E-posti saab kasutada mõistlikult

E-post on eestikeelne väljend e-mail'i kohta, seda hea lugeja kindlasti juba teab. E-post kuulub nimelt selliste hirmsa kõlaga sõnade hulka, mis kindlasti vajavad propageerimist. Samuti nagu vajavad propageerimist ka e-posti kasutamine ja e-posti mõistlik kasutamine.

E-posti lihtsalt kasutamisse ei tahaks siinkohal pikemalt süveneda, las seda teevad need, kes interneti-teenust müüvad. Kuigi mulle väga meeldivad inimesed, kellega saab e-posti teel suhelda (neid pole vaja tundide kaupa telefoni teel taga ajada), tuli mulle tänane kommentaariteema pähe nimelt seoses e-posti asjakohase pruukimisega.

Kirjuta asjast. Tähelepanuväärselt suur hulk inimesi tahab saata kirju sisuga «helista mulle kohe», selle asemel et probleem paari lausega kirja panna. See oleks just nagu kellegi juurde külla minna lihtsalt teatamaks, et ta võiks meile helistada. E-post on maksimaalselt efektiivne, kui kirjutaja võtab vaevaks oma probleemi läbi mõelda ja siis ainult olulise osa sellest kirja paneb. See reegel kehtib muideks ka peileritele ja mobiiltelefonidele saadetavate SMS-teadete puhul.

Ära kasuta hüpervidinaid. Moodne postiprogramm võimaldab mängida e-kirja fondi ja suurusega, panna kirja sisu kaasa Wordi dokumendina või www-leheküljena. «APPI!» karjatan ma iga kord, kui sellise kirja saan. See on raskesti loetav (olen oma postiprogrammile valinud nimelt sellise fondi, mis minu meelest lugemiseks parim), tema avamine võtab aega ja sellega võib muuhulgas olla kaasas ka mõni viirus.

Sisu olgu hõlpsasti kättesaadav. Taaskasutatava info puhul aga olgu ta pigem originaalkujul. Kui te saadate näiteks lepingu teksti parandamiseks, siis oleks sobilik lisada see kirjale originaalkujul ehk näiteks Word-dokumendina, sest hiljem vajate te seda jälle (koos parandustega) Wordis. Samas kui te saadate näiteks laiali pressiteateid, siis nende puhul on esmase tähtsusega see, et saajal oleks võimalikult mugav see läbi lugeda ja otsustada, kas ta üldse on asjast huvitatud.

Reply-to aadress ja täpitähed nimes. Enne e-kirjutama hakkamist kontrolli , kas su postiprogramm teab õigesti su enda aadressi (muidu ei saa ju kirjale vastata) ning ega su nimes juhtumisi täpitähti pole. Kirja sees ei tohiks aga enamikul täpitähtedega probleeme olla.