Ruumide rent võtab ligi veerandi ürituse eelarvest

Rendihinna puhul unustatakse tihti, et ka ettevalmistusele ja koristustöödele kuluv aeg tuleb kinni maksta. Sageli sõltub rendipinna hind sellest, kas ruumid seisavad tühjad ja kasutuseta või nõuab väljarentimine omanikult suurt ettevalmistust ja ümberpaigutamist. Näiteks näitusesaalist tuleb näitus maha võtta, teatrist või kultuurimajast toolid välja vedada.

Samuti mõjutab hinda suuresti see, kas õhtul toimuva firmapeo jaoks tuleb omanikul terve päev maja kinni hoida või saab maja pool päeva kasutada.

Turunduskonsultant Janek Reimali sõnul on heade ruumide leidmine Eestis suur probleem. Enamik sündmusturundajaid otsib ebatraditsioonilisi, ebastandardseid lahendusi. Ja nii iga aasta. Siin on väikefirmadel suur eelis suurfirmade ees: paarikümnest inimesest koosnevale seltskonnale sobivate peokohtade valik on palju laiem kui paarisajapealist kollektiivi mahutavate pindade hulk.

Firmapidude puhul pole oluline niivõrd koha maine, kuivõrd selle keskkonna paindlikkus ja sobivus ürituseks. Kui on leitud sobiv stiil ning sündmuse lahendus, siis sellele vastavalt leitakse peoruum ning kujundatakse see. Samas on koha maine väga tähtis firmast väljapoole (klientidele, koostööpartneritele) suunatud ürituste puhul.

Näide originaalsest ja meeldejäävast peost: korraldati kliendivastuvõtt telestuudios, stiiliks oli otsesaade, tegijateks tuntud Eesti telenäod, formaadiks populaarsemad saated, miljööks kogu traditsiooniline teleatribuutika ja -tehnika. Üritust filmiti ka päriselt ja toodeti sellest hiljem videokassett, mille külalised said mälestuseks. Põhiprobleemiks oli ruumi suhteline kitsikus, eelisteks? eeliseid oli palju. Inimeste hoiak: kes siis ei tahaks telesse minna; tehniline valmisolek, paindlikkus jne.

Liina Oja, Tallinna linnakantselei juhtivspetsialist

Tallinna linnavalitsus on oma 1200 töötajale korraldanud aastalõpupidu Hollywoodis, linna allasutustes: Vene kultuurikeskuses ja Salme kultuurikeskuses.

Mõlemad viimased hooned on meie seltskonna jaoks olnud natuke liiga suured, sest üritus on toimunud pea kogu maja piires ? fuajees, saalides.

Tavaliselt on meil kohal käinud 200?300 inimest. Paljud linnaosad, ametid ja kantseleid korraldavad jõulude eel või ajal ka oma ameti ringis väikese koosviibimise. Väiksemaid jõulupidusid ja konverentse on korraldatud kas Roosikrantsi residentsis, Sär-gava residentsis või botaanikaaias.

Kaja Pino, EMT avalike suhete juht

EMT on oma 300 töötaja jõulupeo korraldamisel läinud lihtsama vastupanu teed ning kasutanud peokohana valdavalt hotellide restorane. Nende eeliseks on eeskätt see, et enam-vähem kõik on olemas: heli- ja valgustehnika, toitlustus, personal, mööbel, interjöör. Puuduseks võib pidada ruumilahenduse sobimatust: tüüpiliselt on selleks laudade liigne eraldatus ja ruumi sopistatus. Et programmi saaks jälgida, oleme sel juhul kasutanud näiteks suuri ekraane või televiisoreid, et keskpõrandal toimuv ka äärelaudades hästi jälgitav oleks.

Restorani kasutamisel üüri kui niisugust eraldi ei olegi.

Kristiina Tamberg, Hansapanga meediasuhete juht

Hansapank korraldab suuremate ühisüritustena oma töötajatele igal aastal suvepäevi ja uusaastapidu. Suvepäevad on toimunud mitmel aastal Varemurrus, eelmisel aastal Peipsi järve ääres puhkekeskuses Suvi ja tänavu Kurgjärvel (Haanjas).

Aastalõpupeod on toimunud jäähallis (koos uisutamisega); Dekoltees ? esinejaks Brainstorm, kes oli just saavutanud kõrge koha Eurovisiooni lauluvõistlusel; Estonias ? väljapeetud kontserdistiilis õhtu koos omanäolise laulja Beady Belle?iga; Hollywoodis koos Raivo Tafenau bändiga.

Toimumiskoha valiku puhul on oluliseks piiranguks suur kollektiiv.