Kuidas alustada ärianalüüsiga?

Excel hell ehk korralik tabelite tohuvabohuIdeaalses maailmas näeb ärianalüüsi platvormi kasutuselevõtt välja nii, et ettevõte pöördub ärianalüüsi konsultandi poole kindla eesmärgiga saada vastused konkreetsetele äriprobleemidele,  ning neil on kvaliteetselt olemas kõik vajaminevad andmed. Seejärel kirjeldatakse koos konsultandiga analüüsi tulevased kasutuslood, täpsustatakse mõõdikud ja eesmärgid ning ettevõttele õmmeldakse rätsepatööna valmis just talle vajalik juhtimisinfo lahendus.Kuigi ideaaliga sarnanevaid näiteid leidub, on tegelikkus sageli teistsugune. Tihtilugu ei tea ettevõttes ka keegi päris täpselt, missugused on kõik kasutusesolevad andmestikud. Ettevõttes võib valitseda tõeline nn Excel hell ehk korralik tabelite tohuvabohu, mis on ajaloo jooksul isetekkeliselt kuhjunud. Kuigi Excel on väga hea tööriist, siis taoliste tabelite kahjuks räägib see, et need on tihti n-ö tegija nägu ehk erineva ülesehituse ja sisuga – andmete allikad ega ka valemid ei pruugi olla samasugused ning tabeleid saab oma äranägemise järgi muuta ilma, et seda oleks võimalik tagantjärele tuvastada. See omakorda annab ebaadekvaatseid tulemusi ja muudab niisuguse juhtimisinfo süsteemi kasutamise üsna juhitamatuks.Excel hell teeb analüüsilahenduse loomisega alustamise küll aeganõudvamaks, kuid mitte võimatuks. Esimene suur samm on ju ettevõttes tegelikult tehtud ning infot juba kasutatakse! Andmekvaliteedi paranemine on analüüsilahenduse loomisel alati kaasnev nähtus – kui algallikad kvaliteetse tarkvaraga ühendatakse, tulevad kõik vead päevavalgele ning andmete parandamine muutub lihtsamaks.

Ärianalüüsi konsultantide poole pöördutaksegi tihti küsimusega, et „tahaks oma andmed kokku saada“. Soov on koondada oma andmed lihtsalt kokku kõigist erinevatest andmebaasidest: Excelitest, majandustarkvarast, välistest (veebi)allikatest. Sageli ongi see alustamiseks täiesti sobiv soov, kuna selle tellimuse taustal olevat tegelikku vajadust, kuidas ettevõtte äritulemusi ja tegevusi paremini mõõta ja juhtida, on niisuguses algstaadiumis väga raske kirjeldada. Kui aga tekivad esimesed arusaamad kõikvõimalikest andmetevahelistest seostest ja analüüsi võimalustest, siis läheb lahti ka loovus ja tekib mõistmine, missugust kasu juhtimisinfo parem kasutamine tuua võib.Näiteks ei pruugi ettevõtetel enne aimugi olla, kuidas päringule vastamise kiirus või kellaaeg mõjutab selle realiseerumist müügiks, milliste toodete müügile kampaania pikemas perspektiivis tegelikult üldse kaasa ei aita või kui efektiivsed on töötajad tegelikult ning millest see sõltub. Neid ja paljusid teisi küsimusi tekib protsessi alguses hulgaliselt ning esialgu analüüsilahenduse võtmeküsimusena seatud eesmärk võib tegemise käigus muutuda. Seetõttu ongi vajalik jätta protsessikirjelduse sisse piisavalt varu ka muutusteks.

Isegi väga võimeka ärianalüüsi platvormiga, nagu seda on Qlik View ja Qlik Sense, ei ole midagi peale hakata, kui puuduvad kasutajad. Ärianalüüsi platvormi kasutuselevõtul on kriitiline juhtkonna toetus ning oluline roll on ka majasisesel eestvedajal, kelle ülesanne on toetada kasutajaid ning kindlustada, et lahendus vastaks kasutajate vajadusele. Tarvis on vaja laiemat mõistmist, milleks seda analüütikat ikkagi vaja on.  Igapäevatöös näen tihti, et ettevõtetes mõistetakse hästi küll majandustarkvara vajadust, kuid ärianalüüsi tarkvara kasu ei osata hinnata. Need kaks töötavad aga kõige paremini just tandemina. Metafoori kasutades võiks majandustarkvara võrrelda köögis külmikuga ning ärianalüüsi pliidiga. Esimene võimaldab kõik äriprotsessid korralikult sobivatesse riiulitesse seada, teise abil saab aga kõigist neis lahtrites olevatest asjadest, lisades sinna soovi korral üht-teist ka mõnest teisest köögikapist, midagi tõeliselt maitsvat „kokku keerata“.Iga analüüsilahenduse kasutaja peaks mõistma, miks on ärianalüüs vajalik, milliseid otsuseid tulemuste põhjal vastu võetakse ning kuidas see ettevõtet aitab. Siinkohal on minu kogemuse põhjal abiks koolitused ning omavaheline suhtlus ettevõttes. Hea nipina soovitan paigaldada näiteks ettevõtte joogiautomaadi juurde ekraani analüüsilahenduse dashboard’i ehk juhtimislauaga, kus peal kõik olulised mõõdikud näitamaks, kuidas ettevõttel parasjagu läheb.

Ärianalüüsi kasutuselevõtt ei ole ühekordne projekt, vaid protsess, mis kunagi ei lõppe. Infovara kõige esimene klient on juba 14 aastat oma ärianalüüsi lahendust ehitanud, seda pidevalt täiendanud ja muutnud koos ettevõtte muutumisega. Kui tavapäraselt võetakse Qlik’i platvorm esialgu kasutusele müügi- või finantsosakonnas, siis varsti järgneb analüütika kasutuselevõtt ka ettevõtte teistes osakondades ja ettevõtte üleselt. Olles saanud vastused esimestele kõige põletavamatele äriküsimustele, tekivad kohe järgmised ja nii on ärianalüüs alati pidevalt arenev lugu – kõikide võimaluste maa. Seda on mõistnud ka ärianalüüsi platvormide arendajad, tehes programmid üha paindlikumaks ja kasutajasõbralikumaks – nii et kasutajad saavad ise oma lahendusi vastavalt oma vajadustele iseseisvalt muuta, kaotamata sealjuures võimalust kõige pisematesse detailidesse laskuda.Ärianalüüsi teekonna algus võib olla ettevõtte jaoks väljakutse just eelkõige andmete kvaliteedi ja suure hulga ettenägematute võimaluste tõttu. Seetõttu tasub teekonna ladusamaks kulgemiseks kaasa võtta teejuht ehk ärianalüütik, kes ettevõttele just talle sobivaid radu valib ning ohte vältida aitab. Kõik ettevõtted, kes on analüütilise võimekuse teekonna ette võtnud, on üha suuremate ja reipamate sammudega edasi astunud, sest ärianalüüs annab märkimisväärse ajalise võidu, võimaluse saada igal hetkel ülevaate oma ettevõtte seisust ning objektiivsed teadmised, mille baasilt teha kasulikke otsuseid.