Õnnestunud pressiüritus eeldab pingelist eeltööd

Pressikonverentsi korraldamise esimene küsimus on, kas üldse tasub seda teha või saab eesmärgini jõuda ka efektiivsemalt.

Alternatiivid on e-postiga saadetav teade, otsesuhtlus ajakirjaniku ja meediakanaliga või miks mitte hoopis sõpruskohtumine spordis või meelelahutuslik üritus koos pressiga, kui peamiseks eesmärgiks on näiteks firma võtmeisikute tutvustamine ja lähendamine meediale.

Kindlasti on vaja pressikonverentsi suuremate probleemide ja kriisisituatsioonide korral, samuti pikema aja jooksul olulist mõju avaldavate otsuste või sündmuste selgitamisel.

Pressikonverentsi väärivad ka suured võidud ja õnnestumised: ajakirjandus lihtsalt ei andesta sangaritele, kui need ei plaani aega meediaga suhtlemiseks.

Pressikonverentsi ettevalmistus algab ajaplaneerimisest. Eriolukordade ja kriiside puhul pole muidugi võimalik ajafaktori ja kontekstiga arvestada, kuid etteplaanitavate sündmuste puhul küll.

Esimene lihtne samm on kindlaks teha, kas samal ajal ei toimu juba mõni muu oluline sündmus - presidendivalimised, olümpiakoondise teelesaatmine, suurfirma majandustulemuste esitlemine, "Eurovisiooni" lauluvõistlus - sõltuvalt sellest, millise valdkonna ajakirjanikke on plaanis kutsuda.

Loomulikult tuleb arvestada raadio- ja telesaadete eetriaja ning lehetoimetuste töögraafikuga. Lootusetu on saada pressikonverentsile ajakirjanikku, kes peab olema samal ajal eetris, ning ka liiga hilja toimunud sündmused ei jõua saatesse/ajalehte. Muidugi jõuavad alati ja igale poole tõelised pommuudised, kuid kahjuks või õnneks ei tule enamikul juhtudel "pommidega" tegelda.

Pressikonverentsi koht peaks olema eeskätt selline, et sinnajõudmine ei võtaks põhjendamatult kaua aega. Kui avatav tehas asub linnast väljas, on kaugele sõitmine muidugi põhjendatud, kuid teha pressikonverents kuskil pärapõrgus lihtsalt sellepärast, et oleks lahe, on tavaliselt häving - ajakirjanikud ei tule.

Küll aga toimivad tavalistest konverentsisaalidest paremini ootamatud paigad, kus eeldatavalt on ka midagi pildistada/filmida. Loomulikult peab koht sobima plaanitava sündmusega: kiiret internetiühendust võib esitleda kardirajal ja uut looduskaitseprojekti botaanikaaias, kuid vastupidine paneks ilmselt üllatunult õlgu kehitama.

Kutse ohuks ja võimaluseks on sõltuvalt olukorrast see, et väga uudisväärtusliku sündmuse puhul teevad ajakirjanikud juba kutse põhjal eeluudise. Ohuks on see konkurentsitihedates valdkondades ja pikalt ette saadetud kutse puhul, sest annab konkurentidele võimaluse vastutegevusteks valmistuda või vähemalt omapoolsed hinnangud ja kommentaarid ette valmistada.

Mõnigi kord tahavad ajakirjanikud saada lisainfot juba enne pressikonverentsi. Üldjuhul on mõistlik seda mitte anda, vaid paluda oodata pressikonverentsini. Kuna ka meediakanalid konkureerivad omavahel edastatava info kiiruse ja põhjalikkuse osas, on üht kanalit eelistades oht teised ära pahandada.

Kindlasti tuleb enne pressikonverentsi läbi mõelda, mida ajakirjanikud võivad selle teema kohta küsida. Eriti tuleb valmistuda nn vastikuteks küsimusteks ja võimalike luukerede kapist väljakukkumiseks. Ei tasu loota, et need kuidagi kahe silma vahele jäävad, vaid tuleb võimalikud vastused läbi mõelda.

Ka kõige paremini ette valmistatud pressikonverentsil võib ette tulla küsimusi, millele esinejad kohapeal vastust ei leia. Olgu tegu siis küsitud arvandmetega või esinejatele võõra teemaga, vastamata jäänud küsimustele tuleb pressikonverentsi järel vastus leida ning vastata küsijale e-posti või telefoni teel.

Materjali (pressiteade, esinejate slaidid) võib jagada kohapeal, kuid ajakirjanike jaoks on mugavam saada tekstimaterjal ürituse järel ka e-postiga.

Ajakirjanikelt saab mõnigi kord küsimusi või ettepanekuid, mis aitavad toodet paremaks teha või midagi uutmoodi korraldada. Seepärast on oluline pressikonverentsil räägitu hilisem läbiarutamine selle valdkonna spetsialistidega. Loomulikult on viisakas tagasiside andmine, kas esitatud ideed saab realiseerida või mitte.

Pressikonverentsi laialdase kajastamise tagab osalejate prominentsus: isegi väiksemad uudised omavad suuremat kaalu, kui need on edastatud tippjuhi suu läbi. Seepärast peaks pressikonverentsil esindatud olema võimalikult kõrgetasemelised inimesed: nõukogu ja juhatuse liikmed, direktorid, valdkonnajuhid.

Loomulikult tuleb appi võtta tükk tervet mõistust esinejate ja teemade sobitamisel ning prominentsusega mitte üle pingutada. Kui juba mitmendal kõrgetasemelisel pressikonverentsil ainult pisiuudiseid edastatakse, kannatab nii tippjuhi kui ka kogu organisatsiooni usaldusväärsus.

Kui tegu on väga spetsiifilise valdkonnaga ja seda on vaja meediale üksipulgi tutvustada, on juhil aga pigem esindusroll ja sisulises osas tuleb sõna anda spetsialistile.

Peaminister kopteriõnnetuse võimalikke tehnilisi üksikasju selgitamas on küll põhjendatav kriisisituatsiooniga, kus rolle ja teemasid polnud võimalik eelnevalt paika panna, kuid ka seal ei mõjunud see veenvalt. Mõistlik on selliseid asju juba eos vältida.

Loomulikult sõltub pressikonverentsi edukus esinejate ettevalmistusest. Kui juht näeb oma esitluse slaide alles ekraanilt, paistab see halastamatult välja ka vilunud esinejate puhul.

Kui pressikonverentsil pole võimalusi huvitavate fotode saamiseks (firmalogo esinejate selja taga seda ei kindlusta), võib fotograaf teha juhile või peaesinejale ettepaneku minna pildistamiseks teise kohta. Siinkohal tasuks pildistataval hetkeks läbi mõelda, milliseid võimalikke alltekste ja sõnumeid võib sel moel tahtmatult tekitada.

Targalt ütles üks tippjuht: isegi kui sul on edev auto, ära kunagi lase end pildistada selle taustal, sest sellise pildiga vähendad oma ärilistest otsustest rääkivate artiklite tõsiseltvõetavust.

Üleolevalt ametlike pressikonverentside aeg on möödas. Head ajakirjanikud on juhi partnerid ning neid tuleb ka sellena kohelda, mitte üritada oma sõnumit neile kapaga pähe valada.

Autor: Kaja Pino