Projektijuhti aitab terviklik projektijuhtimise süsteem

Enamasti piirdub projektijuhtimise tarkvara osa projektiplaani väljatöötamisega või äärmisel juhul plaani täiendamisega. Samas on projekti edukuses olulisem roll ülesannete täitmisel ja täitmise kontrollil ehk elluviimisel. Selleks käepärast lahendust naljalt ei leia.

Võib kirjutada pikki artikleid ja mitmeid raamatuid erinevatest projektijuhtimise strateegiatest ja meetoditest. Samas ei anna need raamatud käegakatsutavat hooba. Kuidas saavutada tulemus tähtajaks? Projekti elluviimine on oodatud tulemuse saavutamiseks sama oluline kui realistlik plaan. Ülesannete andmine ja täitmise kohta tagasiside saamine on tihtipeale kas juhuslik või vähemalt mitte eriti süsteemne.

Parimaks võimalikuks lahenduseks on võtta kasutusele terviklik süsteem projekti täitmise tagamiseks. Sel juhul saab projektijuht endale mugava vahendi esialgse plaani jaotamiseks ja delegeerimiseks ning jooksva ülevaate ülesannete täitmisest. Sel juhul on kõik töörühma liikmed ka selgelt informeeritud ülesande sisust ning tähtaegadest. Samuti on võimalik anda ja saada operatiivinfot, muuta tähtaega ning pidada ajaarvestust.

Mida annab kasutajale ülesannete andmise ja kontrolli süsteem? Nagu nimetusestki selgub, on selle eesmärgiks kontroll ülesannete andmise ja täitmise üle. Võimalik on igakülgne aruandlus erinevate nurkade alt, näiteks saab teada kõik täitmata ülesanded antud projektis, samuti ülesanded, mille täitmisel on ületatud esialgset mahtu vms. Tarkvara on integreeritav kalendrisüsteemiga, mis loob lihtsa võimaluse töösolevatest ülesannetest ülevaate saamiseks. Võimalik on kasutada ka kliendimoodulit, mis annab lõppkliendile ülevaate tema projekti seisust. Tulemuse kvaliteeti mõjutab nii projektijuht kui täitja.

Mugava ja selge infovahetuse tulemusena on õigeaegselt ja piisavalt informeeritud kõik töörühma liikmed. Kõik nad saavad aru ülesannete seotusest ning seostest. Samuti on nad kursis enda kulutatud tööajaga ning saavad teha nädala- ja kuuplaane. Projektijuhi läbiviidavad koosolekud muutuvad seeläbi konstruktiivseks, sest enam ei anta detailselt aru tehtust, vaid arutletakse ainult probleemkohtade üle ja püütakse leida lahendusi nende mureküsimuste leevendamiseks.

Kuidas aga tuleks edasi toimida? Projekte on ilmselt nii palju, kui on erinevaid vajadusi ja tegevusvaldkondi. Neid ühendab tihti vaid vajadus jaotada ressursse ja tagada ülesannete täitmine seatud tähtajaks. Projekti täitmise süsteem annab vahendi töörühma igapäevaseks juhtimiseks ning vähendab rutiinse töö mahtu.