Veohinna kalkulaator - uus töövahend logistikas

Veoteenuse hinna teadasaamiseks on mitu võimalust. Näiteks saab teenusepakkujalt vedu kirjeldades konkreetse saadetise kohta hinda küsida kas telefonis või e-postiga või teenusepakkuja kodulehel.

Teisalt saab ise hinnakirjades näpuga järge ajada ning sobivaima üles leida. Viimase variandi miinus on muidugi, et hinnakiri ei ole kõige viimasemate andmetega ning hinnad tegelikult ei kehti. Samuti ei pruugi seal sisalduda mitmesugused lisatasud.

Balti Logistika töötas nii klientide kui ka enda töö lihtsustamiseks välja kalkulaatori. Muuta saab Exceli-põhises programmis kolme näitajat: lähte- või sihtkoht, kauba maht kuupmeetrites ja kauba kaal kilogrammides.

Nende kolme numbri põhjal arvutab programm välja lisaks veohinnale ka sobivaima teenuse konkreetse saadetise jaoks. Viimane selgub keskmise veoaja ja hinna kõrvutamisel, klient saab valida sobivaima teenuse oma veoks.

Samuti näitab programm, milliseid lisakulusid, näiteks kütuse lisatasud, veoteenuse hinnale teenuse lõpphinnaks juurde tuleb. "Kalkulaatoriga näeb hinna ülesehitust ehk klient ei pea ise erinevatest kildudest lõplikku hinda kokku hakkama arvutama," selgitab Balti Logistika arenduskonsultant Magnus Lepasalu.

Kalkulaatorit saavad kasutada Balti Logistika kliendid, kes transpordivad saadetisi aktiivselt eri lähtekohtadest eri transpordiliikidega. Programm seadistatakse vastavalt kliendi vajadustele ja tarnetingimustele ehk talle valitakse programmi valmis nii impordil kui ka ekspordil vajalikud siht- või lähtekohad, nende põhjal arvutab programm kliendile vajalikud numbrid-näitajad.

Ekspordi puhul puudub veovõimaluste valikust vaid õhk-meri lahendus, sest see teenus toimib Lepasalu sõnul vaid impordil Eestisse. "Lähte- ja sihtkohti on lõputult ja neid saab lisada vastavalt kliendi tarnijate hulgale," lisab Lepasalu.

Teenusepakkujale ja kliendile tähendab kalkulaator lihtsamat tööd ja ajasäästu, väidab Lepasalu. Kui enne kalkulaatorit kasutuselevõttu pidi klient hinna teada saamiseks helistama, siis kalkulaatorit kasutavate teenuseostjate puhul jääb see kommunikatsiooniaste ära.

"Kalkulaatori tegime klientidelt kogutud tagasiside ja kogemuste põhjal," selgitab Lepasalu programmi vajalikkust.

Praegu kasutab kalkulaatorit kümmekond klienti, neist aktiivselt pooled.

Eforele tehtud kalkulaatoriga saab arvutada transpordihindu kahest Hiina piirkonnast - Tianjin ja Jiangsu. Saadetiste kaal jääb tavaliselt vahemikku 300 kg kuni 800 kg.

Kalkulaator annab selge ülevaate, millised transpordikulud on kauba ostmisel Hiinast ja milliseid erinevaid variante on meil võimalik kasutada. Enne kalkulaatori kasutamist tegin päringu transpordifirmadele või võrdlesin kaupa mõne muu saadetisega sellest lähtepiirkonnast.

Veohinna päringu protsessis on erinevus varasemaga võrreldes see, et kalkulaatoriga on hind kohe selge. Võin kasutada ka Balti Logistika konkurentide hinnapakkumisi, kus tuleb varuda endale 5-15 minutit, et hind kokku lüüa. Balti Logistika transpordiarve hinna kontrollimine on tänu kalkulaatorile lihtsamaks muutunud. Olukord on kümme sammu paremuse poole, kuna selle abivahendiga võin võrrelda Balti Logistika konkurentide teenuste hindu.

Kalkulaatoril on ka mõned nõrgad kohad. Kasutajal peaks olema võimalus muuta lõpphinna valuutat ehk lisaks Eesti kroonile võiks olla lisatulp, kuhu süsteem arvutab väärtuse vastavalt sisestatud kursile, näiteks soovin teada hinda USA dollarites või eurodes. Arvutuste vahe hinnad võiks saada ka konverteerida mõnda muusse valuutasse, näiteks: lennutranspordil "Lisakulud lähteriigis kokku" tulbale lisatulp.

Tugevustena toon välja hinna arvutamise kiiruse ja lihtsuse, nelja erineva variandi võrdluse kiirus ja lihtsus ehk aja ja hinna suhe kohe graafiliselt esile manatav. Samuti on lihtne arvutusvalemit kontrollida etappide kaupa, võtan hinnapakkumise ja vaatan kõik kulud eraldi üle, kui soovin, ja võrdlen kalkulaatori Exceli vastavalt leheküljelt.

Kasutan ka mitmete teiste transpordifirmade teenuseid ja analoogset kalkulaatorit ei ole veel pakutud. UPSi kulleril on internetipõhine transpordi hinna arvutamise keskkond ja püüdsin seda eile just kasutada. Asi toimib lihtsalt USA linnanimedega, kuid Eesti oli kahjuks piirkond, kus tuli lisada postiindeks. Nii väitis lehekülg.

Tegin proovi, aga kasu ei olnud. Süsteem väitis, et pole võimalik antud keskkonnas siiski soovitud hinnapäringut teostada.

Oletan, et analoogseid lahendusi võib olemas olla ka teistel firmadel, aga need on võib-olla kasutamiseks ainult firma enda töötajatele.

Kalkulaatori täiustamine käib ikka kasutajate ja teenuse osutaja vahelise koostöö tulemusena. Oma ideed, mis ma ka siin välja tõin, olen juba tegelikult teenusepakkujale esitanud. Seega käib aktiivne infovahetus teenusepakkujaga.

Hinnakalkulaatorit saab kasutada tarneahela juhtimise abivahendina. Vajaliku info saab oluliselt kiiremini kätte. Saadud info on selge ja konkreetne - erinevad lahendused, nende maksumus koos erinevate kulukohtadega ja transiidiaeg on kõik selgelt välja toodud.

Varem tuli hindu küsida kas e-posti või telefoni teel ning tuli arvestada lühema või pikema vastuse ootamise ajaga. Võrreldes varasema ajaga, on veohinna teadasaamise protsess lühem, kuna ei pea ilmtingimata kontakteeruma transpordiettevõtte esindajaga ning vajadusel saab infot hankida ka töövälisel ajal.

Tugevuseks on kasutamise lihtsus. Kalkulaator on abiks olemasolevate, juba väljakujunenud lähtepunkide kohta info saamisel. Ent uute veosuundade tekkimisel ei tööta abivahend nii operatiivselt, kuna vajab Balti Logistika eelnevat täiendamist.

Täiustada saaks kalkulaatorit ka. Näiteks võiks seda internetis kasutada saada, oleks lihtsam infot hallata ja see tagaks värsked andmed. Samuti võiks kalkulatsioonid siduda konkreetse kliendi kontoga.

Minule teadaolevatel andmetel teised ekspedeerijad analoogset lahendust ei paku.

Otseselt klientidele me sellist kalkulaatorit ei paku, kuid firmasiseseks kasutamiseks ekspedeerijatele ja müügiinimestele on meil samalaadne olemas. Kui suuremad kliendid küsiks, siis nad saaksid ka seda kasutada. Veel ei ole selleks soovi avaldatud ning kliente rahuldab lahendus, kus ta suhtleb konkreetse DHLi müügiinimese või ekspedeerijaga ja saab nii vajaliku info.

Samuti on püsiklientidel lepingutes teatud perioodideks fikseeritud hind ning pole põhjust seda üle küsida.

Teisalt on selle kalkulaatori kasutamine keeruline, sest veohinnad muutuvad tihti ning peaks pidevalt kalkulaatorit korrigeerima. Hinnad aga muutuvad eri liinidel erinevalt ja eri aegadel ning info ajakohastamine võtab aega, see tähendab, et kalkulaatoriga ei pruugi kõige värskemat infot saada.

Meil on endal ka analoogse kalkulaatori mõte peast läbi käinud, teostuseni pole küll jõudnud.

Kliendi jaoks on kalkulaatoriprogramm kahtlemata mugavam kui igasugused hinnatabelid, mida ka palju hinnainfona üles riputada armastatakse. Samas ei anna hinnakalkulaator täpset ja lõplikku hinda, pigem on võimalus hindade võrdlemiseks.

Meie pakume kliendile võimalust teha hinnapäring meie kodulehe kaudu. Kuid oleme täheldanud, et enamasti kasutavad kliendid ikkagi n-ö vanamoodsaid kanaleid hinna teada saamiseks - telefoni või siis e-posti.

Arco Transport ei kasuta sellist lahendust, sest ei pea seda vajalikuks. Nimelt kõiguvad veohinnad oluliselt aasta jooksul ehk jäik kalkulaator ei annaks konkreetsel hetkel kehtivaid hindu.

Kuna püsiklientidega on tehtud lepingud teatud perioodideks ja hinnatase fikseeritud, ei ole neil ka põhjust hindu pidevalt üle küsida. Juhuklientide kodulehe kaudu esitatud hinnapäringuid aga käsitleme juhtumipõhiselt ja vastavalt sellele teeme hinnapakkumise. Samuti on elu näidanud, et klient on praeguse lahendusega, kus ta ise küsib, rahul.

Küll oleks selline hinnakalkulaator väärtuslik, kui saaks võrrelda ühtede parameetrite järgi näiteks erinevate teenusepakkujate baasveohindu. See oleks samalaadne lahendus nagu autode kindlustuseks mõeldud e-kindlustus.

Suuremad logistikaettevõtted on lisaks põhiteenustele välja töötanud e-teenuseid, mis säästavad aega ja võimaldavad klientidel näiteks jälgida oma saadetiste asukohta reaalajas.

E-teenused võimaldavad kliendil esitada kauba saatmiseks tellimus, jälgida saadetise liikumist ja veoaegade graafik aitab välja arvutada kauba uksest ukseni kuluva aja üle Euroopa.

Elcoteq Tallinn AS kasutab transpordis e-teenustest põhiliselt saabuvate lennusaadetiste jälgimist transpordifirmade kodulehel oleva jälgimissüsteemi abil, samuti koostavad väljuvatele kullersaadetistele elektroonilisi saatelehti ning maksu- ja tolliameti e-transiidi rakendust väljastpoolt Euroopa Liitu saabuvate kaupade maaletollimisel.

ASi Elcoteq Tallinn logistikajuhi Erik Raitviiru sõnul on e-teenused kasulik täpse informatsiooni kättesaadavuseks, sest pole vaja saata päringuid saadetiste asukoha kohta ja oodata neile vastuseid. "Pole vajadust täita käsitsi saatelehte ning osa kullerfirmade puhul toimub saatelehe sisestamise järel kulleri automaatne tellimine saadetise lähtepunkti," rääkis ta.

Samuti välistab e-teenuste kasutamine vajaduse iga saabuva saadetise puhul täita paberdeklaratsioone ja käia tollipunktides, et vabastada kaup kasutamiseks. "E-transiidi rakendus on meie jaoks äärmiselt oluline ja kasulik. Antud juhul on tegu maksu- ja tolliameti loodud riigipoolse hästi toimiva teenusega ettevõtetele," ütles Raitviir.

Combidek Logistika OÜ esitab digitaalselt tollideklaratsioone. See süsteem on eelkäijaks järgmisest aastast jõustuvale paberivabale tollideklaratsioonidele. "Digitaalse deklaratsioonide esitamise pluss on see, et teenus on kliendile kiirem ning võimaldab deklareerimist ka peale ametlikku tööaega," rääkis ettevõtte juhataja Ojari Paas.