Ülesannete jagamine eeldab kontrolli käest andmise võimet

Raamatu "Jõudluse kunst" autori ja ajajuhtimisguru David Alleni hinnangul on keskmisel juhil pärast oma ülesannete inventeerimist vaja leppida mõttega, et kohe vajab tegemist umbes 300-500 tunni ulatuses töid. Sellist hulka tööd puhtalt initsiatiiviga ja vaid oma jõuga ära teha püüdes riskime tervise ja pereeluga.

Uuel juhil on ainulaadne võimalus kasutada algusest peale mitmeid vahendeid, et nii mahuka võla kogunemist võimalikult kaugele edasi lükata.

Siin tasub arvestada oma meeskonna sõltuvusseisundit ja kehtestada neile läbimõeldud norme ning reegleid. Seda tuleks teha võimalikult kiiresti, sest grupi hilisemates arengustaadiumides on seda palju raskem teha. Põhjus peitub grupi kujunemise reeglites.

Uue juhi tööleasumisel on meeskonna kujunemise esimene staadium sõltuvusseisund juhist - värske meeskonna kõik liikmed vaatavad ja ootavad, milline uus juht on, kuidas ta juhtima hakkab, millised on tema väärtused ja prioriteedid. See on ainulaadne aeg, kehtestamaks norme ja reegleid, mida juba mõni kuu hiljem on oluliselt raskem teha.

Teine jõuline vahend on delegeerimine, mis aitab kokku hoida juhi aega, et tegelda küsimustega, mis on tõepoolest olulised.

Delegeerimine ei tähenda seda, kui jagad laiali kohustused, mida ise täita ei kavatse. Delegeerimine tähendab teadlikku valikut, otsust usaldada teisele ülesanne, mille võiksid ise täita.

See eeldab toimetulekut enda vastumeelsusega anda kontroll käest ja samas sobiva õhustiku loomist. Tihti on vaja ka täiendavat põhjendust delegeerimisele kuluva aja kompenseerimiseks - olgu see siis delegeeritava arendamine või uute lahendusviiside otsimine rutiinsele tööle.

Autor: Tiit Kõnnusaar