Neljapäev 23. veebruar 2017

AS ÄRIPÄEV
Pärnu mnt 105, 19094 Tallinn
Telefon: (372) 667 0111
E-post: online@aripaev.ee

Juhiabi on nagu juhi lihtsustatud koopia

Silja Mägi 30. aprill 2001, 00:00

Mille poolest erineb juhiabi töö sekretäri omast, kas ainult peenem nimetus? Eelmise aasta märtsis kinnitati Finantsvahenduse-Äriteeninduse Kutsenõukogus I ja II taseme sekretäride kutsestandard. See nõuab töötajalt kutsealaseid teadmisi ja oskusi, mis on omandatud koolituse või töötamise käigus, toimetulekut erinevate tööülesannetega ja vastutust nende täitmise eest. Välja töötatud juhiabi kutsestandard ? III kvalifikatsioonitase ? nõuab töötajalt juba kutsealast meisterlikkust, kutsealaste teadmiste ja oskuste edasiõpetamist, toimetulekut keerukate ning vahelduvate tööülesannetega, valmisolekut vastutuseks ressursside jagamise ja teiste töö eest.

See, kas juht vajab enda kõrvale juhiabi või sekretäri või mõlemat korraga ning missugused nõuded ja tööülesanded kellelegi esitatakse, sõltub konkreetse firma suurusest, arengustaadiumist, tegevuse eripärast, kuid kõige rohkem juhi tüübist. Juhiabi sobib eelkõige juhile, kes on valmis delegeerima õigusi ja vastutust igapäevase bürootöö korraldamisel ning usaldab vajamineva informatsiooni ja andmete kogumise-töötlemise oma abile. Seeläbi võidab ta endale aega strateegiliste küsimustega tegelemiseks ning ettevõtte arendamiseks.

Koostöö on efektiivne, kui juht on enda jaoks eelnevalt selgeks mõelnud, missuguseid rollitäitmisi ta abilt ootab ning millist lisaväärtust annab talle juhiabi. Abiks on seejuures põhjaliku ametijuhendi koostamine, milles on kirjas kõik tegevused, õigused, vastutused, aga ka tulemuste hindamise kriteeriumid ja kvalifikatsiooninõuded. Kutsestandardi teadmine ei jookse samuti mööda külgi maha.

Infotehnoloogia kiire areng on teinud juhiabi töös oma korrektuure ning näiteks masinakiri on saanud äriinimeste teiseks kirjaoskuseks. Virtuaalses töökeskkonnas pole ka konkreetset bürood, mille tööd koordineerida. Siiski usun, et infotehnoloogia ajastul ei ole juhiabi määratud väljasuremisele. Nõudmiste latt tõuseb lihtsalt kõrgemale.

Juhiabi töö võib üldjuhul jagada järgmiste rollide vahel:

  • Spetsialist. Juhiabi kohustuseks on toetada oma erialaste teadmiste ja oskustega juhi tegevust ning tagada tema töö efektiivne korraldus, vahendada informatsiooni juhi ja firma teiste töötajate vahel jne. Tihti vastutab ta bürootöö häireteta korraldamise eest. Lisanduda võivad mitmed teisedki kohustused, nagu personaliarvestus või mõni valdkond raamatupidamisest, mis eeldavad vastavaid lisateadmisi. Omades ligipääsu konfidentsiaalsele informatsioonile, on väga oluline, et lisaks töös vajalikele omadustele nagu tegutsemise kiirus, korrektsus, paindlikkus, organiseerimis- ja otsustusvõime oleks inimene ka usaldusväärne.

  • Majavaim.
Abil on oluline roll organisatsioonikultuuri hoidmisel ja arendamisel. Oskusliku suhtlemise ning toetava käitumisega aitab ta uuel inimesel kohaneda ja liita firma töötajad ühiselt toimivaks meeskonnaks. Tema ülesanne on ühte sõnumisse lisada emotsioone, teist mahendada, panna tähele teiste tundeid ja hoiakuid. Tähelepanelikkus, oskus kuulata, tolerantsus teiste arvamuste suhtes ? need on omadused, mis aitavad luua häid koostöösuhteid. Huumorimeel on asendamatu.

  • Visiitkaart.
Oma töös suhtleb juhiabi pidevalt klientide ja külalistega või esindab ettevõtet erinevatel üritustel. Sellest, kui hästi tunneb juhiabi või sekretär organisatsiooni, kas tema väljanägemine vastab firma imagole, kuidas külalistele-klientidele edastatakse informatsiooni, sõltub suurel määral mulje, mis firmast kujuneb. Niisiis ? leidke endale abi, kes oleks abivalmis, viisakas, laia silmaringiga, hea maitsega ja alati optimistlik.

  • Erasekretär.
Ning mis seal parata ? aeg-ajalt jääb juhiabi hooleks ka ülemuse laste lasteaiast äratoomine ning autokummide vahetamine, rääkimata teatripiletite väljaostmisest. Põhjus selleks on väga lihtne ? ajapuudus. Kõige kergem on seda paluda oma abilt, kellega juht kõige tihedamalt suhtleb. Pealegi eeldab nende töösuhe vastastikust usaldamist ja teineteise mõistmist. Kuni see ei muutu igapäevaseks ega hakka abilise bürootööd või isiklikku elu segama, ei ole üldjuhul probleemi.

ļæ½ripļæ½ev http://www.aripaev.ee/img/id-aripaev.svg
25. November 2011, 09:07
Otsi:

Ava täpsem otsing