Uus koosoleku juhtimise süsteem teeb otsused läbipaistvaks ja vähendab arusaamatusi

„Lõime uue veebipõhise koosoleku juhtimise lahenduse koos hääletussüsteemiga. See tähendab, et läbi programmi saab teha osalejate kohalolekukontrolli, esitleda koosoleku päevakorda ja läbi viia esinemisi, korraldada nii avalikke kui ka salajasi hääletusi ning koostada koosoleku protokolle,” tutvustab Ektaco tarkvara ärisuuna juht Risto Tamme.

Ta lisab, et protsess on väga ladus, kerge ja läbipaistev, kiirendades tööd, vähendades arusaamatusi ja vaidlusi ning muutes otsused ja hääletused läbipaistvaks. Sarnaselt riigikogu istungite ülekannetelt nähtule saab näidata nii osalejatele kui ka näiteks aktsionäridele või pealtvaatajatele koosoleku päevakorda, mille külge on liidetud ettekandja või kaasettekandja presentatsioon või muud seotud dokumendid. Pärast teema tutvustust saab esitada küsimusi ning kommentaare ja hääletada. Tulemused salvestatakse ning iga istungi või koosoleku kohta valmib protokoll – vastavalt soovile ja vajadusele kas lihtne protokoll või siis põhjalikum koos kommentaaride ja küsimustega.

Veebipõhine programm arvestab erinevate nutiekraanidega ja on kasutatav erinevatel platvormidel nagu iOS, Windows või Android. Eraldi seadmeid kasutamiseks pole tarvis. Enamikel Eesti kohalikel omavalistustel ja suurematel organisatsioonidel on kasutuses dokumendihaldustarkvara Amphora, mida saab edukalt uue koosolekusüsteemiga integreerida. Vajadusel ehitab Ektaco aga liidestusi ka teistele tarkvaradele.

„Oleme teadlikud, et paljudes linna- ja vallavolikogudes hääletatakse endiselt käetõstmisega, kuid nüüd tekib üheselt mõistetav ning hiljem kontrollitav digitaalne protokoll. Samuti on väga hea meie esinejate järjekorralahendus, tänu millele jäävad ära vaidlused stiilis „kes esimesena käe tõstis”. Nüüd on kohe kõigile näha, kes ja millal esineb. Lahenduses on eraldi markeeritud osalejad ja koosoleku juhataja, kes annab sõnaõigust ja alustab hääletust,” räägib Tamme. „Paljud volikogud teevad veebiülekanded, et oma töö läbipaistvust kasvatada. Meie lahenduse puhul saab panna ka näiteks hääletuse suurele ekraanile kõigile nähtavaks.”

Esimene uude lahenduse kasutuselevõtja on Pärnu Linnavolikogu. „Vajasime volikogu istungite läbiviimiseks tänapäevast ning mugavat koosoleku- ja hääletussüsteemi,” ütleb Pärnu linnasekretär Taavi Käärid. „Lahenduse saamiseks korraldasime hanke, kus kirjeldasime ka, kuidas meie istungid täpselt toimuvad ning mis on meie ootused. Hankes osales teiste seas ka Ektaco. Iga uus asi vajab harjumist ja katsetamist ning eks siingi tuli süsteemi proovida ja mõnda kohta parandada. Koostöös saime süsteemi kenasti tööle. Meile meeldib, et kõigile küsimustele ja probleemidele leiab koostööpartner kiirelt vastuse, olgu telefoni või e-kirja teel.“

Rakenduse hinnastamine käib osalejate arvu põhjal ning on mugavalt ja taskukohaselt kuupõhine. Välja ostma ei pea seadmeid ehk tarkvara. Logimine koosolekusüsteemi on vastavalt kliendi valikule kas paroolipõhine või käib Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardi abil. Andmed talletatakse turvaliselt pilveserveris, kuhu võõrad infole ligi ei pääse.