Arhiiviteenus säästab aega

Iga asutus või ettevõte toodab oma igapäevase asjaajamise käigus pabereid, millel on lühem või pikem ajaline väärtus, sellest sõltub ka see, kui kaua ühte või teist paberit ettevõtte arhiivis säilitada tuleb. Lisaks organisatsiooni siseselt olulistele dokumentidele vajavad alleshoidmist ka mitmed dokumendid, mille säilitamise kohustus on paika pandud seadustega.

Nii näiteks sätestab raamatupidamisseaduse paragrahv 40, et raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat. Sama seaduse kohaselt tuleb aga raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute rekonstrueerimiseks revideerimise käigus (kirjavahetus deebitoridega, krediidi saamiseks esitatavad äriplaanid jne) säilitada kümme aastat, pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente aga seitse aastat pärast kehtivustähtaja möödumist. Töölepinguseaduse paragrahvi 21 kohaselt tuleb töölepingut, isikukaarti ning väljavõtmata tööraamatut säilitada 50 aastat, seda arvates töölepingu lõpetamisest.

Siin tulebki igal ettevõtjal enda käest küsida, kas vajalikke dokumente tasub hoida ettevõttes ning kas määrata arhiivi korrashoidmisega seotud kohustused täiendavate ülesannetena mõnele ettevõtte töötajale või palgata selleks spetsiaalne firma.

OÜ Arhiivikorrastaja tegevdirektori Eha Järvoja sõnul on kõige lihtsam viis, kuidas kontrollida ettevõtte arhiivi efektiivsust, viia läbi lihtne katse. ?Kui te hakkate otsima mingit kindlat dokumenti, mis peaks alles olema, ning see leitakse maksimaalselt 15 minutiga, on kõik korras. Kui aega läheb kauem, tasub arhiiviga tegelemisele hakata põhjalikumalt mõtlema,? väidab Järvoja.

Arhiveerimisteenuse pakkujad tegelevad peamiselt kolme valdkonnaga: ettevõtete dokumentide arhiveerimise ja säilitamisega ning lisaks ka riigiasutustele dokumentide asjaajamise pakkumisega.

Arhiveerimise käigus tuleb arhiivi töötaja ettevõttesse ja seab seal vajalikud dokumendid korda. Vajadusel viib ta olulised dokumendid säilitamiseks hoidlasse, kus on dokumentide kestvaks hoidmiseks sobiv temperatuur ja niiskus. Pakutakse ka digitaalset arhiveerimist, mille puhul skaneeritakse paberdokumendid ja luuakse digitaalne otsisüsteem. Vajadusel annavad arhiveerimisteenuse pakkujad ka konsultatsioone arhiveerimise sisulist ja materiaalset külge puudutavatel teemadel.

Arhiveerimisfirma palkamisel on ise arhiivi pidamise ees mitmeid eeliseid. Eeskätt on märgatav oluline ajaline kokkuhoid, sest enam ei pea töötajad ise arhiiviga tegelema. Samuti vabaneb dokumentide üleandmisel erihoidlasse hulga määral seni hõivatud olnud kontoripinda. Arhiveerimisteenuse kasutamisel võib ettevõtte dokumentide üleandja olla kindel, et firma konfidentsiaalne info ei hakka levima.

Eha Järvoja sõnul pole mõtet panna ettevõtte arhiiviga tegelema näiteks sekretäri, sest arhiivi esmane korrastamine ja läbivaatamine on käsitsitöö ja seega väga ajamahukas. ?Seda ei ole võimalik teha nii, et kümme minutit kulub arhiivile ja seejärel 20 minutit põhitööle,? kinnitab ta.

Juhul kui ettevõte soovib oma arhiivi tegevust ise korraldada, tasub sellele hakata varakult mõtlema. ?Alustada tasuks konsultatsioonidest, sest nii saab kõige paremini teada, mida ja kui palju on vaja,? leiab Eha Järvoja. Vastasel juhul võib tulemus olla selline, et dokumendid ei mahu riiulitele ära.

Arhiveerimisteenuse osutaja valimisel tasub veenduda, kas ettevõttel on ikka olemas tegevusluba rahvusarhiivilt (vt ka www.ra.ee).