Lõksud, mis õgivad aega ja raha

Kasutame iga päev väljendeid "raiskab aega", "löön aega surnuks", "hoian aega kokku". Kuid nii kummaline kui see ka pole, ei saa ajaga teha ühtegi neist asjadest.

Aeg läheb omasoodu, meie saame end ajas ise juhtida. Teiste juhtimisel kasutatavad oskused on hädavajalikud ka enda juhtimisel. Seega võiks ju arvata, et hea juht oskab ka oma aega hästi juhtida.

Kuid alati pole see nii ja põhjuseid on kahte laadi.

Esiteks hoiakulised: kuidas ma mõtlen sellest, miks üldse tegutseda efektiivsemalt. Teiseks oskustega seonduvad: kas ma ka vaatamata arusaamisele, mida ja kuidas teha, olen ikka tegelikult võimeline asju kavandatud viisil lõpuni viima.

Nii mõnedki komistuskivid saavad alguse inimeste juhtimise oskusest.

Üks aja- ja energiakulu põhjustaja on vähene delegeerimisoskus, mis viib delegeeritud ülesande tagasivõtmisele või alluva läbikukkumise heastamisele juhi enda sekkumisega. See omakorda viib juhi tõdemuseni, et delegeerimine ei kanna vilja ja lihtsam on asi ise ära teha kui pärast ikkagi aega lisaprobleemi lahendamisele kulutada.

Üks sellise käitumise vallandumise põhjus on asjaolu, et alluv juhib oma aega kehvasti, jätab töid viimasele minutile või lükkab planeeritud töid edasi ja juht näitab vähest nõudlikkust tööde tähtajaks tegemise suhtes.

Suutmatus delegeerida taandub tihti ka sellele, et juhi usaldus on kadunud või ülesanne tundub nii oluline, et seda ei saa kellelegi muule jätta.

Teine efektiivsuse vähendaja on vähene teadlikkus meeskonnaliikmete ajakasutusest koos ebapiisava infovahetusega - juht pole suutnud teha oma meeskonnas kokkuleppeid või ei näita üles nõudlikkust nende täitmise suhtes.

Näiteks ei vaevu üks kodubüroos töötaja andma nädala lõpul teistele osapooltele teada oma tehnilisest probleemist, mistõttu ei saa ta infot piisava kiirusega kokkulepitud tähtajaks edastada.

See omakorda halvab teiste koostööpartnerite töö. Näiliselt oleks tegu justkui üksikisiku probleemiga, kuid tööprotsessi tervikuna vaadeldes tõmmatakse pidur peale kogu firma tööprotsessile.

Nagu doominoklotside kokkukukkumisel, järgneb üks asi teisele ja lõpptulemus võib kanduda kliendini. Siin tuleks tegutseda tõesti mitte üksikisiku, vaid meeskonna tasandil ja rääkida läbi nii tekkinud probleemid kui ka teha kokkulepped, mida kõik meeskonnaliikmed peaksid järgima.

Autor: Mari-Liis Järg