Kuidas valida ettevõtte grupitöö tarkvara

Teie firmas on kaasaegne arvutisüsteem ja arvutustehnikale on kulunud suured summad, aga tööviljakus ei ole oluliselt tõusnud, sest järjest raskem on saada ülevaadet sellest, kes millega tegeleb. Koosolekutele kulub liiga palju aega, dokumendivirnad kasvavad üle pea. Kui need probleemid on tuttavad, siis on aeg kaaluda grupitöö tarkvara soetamist.

Mis on grupitöö tarkvara ehk grupivara? Kuigi paljud tootjad nimetavad oma toodet grupivaraks, peaksid igapäevastest vajadustest lähtuvalt korraliku grupivara omaduste hulka kuuluma:

- e-post;

- aja ja ressursside planeerimine;

- diskussioonibaasid;

- dokumendihaldus;

- töövoo juhtimine;

- mobiilsete kasutajate toetus;

- tugev turvasüsteem.

Eesti turul pakutakse mitmeid grupivara tooteid nagu Microsoft Exchange'i server koos Outlooki kliendiga, Lotus Domino server koos Lotus Notesi kliendiga, Novell GroupWise ja Fujitsu Teamware tarkvara. Juhtivad tootjad maailmas on eelkõige Microsoft ja Lotus, mida järgnevalt võrdlemegi.

Esimese sammuna tuleks firmal analüüsida oma infovahetusvajadusi, silmas pidades nii olevikku kui tulevikku. Kas võib tekkida vajadus äriprotsesside/töövoogude automatiseerimiseks? Kui on selge, et ei vajata enamat kui e-post koos kalendri ja kontaktihalduse vahenditega, siis on väga hea valik Microsoft Exchange. Kui äriprotsessid nõuavad töö automatiseerimist ning keerukamaid lahendusi, tasub mõelda Lotus Domino peale.

Grupivara valikut mõjutavad kasutatavad tarkvaraplatvormid. Microsoft Exchange töötab vaid koos Windows NTga, Outlook mitmesuguste Windowsi versioonide ja Macintoshi klientprogrammiga. Lotus Domino toetab Windows NT, Unixi, AIXi, Linuxi, IBM AS/400 ja S/390 platvorme.

Kasutamise lihtsust tuleb hinnata klientprogrammi ja serveri puhul eraldi. Kliendi puhul peeti siiani lihtsamaks Outlooki kasutamist ning Lotus Notesi kasutajaliides tundus keeruline. Seetõttu eelistasid paljud kasutajad Outlooki. Viimases, viiendas versioonis on Lotus Notesi kasutajaliidest oluliselt muutnud.

Ka Exchange'i serveri ülespanekut ja haldamist peetakse kergemaks kui Lotus Domino installeerimist ja administreerimist. Domino eelis on aga stabiilsus ja töökindlus. Lisaks võimaldab Domino kaugadministreerimist.

Kui organisatsioonil on vaja välja töötada tarkvaralahendusi, tulevad mängu Lotus Domino eelised. Domino võimaldab arendada väga võimsaid grupivara ja veebi rakendusi. Exchange võimaldab samuti tarkvara arendamist, kuid võrreldes Dominoga on see tunduvalt keerulisem.

Lotus Domino on kallim, kuid sisaldab rohkem võimalusi. Lotus Dominot võib oma võimaluste poolest pigem võrrelda Microsoft BackOffice'i serveriperekonna kui Exchange'i serveriga. Exchange'i soetamiseks tehtavad kulutused on alguses väiksemad, ent hilisemad hooldus- ja arenduskulud kujunevad suuremaks.

Lisaks eeltoodule on veel mitmeid valikukriteeriume, mis võiksid olla otsustamise aluseks -- näiteks turvalisus, töökindlus, spetsialistide ja tootetoe olemasolu, koolituse hind ja kättesaadavus.

Autor: Evely Heldring-Kargu