Konkurent kasutab dokumendihaldust. Meie?

Mis kasu on heast tootest või teenusest, kui seda õigel ajal ja õiges kohas pakkuda ei suudeta? Milleks hoida palgal personali, kes info puuduse või ülekülluse tõttu ei suuda adekvaatselt toimida? Mis kasu on andmebaasist, kust vajalikul hetkel infot kätte ei saa või seda sealt otsida ei osata?

Kui viimased kolm-neli aastat on dokumendihaldusest ja selle võimalustest peaasjalikult räägitud, siis nüüd on mägi liikuma hakanud. Elektroonilist dokumendihalduse teenust pakkuva firmana teame turutrendi täpselt ? äriklientuur kasvab üha kiiremini. Samas ei taha enamik oma ärisse dokumendihalduse juurutanutest sellest kõva häälega rääkida. Põhjus on tavaliselt soov kasutada ära oma konkurentsieelist.

Ettevõtete töötajate ajaressurss on piiratud. Ka 24 tundi ööpäevas teenust osutav firma saab seda teha vaid 24 tundi.

Samas info hulk, mis tekib firmas (pakkumised, koosolekuprotokollid, lepingud, arved) ja firmast väljaspool (pakkumiste kutsed, töökohtumised, turu-uuringud) kasvab firma arenedes. Lisaks nõuab seadus äriühingutel oma finantsdokumentide säilimist 7 aastat ning avaliku sektori organisatsioonidelt vaba ligipääsu enamikele määrustele, eelnõudele, käskkirjadele. Tekkivates infoahelates ei piisa failikaustast riiulis või Word?is loodud algelistest dokumendifailidest.

Ettevõtted, kes on oma organisatsioonis jõudunud dokumentide lihtsast salvestamisest arvuti kõvakettale sammu edasi, tunnevad kindlasti sünergiat. On ju mugav ning operatiivne leida müügipakkumise juurest ka tehingut puudutav kirjavahetus ning töökoosolekute stenogrammid. Täna hoitakse veel projektijuhtidena töö inimesi, kelle põhiline tööalane info asub kus juhtub: mobiiltelefoni mälus, märkmikus, lahtistel lehtedel... Homme paneb enamik juhte need projektijuhid kasutama mõnd dokumendihalduse programmi, või laseb ettevõtte vaba infoliiklust ummistava töötaja lahti.

Avalik sektor on e-valitsuse tasemel juba näidanud dokumendihalduse võimaluste rikast arsenali. Nüüd ootab sama areng ees kogu ametnikearmeed. Tegelikult võtavad ametnikud, kes veidigi on süüvinud elektroonilise dokumendihalduse korraldamisse, selle hästi omaks. Esmalt leivad nad, et see polegi nii keeruline kui kardeti. Ja siis tunnetakse ka kui lihtne on nt mingi eelnõu menetlemine elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. Igaüks saab mitte ainult parandusettepanekuid lisada, vaid ka kolleegide paranduste suhtes koheselt arvamus avaldada.

Suvine traadivaba interneti buum tõi esile veel ühe elektroonilise dokumendihalduse plussi ? võimaluse teha tööd seal, kus kõige mugavam. Kodukontorist saab reaalsus alles neis organisatsioonides, mis on võtnud kasutusele elektroonilise dokumendihalduse. Mis võiks olla parem, kui juht omab adekvaatset infot ettevõttes toimuvast ka komandeeringu või puhkuse ajal?

Elektroonilist dokumendihaldust saab tänases Eestis ettevõte või organisatsioon tarbida mitmel erineval moel. Võimalik on delegeerida kogu dokumendihalduse korraldus teenusepakkujale, kelle serverist üle interneti infot hoitakse ja ammutatakse (ASP mudel).

Samuti saab piirduda vaid konkreetselt piiritletud teenustega dokumendihalduse sisseseadmisel ning vastavalt sellele personali koolitamisel. Ning kindlasti võib mõnd baasprogrammi kohendades luua ka ise oma firmale sobiva dokumendihalduse süsteemi. Peatähtis, et selle eluliselt tähtsa sammuga hiljaks ei jäädaks.

Teie konkurent juba kasutab dokumendihaldust. Aga Teie?

Autor: Hegle Sarapuu