Kas keskpärane pidu või preemia?

Enne veel aga, kui firmapeo eelarvet kokku panema ja pidu korraldama hakata, on oluline läbi mõelda, miks ja kellele seda tehakse - kas eesmärk on puhkus, pidutsemine, suhete loomine, toote tutvustamine vms. Lihtsana näiv peo eesmärgi püstitamine on sageli viimasejärguline, mistõttu ei õnnestu ka pidu. “Vahel ootavad inimesed paari vaba päeva või 100 eurot preemiat ehk rohkemgi kui keskpärast pidu,” tõi R & Reede OÜ tegevjuht Avo Hein välja tõsiasja.

Et firmapidu ei kujuneks keskpäraseks ja selle eelarve mäekõrguseks, tuleks peale eesmärkide paikapanemist mõelda OÜ Persoonibrändi Agentuuri juhi Liisi Toomi sõnul mõelda järgmises järjekorras. Esiteks inimeste arvu peale, mis mõjutab oluliselt ruumide valikut ja kulusid toitlustusele. Seejärel, kui pikk on peo kestus, milline saab olema programm, kas üritusele on vaja transporti, ruumide dekoreerimist, kuidas toimub teavitamine, milliste inimeste teenuseid peol vaja läheb jne.

Planeerimine võiks alata juba aasta varem

Nende paikasaamisel saab alustada juba allhangete sõlmimist, mida võib olla sõltuvalt sündmusest 10-80. “Kui ostetakse ainult hinda, siis see, kes pakub näiteks toitlustajatest või õhtujuhtidest kõige odavamat hinda ei saa üldjuhul olla kõige parem,” tõdes üritusturundusfirma Kuusk OÜ juht Aivar Kuusk. Et kirjust valikust parim leida, tasub tema sõnul enne kokkuleppeid küsida referentse, mis annavad koostööpartnerist päris hea pildi.

Peo planeerimine võiks alata sõltuvalt firmast pool aastat kuni aasta ette, et jõuaks panna kinni hea peokoha ja sõlmida kokkulepped teenusepakkujatega, ettevalmistused ja pisidetailide paikapanek võib toimuda kuu kuni paar enne peo toimumist. Kui tegu on rahvusvahelise sündmusega, võiks alustada isegi rohkem kui aasta varem. 

Varane planeerimine on kasulik seetõttu, et võimaldab lisaks parimate pakkumiste saamisele hoida kokku ka raha, sest viimasel minutil küsitakse teenuste eest tavaliselt kallimat hinda. “Meil on sellest aastast kogemus, kus broneerides kliendile ruumid kuu aega varem, saime need oluliselt parema hinnaga kui tavaliselt,” tõi Hein näite. Toomi sõnul ei tasuks aga soodustustele liialt lootma jääda, ja seda veel eriti tipphooajal, suvel või jõuludel.

Keskmiselt 100 eurot külalise peale

Keskmiselt tasuks peo eelarvet koostades arvestada ühe inimese peale kuluvaks summaks umbes 60-100 eurot, millele lisandub käibemaks. “25 euroga inimese kohta saab näiteks õhtusöögi mõnes lihtsamas restoranis, küll võib jääda sellest väheks, et esinejaid kutsuda või kingitusi teha,” selgitas Toom.

Suurimaks kokkuhoiukohaks on Aivar Kuuse ja Avo Heina sõnul hoiduda hotellidest ja restoranidest. Samas sobivad need suurepäraselt, kui minna näiteks 10-liikmelise kollektiiviga õhtust sööma, ruume ja artiste rentimata.

Samuti saab oluliselt hoida kokku peo kestvuse arvelt. Pidu ei pea tingimata kestma 6-7 tundi. Lühemate pidude korral vähenevad toidukogused ja ka programmile kulub väiksem eelarve. Kasutada võib ka müügibaari, mis viib kulud väiksemaks, tõi Hein näite. “On firmasid, kus on tihe kultuurielu - on oma bänd, aktiivsed tantsijad vmt. Kasutades neid firmapeol esinejatena, on kindlasti korralik kokkuhoid. Kusjuures kolleege laval näha on alati positiivse vastukajaga,” rõhutas Hein. Liisi Toomi sõnul saan kindlasti kokku hoida ka kõiksugustelt lisaväärtustelt, alates ruumi disainist ja lõpetades kingitustega.