Meelespea: kuidas käituda töötaja isikuandmetega?

Töösuhtes on isikuandmetel keskne roll – ettevõtja puutub nendega kokku juba uue töötaja otsingutel ja isegi pärast töötaja lahkumist on oluline nendega hoolikalt  ümber käia. Töötaja isikuandmete töötlemist tuleks vaadata viies etapis.

1. Värbamisetapp

Andmete küsimisel lähtuge pakutava töökoha olemusest ja nõuetest.Ärge küsige andmeid, millel puudub seos töökohale sobivuse hindamisega.Ärge nõudke andmeid, mis viitavad diskrimineerimise või ebavõrdse kohtlemise võimalikkusele.

3. Pärast töösuhte lõppu

Töösuhte lõppemise järel kustutage töötaja kõik andmed, mis ei ole vajalikud.Mõnd dokumenti on vaja säilitada töötaja nõusolekuta, näiteks:töölepingu kirjalik dokument ja tervisekontrolli otsused – 10 aastat;tööohutuse ja -tervishoiu riskianalüüsi tulemused ning tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmed – 55 aastat;raamatupidamise alusdokumendid – 7 aastat;töötasu nõuete aegumistähtaeg – 3 aastat;töösuhtest tulenevate õiguste tunnustamiseks ja rikutud õiguste kaitseks esitatavate nõuete aegumistähtaeg – 4 kuud;töölepingu ülesütlemise vaidlustamise tähtaeg – 30 kalendripäeva;tööandja nõue töötaja vastu töötasu ja teiste rahaliste nõuete tagastamiseks – 12 kuud.

Teisi tööalaseid dokumente võib säilitada töötaja nõusolekul.

4. Töötaja õigused

Töötajal on õigus tutvuda tema kohta kogutavate andmetega, nende töötlemise eesmärkidega, allikatega ja kolmandate isikutega, kellele on andmeid edastatud või see lubatud. Töötaja võib nõuda tegelikkusest erinevate andmete kõrvaldamist või parandamist.Töötajal on õigus töötlemiseks antud nõusolek igal ajal tagasi võtta.Kui isikuandmete töötlemine ei ole seaduse alusel lubatud, on õigus nõuda:isikuandmete töötlemise lõpetamist;isikuandmete avalikustamise või neile juurdepääsu võimaldamise lõpetamist;kogutud isikuandmete kustutamist või sulgemist.

Töötaja võib õiguste rikkumise korral pöörduda andmekaitse inspektsiooni või kohtu poole ja nõuda hüvitust.

5. Nõusoleku võtmine

Nõusolek peab põhinema töötaja vabal tahtel ja seda ei soovitata lisada töölepingu tingimuste hulka.

Nõusolek peab üldiselt olema kirjalik, delikaatsete isikuandmete puhul alati kirjalik, ja seal peab olema selgelt märgitud:milliste andmete töötlemiseks luba antakse;andmete töötlemise eesmärk;isikud, kellele võib andmeid edastada;andmete kolmandatele isikutele edastamise tingimused;töötaja õigused tema isikuandmete edasiseks töötlemiseks.

Nõusolek võib olla osaline ja tingimuslik.Koos teise tahteavaldusega antav nõusolek peab olema selgelt eristatav.Nõusoleku saab anda ainult täieliku teovõimega ehk täisealine töötaja.Nõusoleku olemasolu peab tõendama tööandja.Vaidluse korral lähtutakse eeldusest, et töötaja ei ole oma isikuandmete töötlemiseks nõusolekut andnud.Enne nõusoleku küsimist peab töötajale teada andma, kelle poole ta saab pöörduda, kui tal on oma isikuandmete töötlemise kohta küsimusi või kui ta soovib andmeid parandada.Nõusolek kehtib töötaja eluajal ja 30 aastat pärast tema surma.

Autor: Pirkko-Liis Harkmaa, advokaadibüroo COBALT partner ja vandeadvokaat