Meelespea: kuidas käituda töötaja isikuandmetega?

Töösuhtes on isikuandmetel keskne roll – ettevõtja puutub nendega kokku juba uue töötaja otsingutel ja isegi pärast töötaja lahkumist on oluline nendega hoolikalt  ümber käia. Töötaja isikuandmete töötlemist tuleks vaadata viies etapis.

1. Värbamisetapp

Andmete küsimisel lähtuge pakutava töökoha olemusest ja nõuetest.Ärge küsige andmeid, millel puudub seos töökohale sobivuse hindamisega.Ärge nõudke andmeid, mis viitavad diskrimineerimise või ebavõrdse kohtlemise võimalikkusele.

Ärge küsige delikaatseid isikuandmeid, sh võimaliku raseduse, lastesaamis- või abiellumisplaanide kohta.Taustauuringu tegemisel lähtuge kahest andmete ringist:avalikud allikad (suhtlusvõrgustikud, blogid, avalikud registriandmed, kohtulahendid jne) – teavitage kandidaati leitud andmetest ja andke võimalus kommenteerida;allikad, mis ei ole avalikud (karistusregister, endised tööandjad jne) – nende andmete küsimiseks peab kandidaat nõusoleku andma.

Kandidaadi testimiseks on vaja tema nõusolekut. Testi tulemused peavad olema vajalikud tööle sobivuse hindamiseks. Automatiseeritud testi puhul peab selgitama testi korraldamise protsessi ja tingimusi ning andma kandidaadile võimaluse esitada enda väljalangemise kohta vastuväiteid.Valimata jäänud kandidaatide andmeid võib üldiselt ilma nõusolekuta säilitada värbamisprotsessi lõpuni. Hilisemate tööpakkumiste tegemiseks tuleb võtta konkreetne nõusolek andmeid säilitada. Tuleb teada anda, mis andmeid ja kui kaua kavatsetakse säilitada ning kas neid soovitakse edastada kolmandatele isikutele.

2. Töölepingu kehtivuse ajal

Tehke kindlaks, milliseid töötaja andmeid on vaja töölepingu ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.Neid andmeid võib töödelda ilma nõusolekuta, v.a juhul, kui neid kasutatakse teistel eesmärkidel:töölepingu kohustuslikud andmed – nimi, isikukood, elukoha aadress;töötasu andmed ja pangakonto number;andmed, mida on vaja töötajale isiku ja perekondlike kohustustega seotud õiguste kasutamise võimaldamiseks, näiteks puhkuseliigid – küsige neid siis, kui töötaja avaldab õiguste kasutamiseks soovi.

Töötaja nime, foto ja kontaktandmete avaldamiseks kodulehel on üldiselt vaja töötaja nõusolekut.

Töötaja isikuandmete edastamiseks kolmandatele isikutele (sh grupi teistele ettevõtjatele) on üldiselt vaja töötaja nõusolekut.Delikaatsete isikuandmete töötlemine eeldab registreeringut andmekaitse inspektsioonis või andmekaitse eest vastutava isiku määramist.

Töötajat kontrollides (elektrooniliste kommunikatsioonivahendite jälgimine; jälgimisseadme abil jälgimine, töötaja või tema asjade läbivaatamine; joobeseisundi kindlakstegemine):austage töötaja privaatsust ja valige kontrolliviis, mis ei riku töötaja põhiõigusi;seadke kontrolli eesmärk ja veenduge, et valitud viis on sellega proportsionaalne;ärge kasutage ühel kindlal eesmärgil kogutud andmeid muul eesmärgil;kontrollige läbipaistvalt: andke töötajale kontrollimisest teada, tutvustage tingimusi ja töötajate õigusi.

Kontrollimine ilma nõusolekuta on lubatud, kui see on vajalik töölepingu täitmiseks või kui selline õigus või kohustus tuleneb otseselt seadusest. Alati on vaja nõusolekut delikaatsete isikuandmete töötlemiseks.

3. Pärast töösuhte lõppu

Töösuhte lõppemise järel kustutage töötaja kõik andmed, mis ei ole vajalikud.Mõnd dokumenti on vaja säilitada töötaja nõusolekuta, näiteks:töölepingu kirjalik dokument ja tervisekontrolli otsused – 10 aastat;tööohutuse ja -tervishoiu riskianalüüsi tulemused ning tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmed – 55 aastat;raamatupidamise alusdokumendid – 7 aastat;töötasu nõuete aegumistähtaeg – 3 aastat;töösuhtest tulenevate õiguste tunnustamiseks ja rikutud õiguste kaitseks esitatavate nõuete aegumistähtaeg – 4 kuud;töölepingu ülesütlemise vaidlustamise tähtaeg – 30 kalendripäeva;tööandja nõue töötaja vastu töötasu ja teiste rahaliste nõuete tagastamiseks – 12 kuud.

Teisi tööalaseid dokumente võib säilitada töötaja nõusolekul.

4. Töötaja õigused

Töötajal on õigus tutvuda tema kohta kogutavate andmetega, nende töötlemise eesmärkidega, allikatega ja kolmandate isikutega, kellele on andmeid edastatud või see lubatud. Töötaja võib nõuda tegelikkusest erinevate andmete kõrvaldamist või parandamist.Töötajal on õigus töötlemiseks antud nõusolek igal ajal tagasi võtta.Kui isikuandmete töötlemine ei ole seaduse alusel lubatud, on õigus nõuda:isikuandmete töötlemise lõpetamist;isikuandmete avalikustamise või neile juurdepääsu võimaldamise lõpetamist;kogutud isikuandmete kustutamist või sulgemist.

Töötaja võib õiguste rikkumise korral pöörduda andmekaitse inspektsiooni või kohtu poole ja nõuda hüvitust.

5. Nõusoleku võtmine

Nõusolek peab põhinema töötaja vabal tahtel ja seda ei soovitata lisada töölepingu tingimuste hulka.

Nõusolek peab üldiselt olema kirjalik, delikaatsete isikuandmete puhul alati kirjalik, ja seal peab olema selgelt märgitud:milliste andmete töötlemiseks luba antakse;andmete töötlemise eesmärk;isikud, kellele võib andmeid edastada;andmete kolmandatele isikutele edastamise tingimused;töötaja õigused tema isikuandmete edasiseks töötlemiseks.

Nõusolek võib olla osaline ja tingimuslik.Koos teise tahteavaldusega antav nõusolek peab olema selgelt eristatav.Nõusoleku saab anda ainult täieliku teovõimega ehk täisealine töötaja.Nõusoleku olemasolu peab tõendama tööandja.Vaidluse korral lähtutakse eeldusest, et töötaja ei ole oma isikuandmete töötlemiseks nõusolekut andnud.Enne nõusoleku küsimist peab töötajale teada andma, kelle poole ta saab pöörduda, kui tal on oma isikuandmete töötlemise kohta küsimusi või kui ta soovib andmeid parandada.Nõusolek kehtib töötaja eluajal ja 30 aastat pärast tema surma.

Autor: Pirkko-Liis Harkmaa, advokaadibüroo COBALT partner ja vandeadvokaat