28. august 2015 kell 14:15

Kodus töötav ettevõtja peab kulusid tõestama

Kodus töötav ettevõtja peab hoolikalt jälgima, milliseid kulusid teeb ettevõtte huvides ja milliseid mitte, ütles 1Office Eesti pearaamatupidaja ­Ketlin Suurväli.  Foto: Terje Lepp, Äripäev

Maksuriskide vältimiseks tuleks üles märkida iga kulutuse eesmärk ja hoolikalt tõestada, kuidas täpselt on kõik kulud ettevõtlusega seotud.

Juhul kui ettevõtja töötab näiteks kodukontoris, on võimalik osa koduga seotud jooksvaid kulusid kanda firma kuludesse. Samuti saab ettevõtte arvelt osta kodukontori jaoks vajaliku mööbli ja kontoritehnika, kirjutab Äripäev mikroettevõtte rubriigis.

OÜ 1Office Eesti pearaamatupidaja ­Ketlin Suurväli ütles, et kodus töötava väikeettevõtja põhikulud võivad olla kommunaal- ja üürikulud, kuid kõrvalkulud võib ta kanda vaid siis, kui selles on enne kokku lepitud, sätestab võlaõigusseadus. “Seega peaks kommunaalmaksete hüvitamine olema ettevõtluseks kasutatava ruumi üürilepingus välja toodud,” selgitas ta. Suurväli lisas, et kui niisugust eraldi punkti lepingus pole, on ettevõtte kuludesse õigus kanda vaid see osa kommunaalkuludest, mis on otseselt seotud ettevõtlusega ja mis on dokumentaalselt tõestatud.

Kindlasti tekib ettevõtjal küsimus, millal ikkagi on kulu ettevõtlusega seotud ja kuidas seda tõestada. Suurväli selgitas tulumaksuseaduse toel, et kulu on ettevõtlusega seotud, kui see on tehtud maksustamisele kuuluva ettevõtlustulu saamise eesmärgil või on vajalik või kohane sellise ettevõtluse säilitamiseks või arendamiseks.

Ta lisas, et kuna täpsemat loetelu ettevõtlusega seotud kulude kohta ei ole, tuleks maksuriskide vältimiseks iga kulutust tehes üles märkida selle eesmärk ning väga hoolikalt tõendada, kuidas kulud ettevõtlusega seotud on.

Suurväli ütles, et kodukontorina kasutatavad ruumid on võimalik ettevõttele välja üürida või anda tasuta kasutusse. “Viimasel juhul ei teki üürile andjal tulu, seega ei teki ka üksikisiku tulumaksu kohustust,” täpsustas ta.

Kuidas kodukontori kulusid määrata?

Osa koduga seotud kulusid saab kanda firma kuludesse, nagu ka kodukontorisse vajaliku mööbli ja kontoritehnika ostmise. Tuleb määrata, milline osa korterist või majast on kasutusel isiklikuks otstarbeks ja milline ettevõtluseks. Kalkulatsiooni peab saama hiljem põhjendada.

Ettevõte võib kulud nii otse omalt arvelt maksta kui ka korteri omanikule kompenseerida. Tavaliselt tehakse selleks lihtne leping. Korteri omanik teeb kuluhüvitisnõude, kuhu lisab arved. Selle alusel saab ettevõttelt raha tagasi.

Kui tegemist on kulude osalise kompenseerimisega, ei ole see eraisiku jaoks maksustatav tulu ja ettevõte midagi maksuametile maksma ei pea. Kui otsustatakse, et lisaks kulude kompenseerimisele makstakse ruumide eest ka üüri, peab üürisummalt ettevõte tulumaksu kinni pidama.

Päris klient, mitte enda pere

Suurväli selgitas, et töövõtja või ettevõtja, kes üürib ruumi tasu eest, tasub residendist füüsilisele isikule tehtavalt üürimakselt 20% tulumaksu. Ruumide üürile andmisel tasu eest tuleb aga jälgida, et tasu vastaks turu­hinnale.

“Tulumaksuseadus sätestab, et kui residendist juriidilise isiku ja temaga seotud isiku vahel tehtud tehingu hind on erinev nimetatud tehingu turuväärtusest, maksustatakse tulumaksuga summa, mille maksumaksja oleks tuluna saanud, või summa, mille maksumaksja oleks kuluna kandmata jätnud, kui siirdehind oleks vastanud tehingu turuväärtusele,” ütles Suurväli. Ta selgitas, et kui ruumi kasutamise eest küsitakse turuhinnast kõrgemat hinda, on õigus turuhinna ja makstud hinna vahe maksustada tulumaksuga.

Kuidas aga tõestada, et klient oli päriselt klient, mitte enda pere? Suurväli kinnitas, et vastuvõtukuluna käsitletud dokumentidele on kohustuslik peale kirjutada kuluga seotud isikute andmed.

Ettevõtluskulusid ja põhivara ei maksustata

Näiteid kuludest, mida reeglina loetakse tavapärasteks ettevõtlusega seotud kuludeks:

kodukontori korral osaliselt kommunaal- jms kulude kompenseerimine;

sekretäri või virtuaalse assistendi teenus;

reklaamikulud;

veebihaldus;

meililisti haldus;

veebihaldusega seotud teemade ja pluginate ostud;

ettevõtluseks vajalikud konsultatsioonid;

kontoritarbed;

visiitkaardid;

ärilõunad koostööpartneritega (kuulub esinduskulude piirmäära alla, oma töötaja osa on erisoodustus);

mobiil, kui telefonisuhtlus on ette­võtluseks vajalik. mobiiliarved;

lauaarvuti, sülearvuti, tahvel­arvuti;

Kontoris passimine on iganenud

Maailm, sealhulgas ettevõtlusmaailm, muutub alatasa, ütles välisabi programmide hindamise ja ärikonsultatsioonide valdkonnas tegutseva OÜ CPD projektijuht ja partner Ave Laas. “Tehnoloogia areng, uued põlvkonnad ja sotsiaalmajanduslikud muutused tingivad selle, et kaheksast viieni kontoris töötundide lugemine on iganenud,” ütles kümneliikmelise meeskonna juht. Pigem loeb töö tegemise intensiivsus, efektiivsus ning eesmärgipärasus.

“Kvalifitseeritud tööjõu puudus annab teravalt tunda ja talentide püüdmiseks peavad juhid loobuma oma võimust ning olema tunduvalt paindlikumad,” kinnitas ta. Ta ­lisas, et kuigi sellised otsused võivad panna finantsjuhte päid vangutama, ei pruugi tegelikkus üldse nii murettekitav olla.

Laas ütles, et tulemuspõhise töö korral võtab vastutuse töö eest töötaja ise. “Töötaja tunneb, et teda hinnatakse, tema motivatsioon on kõrge, ta tahab tööd teha ja töö meeldib talle,” lausus ta. “Vähenevad riskid ja hirmud, et töötajad üritavad kuidagi oma ettevõtet või juhte petta.” 

Laas lisas, et töötaja lojaalsus on sel kombel tavapärasest tugevam. “Eriti kehtib see väikeettevõtluses, kus töötajate arv on piisavalt väike, et tegevus oleks läbinähtav,” märkis ta. “Kui töötajaid pole kontoris, on see raske just nendele juhtidele ja organisatsioonidele, kelle ettevõttes on n-ö käsuliini tüüpi või autoritaarset tüüpi juhtimisstiil, mis eeldab kontrolli, tööaja jälgimist ja mõõtmist ning pidevat juhtimist.”

Nii ootavad töötajadki Laasi sõnul juhtidelt juhtnööre igal väikesel sammul, sest vastutus töötulemuste eest on pigem juhtide, mitte töötajate käes. Sellistes ettevõtetes suhtutakse ka kodutöösse skeptiliselt.

Ettevõtluskulude määramisel on Laasi hinnangul endiselt kõige suurem probleem töökeskkonna ohutus. “Töötervishoiu ja tööohutuse seadusest tulenevate nõuete täitmine, näiteks riskianalüüs juhtudel, kui töötaja töötab oma kodus, on õiguslikult reguleerimata,” tõdes ta. “Tööandja ei saa töötaja juurde koju minna, ta saab anda vaid soovitusi, kuidas kodukontor sisse seada või kuidas seal oma tervise eest hoolt kanda.” Laas lisas, et nende praktikas on ka selliseid kokkuleppeid tehtud. “Kas või selged kokkulepped, kuidas haiguste korral töötaja peaks käituma,” tõi ta näiteks.

Targa töökorralduse juures ei vaja töötaja pidevat innustamist, et ta tööd teeks, kiitis Laas. “Juhi rolliks jääb hoopis kontrollida, et suures töö­tuhinas inimene end läbi ei põletaks, oma puhkuste ajal korralikult puhkaks ja haiguste ajal pidevalt tööd tegema ei kipuks.”

Laas lisas samas, et kuni seadus asja kohta suurt midagi ei ütle, peavad ettevõtjad ja tööandjad toimetama oma parema ära­nägemise järgi ja lootma, et see sobib ka inspektoritele.

Kui kallis on kodukontor?

Kodukontoriga kaasnevate kulude suurus tuleneb Laasi sõnul sellest, mis tööga tegu on. “Väga sageli piisab vaid arvutist ja telefonist,” nentis ta. “Sülearvutite ajastul ei tähenda see muud, kui et töötajale töövahendite soetamisel tuleb ette mõelda, et lauaarvutite asemel oleks kõikidel rüperaalid.”

Laas märkis, et kõik muud töövahendid, nagu pastakad, paberid ja muu sellise, saab töötaja võtta endale kontorist. “Harvematel juhtudel tekib ka vajadus printeri järele või kui inimene on rohkem mobiilne töötaja ehk töötab igal pool ja kogu aeg, näiteks kohvikutes, pargipinkidel, maakodus, on oluline ka mobiilse internetipaketi olemasolu,” tõdes ta.

Laasi sõnul ei ole mingeid erisusi kontoritöötajatega võrreldes, kui asi puudutab töötajatele näiteks trenniskäimise võimaldamist. “Eriti kui töö tegemise aeg ei ole mingi arvestatav mõõdik,” rõhutas ta. “See, kas töötaja käib trennis marsruudil kontor-spordiklubi-kontor või kodu-spordiklubi-kodu ei muuda kulude mõttes midagi.”

Motiveeritud töötaja ei mõtle omakasule

Sama puudutab Laasi sõnul ka kliendiõhtusööke. “Kui on mure, kas töötaja läheb õhtusöögile oma pere või kliendiga, siis see, kas ta on sealjuures kodutöötaja, ei mängi mingit rolli,” lausus ta. Küsimus on tema sõnul aususes ja eetikas. “Kui töötaja haaratus oma töösse on madal, siis seda suurem on võimalus töötaja ebaausaks ja tööandjat kahjustavaks käitumiseks, nagu varastamine, kiusamine, petmine, vead töös.”

Laas lisas, et tööpsühholoogid on juba mitu aastakümmet uurinud autonoomia mõju töötajale ja ikka jõutakse järeldusele, et mida suurem on autonoomia, seda suurem on töötaja haaratus ehk siis töötaja tunneb ennast tugevamalt tööandja ja tööga emotsionaalselt seotuna.  

“Võib ju ehk arvata, et kui anda töötajale vabad käes ise oma töökorralduse üle otsustamiseks, kipuvad inimesed seda kiirelt ära kasutama,” lausus Laas. “Tegelikult väärtustavad nad saadud võimalusi väga ning on valmis selle nimel efektiivsemalt tööd tegema ja tööandja ning töötaja omavahelistes suhetes on saavutatud uus ausam, siiram ja võrdväärsem tasand.” 

Kuidas tõmmata piiri era- ja firmakulude vahele ja kas see on väikefirmas keeruline?Hanno Järvet, Jarvet Consulting juhataja

Ettevõtja roll pakub väga erinevaid emotsioone ning nõuab riskitaluvust. Väikeettevõttes on apsakate puhul kahtlusaluste nimekiri väga lühike ning tihti saab need ühe peegliga pildile.

Kindlasti tekib kiusatus otsida viga välistest teguritest ja keerulistest seadustest. Maksud ja surm on teadupärast kaks kindlat asja meie elus ning nende pärast ülemäärane muretsemine varastab kallist aega tulude kasvatamiselt.

Kulude kohta saan nõu raamatupidajalt, kes on seadustega palju lähemalt kursis. Mul on ka võimalus mõneks hetkeks vingunurk lahti teha ja oma muret kurta, kuid sellest tavaliselt midagi ei muutu. Pigem kulutan selle aja turundusele, müügile või tootmisele.

Töörõiva kandmine vabal ajal – maksurisk

Kui tööandja ostab töötaja soliidse esindusülikonna, võib see olla maksurisk. Niisuguste esinduskulude puhul tuleb lähtuda tulumaksuseaduse paragrahvist, mille alusel on ettevõtlusega seotud kulutused need, mis on tehtud ette­võtlustulu saamise või ettevõtluse säilitamise või arendamise eesmärgil, märkis OÜ 1Office Eesti pearaamatupidaja ­Ketlin Suurväli. Nimelt on tegu erisoodustusega.

Suurväli lisas siiski, et küsimusele saab läheneda mitmeti. “Kui tööandja esitab oma töötajatele nõudeid tööl kantavate riietuse kohta, näiteks peavad töötajad klientide juures käima soliidses riietuses, mida ei saa käsitleda töö- või kaitseriietena, peab ta arvestama kulu tegemisel maksukohustusega,” selgitas ta.

Kui tööandja hüvitab nii-öelda soliidse riietuse soetamise kulud või tasub ise nende eest, on tegemist tööandja poolt töötajale rahaliselt hinnatava hüvega, mida käsitletakse erisoodustusena.

Suurväli märkis, et kui tööandja näeb ette näiteks teenindussaalides, salongides või muudes sellistes kohtades teenindajate ühtse riietuse, mida kutsutakse ka nn firmariietuseks – kostüümid või ülikonnad, pluusid, vestid vms – mida kasutatakse üldjuhul tööl, kuid mida on töötajatel võimalik kasutada ka väljaspool tööaega, tuleb lähtuda tulumaksuseaduses kirjutatud põhimõttest.

“See tähendab, et tööandjal tuleb määrata proportsioon tööriiete ettevõtluses kasutamise ja isikliku tarbimise vahel,” ütles Suurväli. Kui töötaja tasub ise isikliku tarbimise osa eest, siis maksukohustust ei ole, kui seda teeb tööandja, on tegemist erisoodustusega.

Kui tööandja tagab, et riietust kasutatakse ­ainult töö­kohas, näiteks vahetavad töötajad enne töökohale asumist oma riided tööriiete vastu ja pärast tööaja lõppu jälle tagasi, maksuriske ei ole.

Komandeeringutasudest rääkides märkis Suurväli, et töö­lepingu seaduse alusel on töötajal õigus nõuda välislähetuse päevarahade ning töölähetusega kaasnevate kulude hüvitamist kehtestatud tingimustel ja alammääras, kui pooled ei ole kokku leppinud hüvitamist suuremas määras. “Komandeeringutasusid saab määrata ka juhatuse liikmele,” lisas ta.

Autor: Ketlin Rauk, kaasautor

Hetkel kuum