13 juuli 1997

Soovitused arhiivikorrastajale

- Vaata, mis riiulitel on. Ära alusta teoreetiliste plaanide tegemist, see ei anna tulemusi. Puhasta riiulid luuavartest, lambijalgadest ja mittevajalikust paberipahnast. Kui sa ei tea, milline on paberipahn, pöördu asjatundjate poole.

- Esimene seadus arhiivikorrastajale on dokumentide arvelevõtmine-inventeerimine. Arvestuskaardile märgi dokumendi liik, koostaja ja koostamise aeg. Kui arhiivis on mitme asutuse dokumente, siis võetakse need arvele eraldi (Kennelklubi ja Jahimeeste Seltsi dokumendid ei kuulu ühte fondi, kuigi sekretäriks võib olla sama isik). Eri arhiivimoodustajad süstematiseeritakse, korrastatakse ja säilitatakse eraldi.

- Alusta arvele võtmist dokumendist ja tutvu iga toimiku sisuga. Ära usu pealkirju, ka kuldtähtedega kirjutatuna ei pruugi pealkiri vastata sisule.

- Lahtine materjal süstematiseeri sisu või, kui see pole võimalik, siis kronoloogiliselt ja paiguta kaante vahele ning võta arvele.

- Jaga materjalid tähtsuse järjekorras: üldkoosoleku protokollid; juhatuse koosoleku prottokollid; komisjonide koosolekute protokollid jne.

- Märgi dokumentidele säilitustähtajad. Kui sa seda ei oska, pöördu spetsialisti poole.

- Kui loetelu on valmis ja säilitustähtajad kinnitatud, eralda hävitamiseks säilitustähtaja ületanud materjalid.

- Tee loetelusse märkused eritingimuste kohta (kasutamine piiratud, ei kuulu üleandmisele riiklikule säilitamisele jne).

- Süstematiseeri nüüd kaardid ja sa mõistad, miks oli vaja ruuminurgas ebamäärane paberihunnik lahti arutada.

- Alla 10aastase säilitustähtajaga dokumentidele ei ole vaja nimistut koostada. Need seotakse aastate kaupa pakkidesse.

- Ära hakka looma mingit uut «head» paigutussüsteemi, vaid süstematiseeri dokumendid nimistu järgi ja aseta riiulitele.

Sellist arhiivikorrastust tuleks teha vähemalt kolme aasta järel, et ei peaks lahti arutama kümnete aastate paberihunnikuid.

Hetkel kuum