Korralik tarkvarahaldus vabastab firma piraatluse süüdistustest

Tarkvara haldamine aitab kontrollida kulutusi soetatavatele tarkvaralitsentsidele, personalikoolitustele tarkvaraga töötamiseks ja ka riistvarale, mis on vastava tarkvara tööks vajalik. Planeerides oste ja uuendusi, tähendab hea plaan sellise litsentseeritud tarkvara ostu või renti, mis katab kõigi töötajate vajadused, tehes ainult vajalikke uuendusi ja saades kasu litsentside hulgiostmisel või -rentimisel. Tarkvara ja selle uuenduste omandamise planeerimine aitab töötajatel ette näha muudatusi sõltuvalt uute programmide installeerimisest. Selline planeerimine aitab kaasa ka koolituste korraldamisele (uute programmide ja/või töötajate puhul), mille tulemusena on töötajad paremini ettevalmistatud ja efektiivsemad.

Tarkvara haldamise peamised alused:

1) Ettevõtte tarkvarapoliitika ? see on firma poolt kehtestatud reeglid, millest saab kõik alguse, st kuidas toimub tarkvaralitsentside omandamine, millised on töötajate õigused ja kohustused tarkvara installeerimisel, kasutamisel ja koopiate tegemisel, samuti milliste programmidega varustab tööandja töötajaid jms. Tarkvara haldamise reeglite väljatöötamisel peab iga ettevõtte juht endalt küsima, millist tarkvara on ettevõttel vaja. See aitab soetada ainult vajalikku tarkvara ning loob aluse tarkvara heaks haldamiseks. Selleks tuleb analüüsida ettevõtte vajadusi ja olemasolevaid võimalusi.

2) Tarkvara auditeerimine ? kogutakse vajalik info tarkvara ja soetatud litsentside vastavuse kohta ning edasiste otsuste planeerimiseks. Tarkvara auditeerimine annab sisulise inventuuri programmide kohta, mis on installeeritud ettevõtte arvutitesse ning millised on nende kasutusõigused. Korrektse inventuuri analüüs võimaldab vastata järgnevatele küsimustele:

- Kas kasutusel on vajadustele kõige paremini vastav programmiversioon?- Kas kasutusel on programme, mida pole enam vaja ja võib ära kustutada?- Kas on teada teisi programme, mida oleks vaja soetada, et parandada töö efektiivsust?- Kas igal töötajal on tööks vajalikud programmid?- Kas töötajad on piisavalt koolitatud, kasutamaks olemasolevaid programme?- Kas ettevõttes leidub programme, millele puudub kasutusõigus?

Samuti tuleb teha inventuur programmidega kaasasolnud materjalide kohta (andmekandjad, kasutusjuhendid, litsentsid, autentsussertifikaadid, ostuarved jms dokumendid, mis tõendavad tarkvaralitsentside õiguspärast omandamist).

3) Kogutud info analüüs ? kui võrrelda inventuuri tulemusi andmetega installeeritud tarkvarast, saab teha kokkuvõtte programmidest, millele on olemas kasutusõigus. Eri litsentsides võivad olla erinevad tingimused lubatud koopiate ja kasutajate arvu suhtes, seega tuleb litsentsidega hoolikalt tutvuda, et mitte sattuda kasutustingimustega vastuollu. Võrreldes arvutites olevaid programme ettevõtte vajadustega, saab otsustada, millised on kindlasti vajalikud, milliseid peaks uuendama ja milliseid te ei vaja. Enamasti võib programme (välja arvatud uue arvutiga kaasasolnud nn OEM-tarkvara) üle viia ? mitte teha lisakoopia ? teise arvutisse.

4) Pidev tarkvaraaudit ? annab haldamiseks olulise info. Kui lisada firmaettevõtte arenguplaanid, siis saab neid koos analüüsides planeerida tarkvaralisi lahendusi pikemaks perioodiks. Mida varem alustatakse tarkvara haldamisega, seda efektiivsemalt kontrollitakse kulusid. Soovitan firmajuhtidel mõelda juba täna tarkvara kui vajaliku töövahendi korrastamisele ja täpse ülevaate saamisele. Järgnevatel aastatel on see oluliselt lihtsam, kui hetkeseis on fikseeritud. Eestis soovitan valida tarkvara auditeerija leheküljelt www.bsa.ee . Seal soovitatud firmad on läbinud vastava koolituse ning omavad kogemust ja kvalifikatsiooni.

Autor: Anneli Heinsoo