Mida varem on pidu puudutavad kokkulepped sõlmitud, seda parem. Tavaliselt tehakse suurte ürituste tellimused juba aasta ette, see on siis kohe peale eelmise aasta üritust. Aga võib teha hiljem, kuid soovitavalt vähemalt kolm kuud enne ürituse algust.

Loomulikult püütakse täita iga catering-teenuse tellimust, ükskõik kui viimasel minutil see ka ei tule. Vahel tundubki, et tegemist on justkui tuletõrjujatega, kes tellimuse saades juba paari tunni pärast valmis toitudega peavad sündmuspaigale tormama. Erinevalt tuletõrjujates on catering-firmal aga alati võimalus tellimusest keelduda, kui see osutub üle jõu käivaks.

Tellides catering?i mõnest üritusi korraldavast firmast, veenduge kindlasti, et neil oleks olemas kirjalik kokkulepe ka peo toitlustajaga, sest üritusturundusfirmad ju ise toitu ei valmista, vaid nad tellivad selle mujalt.

Ette on tulnud juhuseid, kus detsembri alguses avastatakse, et koht on olemas, ansambel ka, kuid toitlustajaga on sellest lihtsalt ?kunagi juttu olnud?. Siis on väga tõenäoline, et võileivad tuleb hoopiski endal teha.

Kui korraldate ise üritust, siis tuleks kõigepealt reserveerida koht, juhul kui üritus toimub renditavas ruumis, ja broneerida catering-firma. Hiljem, kui ürituse alguseni on jäänud 2?4 nädalat (oleneb ürituse mahust) saab catering-firmast võtta juba konkreetse pakkumise.

Kui jõuab kätte aeg teha catering-firmale tellimus, tuleb arvestada, et mida täpsemalt oma soove kirjeldate, seda konkreetsema pakkumise saab catering-firma teha. Kui saata pakkumise küsimine stiilis ?saatke meile oma jõulupeopakkumine?, siis tuleb tõenäoliselt vastuseks hulgaliselt küsimusi: millal, kus, mitu, kui palju jne.

Loomulikult jõuab ka sellisel viisil soovitud hinnapakkumiseni, aga mida detailsemalt tellimus esitada, seda rohkem hoiate hiljem aega kokku.

Kui küsite hinnapakkumist mitmest firmast, siis oleks soovitav tellimuses ka ära näidata teised firmad, kellele pakkumine saadetakse. Sellega võidate kindlasti hinnas.

Pakkumised kätte saanud, tuleks kindlasti vaadata ka pakkumiste sisu ? menüüd, söökide-jookide kogust jne, mitte ainult hinda, sest erinevate menüüde (buffet- või kanapee- ehk tikuvõileibadega laua) hinnad on väga erinevad. Kui soovite saada mingi kindla summa eest parimat pakkumist, siis näidake pakkumist küsides ära hinnapiir.

?Meil tuleb firma sünnipäev ja me soovime teilt peo tellida. Kui palju see maksab?? ? on üsna tavaline küsimus. Ühest vastust loomulikult ei ole, sest kõik algab ja sõltub sellest, millised on soovid.

Kui võtta umbes kahetunnine püstijala vastuvõtt, siis ainult suupisteid sisaldava menüüga läheks see maksma umbes 200 krooni inimese kohta, kui aga oleks külm buffet-laud, siis alates 300 krooni inimese kohta. Terve õhtu kestva peo toitlustuse tarbeks peaks aga arvestama summaga alates 450 kroonist inimese kohta.

Need hinnad sisaldavad aperitiivi, toitu, erinevaid veine, vett, kohvi, teenindust ja käibemaksu. Tegemist on orienteeruvate hindadega, aga need annavad üldise ettekujutuse, millega peaks arvestama, kui tellida firmapeo toitlustamine catering-firmast.

Autor: Marko Meigas