Kas juht peab olema 24 tundi ööpäevas kättesaadav?

Kahtlemata on juhil firmas suurim vastutus - protsesside arengu vastutus. Tööd aga tuleb osata organiseerida ja planeerida nii, et ülemust poleks vaja igal momendil. Siis on juhis viga, kui teda vajatakse väga tihti ning järelikult sarnasel juhul süsteem ei toimi. Probleemide lahendamiseks on meeskond, kes peab ka iseseisvalt teatud ajaperioodil toimima. Kvalifitseeritud personal peab olema intellektuaalne ja hea eneseteostusoskusega. Olen kindel, et juht siiski peab olema kättesaadav mis tahes ajahetkel, hoopis teine teema on selle võimaluse kasutamine, kui on vahendid ja oskused iseseisvalt hakkama saamiseks. Ning tänapäeva kommunikatsioonisüsteemid ka võimaldavad sidet pidada vajalikes situatsioonides. Muidugi selliseid juhuseid, kus tuleb tööasjadega öösel tegeleda, tuleb tõesti haruharva ette. Olukordi, kus lükkan telefoni välja, ma endale lubada ei saa.

Kui veel mõned aastad tagasi oli täiesti normaalne, et juhid olid alati, kellaajast ja kuupäevast sõltumata kättesaadaval, siis nüüd juba saavad ka ülemused endale puhkust lubada. Olin ise eelmisel ametikohal Põhja-Tallinna linnaosa vanem ning isiklikku elu tegelikult polnudki. Nüüd aga võin julgelt, ilma süütundeta telefoni ööseks välja lülitada. Siiski olen valmis juba kell seitse hommikul suhtlema - seda võimalust ka kasutatakse aktiivselt. Samuti vastan õhtuti ka pärast kümmet olulistele kõnedele - kuni magama lähen. Kõige olulisem ongi piire tunnetada ning seeläbi teadvustada - on kontakt ülemusega möödapääsmatu just antud ajahetkel - rääkides hilistest õhtu- või varajastest hommikutundidest. Loomulikult oleneb juhataja kättesaadavuse operatiivsus firma suurusest, aga ka töötajate arvust. Minul pole olnud juhust, kus kõne öösel olnuks ülioluline ega kannataks teema arutamisega hommikuni - suudame ülesandeid isekeskis jagada probleemideta.

Olen oma kolleegidega kokku leppinud, et alati, kui vajadus, võib mulle helistada. Kui mul pole võimalik suhelda, lülitan telefoni välja või lihtsalt ei vasta. Näiteks tähtsatel kohtumistel ei ole võimalik telefoni teel ühtegi teist teemat arutada või kui olen nädalavahetusel hõivatud.

Mõeldes laiemalt, pole ju päris õige ja eetiline ka suisa südaöösel helistada, aga samas kunagi ei tea ette probleeme, mis võivad ootamatult tekkida.

Kümne aastaga on telekommunikatsioon - mobiiltelefonid ja elektronkirjad -võimsa arengu läbi teinud, tehes muidugi kontakteerumise kiiremaks ja lihtsamaks. Kuid see on tehnoloogia tagajärg - nii heas kui ka halvas mõttes. Olen ikka öelnud, et pigem üks üleliigne, kui puuduolev kõne.

Kas juhataja peab olema kättesaadav ööpäev läbi - olen ise pigem konservatiivsema stiili esindaja. Ehk pean tähtsaks, et kommunikatsioon toimiks ja ülemus peab olema alati kättesaadaval, kuid seda siiski läbi filtrite.

Vastamaks mõnele banaalsele küsimusele - näiteks missugust faili printida või soovite osta tolmuimejat -, peab olema toimiva süsteemi puhul keegi teine inimene.

Sarnased probleemid tõesti ei huvita õhtul hilja, küll aga firma käekäiku oluliselt mõjutavad küsimused.

Efektiivselt töötava süsteemi peab looma tippjuht. Minu telefon on pidevalt sisse lülitatud, kuid ei mäleta, et öösel või hilistel õhtutundidel oleks kunagi olnud mõnda hädaolukorda töö tõttu.

Mina hindan väga kõrgelt virtuaalset tööstiili. Ülemuse ööpäevaringne kättesaadavuse vajadus sõltub firma suurusest. Vähem oluline pole ka töötajate arv.

Väikefirmades vastutab juht peaaegu kõige eest. Mina telefoni välja ei lülita, kuna erandolukordi tuleb ikka ette, kui vaja suhelda.

Päris nii ei saa öelda, et vastan telefonile ja olen valmis teemasid arutama mis kell iganes, kuid ajavahemik on siiski väga laialdane, mitte pelgalt kaheksast viieni.

Meil töötab süsteem nii, et enamasti saadakse minuta igas olukorras kakskümmend neli tundi hakkama. Reaalselt on nii olnud.

Mina näen teemas kahte suunda - eraettevõtja peab, palgatöötaja võiks olla alati, sõltumata kellaajast, kättesaadav. Eks see, kui tihti helistatakse ja nõu ning infot küsitakse, sõltub otseselt juhi headusest.

Töötajad teavad, et nädalavahetustel ja pühade- ning puhkuste ajal ei aeta tööasju, välja arvatud oluliste probleemide lahendamine. Ise hoian ka puhkuse ajal telefoni sisselülitatult, kuna möödapääsmatuid ülesandeid ei saa kunagi ennetada. Lihtsam on end kas või näiteks e-kirjadega pidevalt kursis hoida, kui et pärast puhkust tuhandetes kirjades orienteeruda.

Reeglid töötavad ja toimivad, ehk minule helistatakse öisel ajal väga harva. Ükskord oli meile sisse murtud, siis oli vaja kiiresti suhelda.

Autor: ÄP