Kaota mõttetud koosolekud
Mis peaks olema teisiti, kui koosolek lõpeb? Vastuse leidmine sellele küsimusele on iga eduka koosoleku läbiviimise võti, kirjutab juhtimisnõustaja Hanno Järvet.
Pahatihti on koosolekute päevakorrapunktid üldised teemakirjeldused ilma lõpptulemuse sõnastamiseta. Nii saabki pikale venivat jutupuhumist katkestada ainult suvaliselt valitud kellaajapiiranguga. Ainuüksi ajapiirangu ja tegevuse kirjelduse abil ei saa aga olla kindel, et arutelu on eesmärgipärane. Saame ainult olla veendunud, et koosoleku kestvus on “õige”.
Koosolek on vahend, mitte eesmärk
Koosolek on vahend millegi saavutamiseks. Nii arutatakse iganädalastel müügikoosolekutel tihti klientide probleemide ning uute ja vanade klientide lisamüügi üle. Sobilik lõpptulemus võiks olla näiteks kokkulepe plaanitud tegevuste kohta olemasolevate ning uute klientide asjus. Kindlasti ei tasu alustada ühtki uut ega korduvat koosolekut ilma, et on kokku lepitud soovitud tulemustes.
Arusaadavalt on lõppeesmärgini jõudmiseks tarvis läbida mitmeid vaheetappe. Soovitav on needki eelnevalt valmis mõelda ja kirja panna. Kui seda ei ole võimalik ilma osalejate panuseta teha, tasub koosoleku alguses vaheetappides ühiselt kokku leppida ja need kirja panna.
Kui koosolekul osalejatel pole selget ülevaadet, kui kaugel mingi protsess parajasti on, siis on kerge raisata väärtuslikku aega eri punktide vahel edasi tagasi pendeldades.Kui kõikidel on selge ülevaade asjade seisust, hoiab see oluliselt kokku nii aega kui ka energiat.
Peab olema selge, mida keegi teeb
Kolmas oluline põhimõte efektiivse koosoleku läbiviimiseks on rollide paikapanemine. Kui iga osaleja teab, mida ja miks temalt oodatakse, oskab ta selle kohaselt panustada ning nii saab vältida koosolekul osalejate hulga paisumist.
Mõnikord on pärast koosolekut mulje, et teine osakond on meie ettepanekutega nõus ning valmis oma ressurssidega järgmisel nädalal panustama, kuna Pille teisest osakonnast osales ja ta ei vaielnud vastu. Pille ei olnud aga teadlik, et ta esindas tervet osakonda ning et sellest mingeid tagajärgi tekib. Rollide paikapanemine aitab selliseid segadusi vältida.