Ka e-kirjad on dokumendid

E-posti kasutatakse palju, selle liikumist on erinevalt tavapostist võimalik tagantjärele kontrollida ja registreerida: millal mida saadeti ja kellele. Kõiki kirju pole kindlasti mõtet alles hoida, ainult ametlikku ja olulist.

Päris ametlik kirjavahetus ja lepingute sõlmimine elektroonilisel teel ei saa käia, sest Eestis ei kehti veel elektrooniline allkiri. Näiteks Ühispank kasutab e-teed peamiselt klientide probleemidega tegelemiseks. Muud dokumendid liiguvad paberil.

Kirju kui dokumente säilitatakse aastaid ? kuldsed sõnad ?mida vähem sa oma tegevusest paberile jälgi jätad, seda parem? ei tundu enam nii kuldsed, kui hiljem on mõni hädavajalik kokkulepe kaustast puudu.

Tehnikaajastul ei käi aga kogu kirjavahetus paberil. Üha enam dokumente on elektroonilised: kokkulepped, otsused, käskkirjad jms. Tõsi, lepingud veel mitte, aga kaugel pole seegi aeg, mil Eestis digitaalne allkiri kehtima hakkab. Kuidagi tuleb ka e-kirjad sorteerida ja arhiveerida.

Üks variant on vajalikud kirjad välja printida ja samamoodi kaustadesse panna nagu paberkirjavahetuski. Võib ka luua elektroonilise andmebaasi ning e-kirjad sinna salvestada. Mõlemal juhul peab sekretäril olema ligipääs juhi elektronpostkastile.

Teiste pääs juhi elektronpostkasti on firmasisese kokkuleppe küsimus. Sekretäri kursisolek juhi e-postiga hõlbustab ka juhi tööd, näiteks on siis tema päevaplaani puudutavad kirjad sekretärile kättesaadavad.

Juhi abi juurdepääs ülemuse inbox?ile Eesti Ühispangas sõltub panga kantselei juhataja Signe Saareoja kinnitusel juhist. ?Mõne postkast on dubleeritud ning juhi abi sorteerib kirjad ära: osa saadab edasi juhile ning teised suunab ta nende postkasti, kelle pädevuses antud küsimus on,? kirjeldab kantselei juhataja süsteemi. ?Kuid on ka neid juhte, kes ise oma posti vastu võtavad,? lisab ta.

Saareoja sõnul registreeritakse Ühispangas e-kirju üldiste dokumentide registris, paberil. Lisaks kehtib nõue, et olulisemad dokumendid dubleeritakse tavaposti teel paberile ja varustatakse osapoolte allkirjadega.

EM-Internationali nõukogu esimees Tiit Elenurm on seda meelt, et ettevõttes peaks võrdsetel alustel kohtlema nii faksi, tavaposti kui e-teel toimivat infovahetust. ?E-postile peaks lähenema samuti kui paberile ? et sekretär töötab kirjad enne juhti läbi. Vahet ei ole, kas info tuleb faksi, kirja või e-postiga,? ütleb Elenurm. ?Et elektrooniline infovahetus süsteemselt paika panna, oleks paika vaja panna ka kogu infoedastamise ja säilitamise süsteem ettevõttes. E- ja paberdokumente peaks säilitama koos, ühtse tervikuna,? on Ele-

nurme arvamus korralikust kirjade arhiivist.

Elenurm lisab, et olulisemad elektronkirjad-kokkulepped tuleb välja printida ja käsitleda nagu paberdokumenti: kausta panna ? hoolimata üldisest tehnikaajastu liikumisest paberivaba kontori suunas. Ka Tiiu-Reet Kõrveni raamat ?Dokumendihalduse? õpetab, et kõik kontorisse saabunud dokumendid, nii tavalise, käsi-, e-posti või faksi teel tulnud, tuleb registreerida ühtemoodi.

Kui kirju säilitada arvutis, peab selleks olema kindel süsteem ning olulistest dokumentidest varukoopiad juhuks, kui mõni viirus andmebaaside ligi saab. Turvaprobleemid on e-kirjade arhiveerimisel samad mis muude dokumentide digitaalsel säilitamisel ning siin on enamasti ettevõttel oma süsteem olemas.