enesehindamine (self assessment) on kõikehõlmav, süstemaatiline ja regulaarne protsess, mille käigus organisatsioon, vastavalt täiuslikkuse mudelile, vaatab üle oma harjumuspärased tegutsemisviisid, mõõdab-hindab tulemusi ja püüab järjekindlalt leida võimalusi nende parendamiseks.

Organisatsiooni enesehindamise korraldamisel tuleb arvestada tema suuruse ja arengutasemega, st kui täpselt ja struktureeritult on määratletud tegutsemisviis.

Esimesel arengutasemel, kus tavaliselt pole veel määratletud oma tegutsemisviisi, võiks alustada saavutatud tulemuste hindamisest. Tegevusse tuleks kaasata kõik need isikud, kes otseselt vastutavad tekkinud tulemuse eest. Enesehindamismeeskond määratleb tegutsemisviisi, kuidas tulemused saavutati ja analüüsib, kuidas võiks neid parendada.

Teisel arengutasemel, kus organisatsiooni tegutsemisviisid on küll määratletud, aga puudub tööriist, mille abil erinevate protsesside vahelisi seoseid mõista, oleks kasulik kasutusele võtta mõni kvaliteedijuhtimise standard või strateegilise juhtimise tööriist (näiteks tasakaalus tulemuskaart).

Kolmandal arengutasemel on tegemist organisatsiooniga, kellel on vaja juhtida tervikut, mis koosneb erinevatest protsessidest ja allsüsteemidest. Siin oleksid abiks tervikliku kvaliteedijuhtimise (TQM) meetodid, sh klassikaline enesehindamine.

Enesehindamise meetodites on suur rõhk põhjus-tagajärg seostel, see omakorda aitab vastu võtta õigeid otsuseid õigete tulemuste saavutamiseks.

Täiuslikkuse põhimõtteid (vt tabelit) rakendatakse hindamiskriteeriumides, mille abil hinnatakse juhtimist, firma strateegiat, töötajate-klientide-partnerite rahulolu, ressursside kasutamist, ettevõtte panust ühiskonna arengusse ja saavutatud tulemusi. Faktidele tuginevad seminari, Pro-forma ja auhinnakonkursi meetodid, samas on nad töömahukamad kui arvamustele tuginevad küsimustiku ja maatriksi meetodid.

esmalt tuleks teha otsus oma organisatsiooni enesehindamise otstarbekuse kohta, sh kas hindamine läbi viia kogu organisatsiooni või mõne struktuuriüksuse põhiselt

siis valida projektimeeskonnal või juht grupil organisatsiooni arengutasemest lähtuv sobilik hindamismeetod ja moodustada hindamismeeskond, mis koosneb võtmevaldkondade esindajatest

järgneb valitud meetodi tutvustamine hindamisgrupile

seejärel koostatakse hindamistegevuste detailne tegevuskava (kes-mida-millal-kuidas teeb)

hindamisgrupi liikmed hindavad organisatsiooni individuaalselt (andmete kogumine ja töötlus)

konsensuskoosolekul määratletakse ühtsed hinnangud, kriitilised valdkonnad, määratletakse prioriteedid, koos- tatakse arendustegevuste plaan (mil- les kajastatakse seniste saavutuste kind- lustamise ja arendamist vajavate vald- kondade tugevdamisega seotud tege- vusi)

koostatakse konkreetne kalenderplaan arendustegevuskava elluviimiseks, sh rakendatuse kontroll

aasta pärast pöördutakse esimese etapi juurde tagasi

Enesehindamise võib ajastada organisatsiooni eelarve koostamise perioodile.

Protsessi läbiviimine ja selle tulem näitavad objektiivselt, kuhu on vajalik ressursse ja investeeringuid suunata, et tagada ettevõtte tasakaalustatud areng.

Oluline on jälgida, et hindamistulemusi kasutatakse kohe organisatsiooni igapäevategevuse arendamisel.

Enesehindamise võib siduda ka personali koolitamise ja arendamisega: protsessi käigus õpitakse projektijuhtimist, meeskonnatööd, esinemist, strateegilist planeerimist, aja juhtimist jpm.

Protsessi kestus sõltub valitud hindamismeetodist, hindamismeeskonna hõivatusest muude tööülesannetega ja ka näiteks sellest, kas protsess siduda osalejate koolitamisega või mitte.

Maksimaalselt võiks protsess kesta kuni kaks kuud; seda aitab kiirendada ja tõhusamaks muuta väliskonsultandi kasutamine.

Kõik muutused saavad alguse peast ehk juhtkonna soov ja pühendumus on enesehindamise protsessi mootoriks. Samas ei tohi ka eirata altpoolt tulevat initsiatiivi. Ajastus on ideaalne, kui tunnetatakse, et vaja on terviklikult läheneda organisatsiooni (äri)protsessidele. q

Autor: Kersti Pärn