Apsud kummitavad professionaalegi

Kus on palju inimesi ja palju tehnikat, seal ikka juhtub midagi. Professionaalne konverentsikorraldaja aga oskab oma kogemuste pagasile toetudes ja kiiret reageerimisvõimet appi võttes kriitilised olukorrad lahendada nii, et kõrvaline pilk ärevast hetkest aru ei saagi, või kui saab, siis naerdakse koos.

Kõige suuremat peavalu tekitavad konverentsikorraldajatele esinejad, kes tulemata jätavad. Korraldajaid, kes tavaliselt hommikust saadik konverentsipaigas askeldavad, ei aita paraku kokkulepitud ettekandja hommikune e-kiri, kus esineja annab teada, et ta ikka ei saa täna tulla. Ometi selliseid asju juhtub ning korraldajad peavad olema pidevalt valmis esinejaid asendama või osalejatele ärajääva ettekande muul moel kompenseerima. Ärevust tekitavad ka ettekandjad, kelle elutempo on nii kiire, et esinema saabutakse mõneminutilise täpsusega otse lennukilt. Nii ei jää korraldajatel üle muud kui paluda kõige kõrgemalt soodsat lennuilma ning viperusteta reisi.

Juhtub, et segamini aetakse konverentsi toimumispaik. Nii mõnigi esineja, kel ees ettekanne näiteks Olümpias, otsib õiget saali taga Radissoni hotellis. On nähtud ka külalisi, kes end mõnusalt sisseseadnuna on sunnitud veerand tunni pärast püsti tõusma, sest konverentsil käsitletav teema on tema jaoks võõras ja vale. Kohtade segiajamisest pole pääsenud korraldajad isegi. Kui ikka aastaid on korraldatud konverentse Sakala keskuses, siis on algul raske meeles pidada, et keskus remondis ja sinna asja pole.

Närvesöövad on Äripäeva Kirjastuse arendusjuhi Mari Kõlli sõnul ka tehnikaga seotud hetked. Näiteks olukorrad, kus esineja tellib ettekande vormistuse reklaamibüroost, mis kasutab seejuures palju animatsiooni. Kui kohvipausi ajal selgub, et sülearvuti jõudlus võimsast ettekandest üle ei käi, siis halvimal juhul võib uhke presentatsioon näitamata jääda.

Mustima stsenaariumina ähvardab konverentsikorraldajaid pikaajaline elektrikatkestus. Mitmed korraldajad on kogenud seda, kui elekter kaob ja tuleb tagasi, aga mida teha siis, kui see kaob ja tagasi ei tulegi. Eesti Konverentsikeskuse juhatuse esimees Urmas Kõiv on selleks tarbeks uurinud kindlustusfirmadeltki, kas keegi pakuks kindlustuskaitset. ?Aga neil ei ole sellist toodet,? laiutab Kõiv käsi. Kui olekski, siis oleks see ilmselt nii kallis, et konverentsikorraldaja seda enam ei tahakski.

- Aastaid tagasi pidi Äripäeva IT-seminaril ettekandega esinema arvutiguru Peeter Marvet. Tund aega enne tema esinemist helistas korraldaja talle igaks juhuks ja küsis, kaugel esineja juba on. Selle peale vastas Marvet: ?Mari, ma olen Soome lahe kohal helikopteris.? Selgus, et esineja oli päevad sassi ajanud. Kiiresti helistas Marvet IT-asjatundja Linnar Viigile, kellelt sai nõusoleku kohe teda asendada. Linnar Viik pidas huvitava ettekande ning Peeter Marvet kirjutas oma pidamata ettekande põhjal pärast essee, mis saadeti hiljem e-postiga kõigile konverentsil osalenutele. Korraldajad said siit õppetunni, et alati tuleb kõik asjad enne konverentsi üle korrata ja mitte ainult üks kord. Nüüd helistatakse Äripäeva Kirjastuses esinejatele meeldetuletuseks juba eelmisel päeval.

- Viimasel Tartu juhtimiskonverentsil pidi viimase ettekande pidama päästeameti direktor Mati Raidma. Ette oli nähtud, et kui Raidma oma esinemise lõpetab, siis hakkab saali tulema tossu, tööle lülitub tuletõrjesignalisatsioon ning rahvas juhatatakse majast välja bussidesse. Bussid pidid osalejad viima raudteejaama, kust rongiga oli plaanis sõita Elvasse meeskonnatöö harjutustega konverentsi jätkama. Ootamatult hakkas signalisatsioon tööle ja suits saali tulema enne õiget aega ? juba Mati Raidma ettekande algusosas. Rahvas lahkus saalist ja ettekanne katkes. Bussid olid ees ja osalejad viidi raudteejaama, kuid rongi varem ette tellida polnud võimalik ning korraldajatel tuli nuputada, kuidas täita pool tundi tühja aega. Õnneks oli korraldajatel kaasas ruupor ning otsustati, et Mati Raidma jätkab oma ettekannet perroonil. Pilti küll näidata polnud võimalik, aga ettekanne sai peetud ja aeg täidetud.

- Eelmine reklaamikonverents Wazzap toimus Tselluloosi Vaba Aja Keskuses. Konverentsi ajal selgus, et seal on liiga külm. Korraldajad olid toonud küll nii gaasi- kui ka elektripuhureid, kuid ruumi soojaks ei saanud. Põhimõtteliselt ei tahetud töises keskkonnas pakkuda ka külmarohtu alkoholi näol. Spontaanselt otsustati rahvast soojendama kutsuda Eesti parim aeroobikatreener Katrin Väli. Nii said inimesed sooja ja ühtlasi tekkis konverentsimiljöösse positiivne elevusmoment.

- Ühel konverentsil oli plaanis korraldada videokonverents Chicagoga meie aja järgi kell viis õhtul, sealse aja järgi kell kaheksa hommikul. Enne tehti piisavalt proove ning kõik toimis mitu tundi järjest. Kui aga õige aeg kätte jõudis, siis side katkes. Hiljem selgus, et sellisel kellaajal on sidekanalid Rootsi ja Kanada vahel umbes ? on ju nii kell viis-kuus õhtul tipptund siin kui ka kaheksa hommikul kõrghetk sealpool ookeani. Meie konverentsikorraldajal ei jäänud muud üle kui järjestikused ettekanded ära vahetada. Tipptunni möödumisel side taastus ja videokonverents sai peetud.

- Ühel teaduskonverentsil ajas professorist ettekandja segamini konverentsi toimumise päeva. Juhuslikult aga sattus mees õigel ajal õigesse kohta, ehkki suur oli tema üllatus, kui talle öeldi, et tema ettekanne on järgmine. Targa inimesena aga ei valmistanud talle spontaanne esinemine raskusi. Pisut kentsakas oli vaid ettekandja välimus ? soliidse ülikonna asemel oli esineja rahva ees vaba aja riietuses ja tossudes.

- Konverentsi ajal istus abimoderaator laval ja kuulis ettekannete ajal selja taga vaikset, aga järjekindlat naginat. Taha vaadata polnud kohane ja nii sai ta alles kohvipausi ajal teada, et laest rippuv suur konverentsilogo oli meetri jagu allapoole vajunud. Jäi vaid õnne tänada, et see suure hooga alla ei kukkunud ja moderaatorile pähe ei sadanud.

- On olnud moderaatoreid, kel hakkab taskus helisema mobiiltelefon hetkel, kui ta palub külalistel need välja lülitada.

- Äripäeva ?Äriplaani? konverentsile järgnes teatrietendus. Kui etendus oli lõppenud, tahtsid korraldajad viia näitlejatele lilli. Lavakardin läks aga kinni hetkel, kui vaid esimene lilleneiu oli oma lilled üle andnud. Nii jäi üks lillede ulataja koos näitlejatega ühele poole kardinat, teised kaks aga koos oma lilledega teisele poole. Nii said saalis istujad päris teatrietendusele otsa veel teisegi etenduse.