Ülekoormuse põhjused on töökorralduses ja otsustusvõimes

Lihtsam ja libedam tee inimeste koormuse probleemi lahendada on jõumeetodil, tülikam, kuid püsivam ning lisaväärtust loov viis on kõigi asjaosaliste probleemi lahendamisse kaasamine.

Probleemi lahendamine saab alguse ühelt poolt heast tahtest, sest inimesed, kes ei mõista probleemi lahendamise vajalikkust, ei ole ka motiveeritud lahendusi otsima. Teisalt tuleb probleem määratleda ja püstitada eesmärk, sest selleks, et midagi saavutada, peab teadma, mida saavutada tahetakse.

Esmalt tuleb määratleda probleemi olemus ning välja selgitada tegelikud põhjused. Sageli muudab probleemi mastaap selle näiliselt laialivalguvaks, mistõttu oleks alati kasulik alustada probleemi lahendamist tagajärgede fikseerimisest. Tagajärjed on tihti väga konkreetsed ja annavad suunavaid vihjeid, mille kaudu saab jõuda probleemi põhjusteni.

Siinkohal on kasu ka ühisest arutelust või ajurünnaku vormis vastuste leidmisest küsimustele: mida see probleem täpselt mõjutab? mis on selles halba? kuidas seda probleemi lahendada? ehk teha tagurpidine ajurünnak. Ühine arusaam probleemi kahjulikkusest tekitab grupil motivatsiooni seda lahendada. Olukorda saab tõhusalt lahendada vaid siis, kui selle kõik olulised aspektid on selged.

Näites toodud probleemi põhjuseid võib vaadata kui subjektiivseid/objektiivseid või organisatoorseid/isiksuslikke: kokkulepitud töökorralduste puudumine, teiste töötajate töömaht pole teada, suhtlemisprobleemid, tööstress, madal töömotivatsioon, üldine väsimus, madal pingetaluvus, ebaefektiivne ajakasutus vms. Probleemi põhjused on baas, millest lahendamine lähtub.

Teinud kindlaks probleemi olemuse, on järgmise sammuna vaja kokku leppida eesmärk. Põhiraskuseks eesmärgi püstitamisel probleemilahenduses on eesmärgi eristamine lahendusest. Valmislahendustesse kinnijäämine on suurimaks takistuseks probleemi lahendamise protsessis.

Järgmiseks proovikiviks on hea eesmärgipüstitus. Hea eesmärk vastab SMART-mudelile ja peab olema positiivselt sõnastatud. See, mida me EI taha, ei väljenda endas seda, mida me tahame: ?Mina ei pea tegema liigset tööd,? tähendab, et ma võin töö ka tegemata jätta. Kui probleem peitub töökoormuse ebavõrdses jaotuses, võiks üheks lahenduseks olla töökoormuse ühtlustamine, kui aga suutmatuses otsuseid langetada või oma aega efektiivselt kasutada, on kasulik läheneda probleemile indiviidi tasandilt.

Autor: Pirko Tõugu