Eduka koosoleku viis reeglit

Kontor  Foto: epa
Pille Ivask • 8 jaanuar 2017

Väljaanne Entrepreneur kirjutab, et koosolekuid peetakse sageli nende pidamise pärast, mistõttu on devalveerunud ka koosolekute mõiste.

Inimeste töötempo ning tööharjumused muutuvad, mistõttu võib koosolekute pidamine tunduda tüütu ajaraiskamisena. Seetõttu peaks koosolekuid kokku kutsuma üksnes äärmisel vajadusel ning sel juhul peaksid need olema täpselt struktureeritud ning samal ajal piisavalt lühikesed. 

Püstita selge eesmärk. Kuna koosolekud võivad paljudele töötajatele tunduda pigem tüütuna, tasub töötajate motiveerimiseks välja mõelda koosoleku selge eesmärk ning paika panna, mida koosoleku tulemusel täpselt saavutada tahetakse. Kui koosoleku korraldaja ei suuda selle eesmärke ning oodatud tulemust enda jaoks välja mõelda, on selge, et koosolekut pole mõtet korraldada.

Kutsu vaid valitud. Kuigi üldiselt arvatakse, et koosolekutel peaksid osalema kõik töötajad, selgub, et sellel pole tegelikult mõtet. Koosolekutel peaksid osalema siiski vaid need inimesed, kes on käsitletavate teemadega otseselt seotud ning kes on seega koosolekule aktiivselt kaasatud. Samuti, mida rohkem inimesi koosolekul osaleb, seda väiksem on iga osaleja vastutus ning seega kipub hajuma ka osaliste tähelepanu. Kokkuvõttes aitab koosolekul osalejate arvu vähenemine kaasa selle efektiivsemaks ning lühemaks muutmisele.

Ole ajaliselt täpne. Nii nagu koosolekute eesmärk ning kava peaks olema väga täpselt paika pandud, tuleks olla ka ajalises arvestuses punktuaalne. Lisaks konkreetsetele teemadele peaks eduka koosoleku korraldaja paika panema ka aja, mitu minutit ühe või teise probleemi lahkamisele kulub. See tekitab kohalolijais tunde, et nende aega kasutatakse targalt ning koosolek läheb tõepoolest asja ette.

Julge võtta vastutus. Edukas koosoleku korraldaja võtab juhtimisohjad kohe koosoleku alguses enda kätte ning juhib seda nii sisuliselt kui ajaliselt kuni lõpuni välja. Kuigi koosolekul peaksid osalema kõik asjaosalised ning igaühel on õigus sõna võtta, ei tohiks koosoleku korraldaja juhtohje käest lasta.

Muuda sõnad tegudeks. Väljaanne Entrepreneur soovitab, et iga koosolek võiks lõppeda kokkuvõttega ning meeldetuletustega, mis oli koosoleku eesmärk ning mis on koosolekul osalejate ülesanded pärast kohtumise lõppu. Kaval oleks koosolekute lõputeemad üles võtta järgmisel koosolekul, sest nii tekib osalejail moraalne kohustus oma ülesannetega võimalikult kiiresti tegelema hakata.

Väljaanne sõnab lõpetuseks, et koosolekute pidamine on tegelikult üks efektiivsemaid viise äri juhtida. See võimaldab asjaosalistel lävida, oma ideid tutvustada ning samas avaldab neile ka survet oma kohustusi täita.

Hetkel kuum