Keerukas infosüsteem lihtsustab bürootööd

Arvutite kasutuselevõtuga «kolib» palju bürootoiminguid ning infot ja dokumente üle kompuutritesse ning varemtoiminud süsteemi tekivad suured muudatused. Osa inimeste töö iseloom muutub ning tööülesanded muutuvad peaaegu kõigil. Seega peab büroosüsteemi projekteerija analüüsima ettevõtte majandusinfot ja selle käsitlemist ning tegema selgeks, milliseid töid tasub teha arvutitega, milliste arvutisüsteemide ja vahenditega ning millised jäävad käsitsitööks, kuidas töid tehakse ja kuidas kõik koos toimib.

Arenev seadustik seab üha selgemaid nõudeid nii asjaajamisele kui dokumendimajandusele. Peame teadma, millisel kujul tohib või peab info originaal olema -- kas originaaliks peetakse andmeid elektroonsel kujul arvutis või saab selleks olla ainult paberdokument. Kas ja milline arvutitrükis vajab allkirja ja pitsatit ning millisel kujul võib dokumente arhiivi anda. Tavaliselt tuleb koostada ettevõtte jaoks uus dokumendiringluse ehk info käsitsemise süsteem.

Teine oluline moment on info turvalisus ja mitte niivõrd büroo valvesignalisatsioon, vaid konfidentsiaalse info kaitse. Dokumentide kaitsmisega võõra pilgu ja võltsimise eest oleme harjunud. Arvutisüsteemides on sellisteks kuritegudeks palju võimalusi. Koondades arvutivõrgu keskarvutisse suure hulga ettevõtte majandusandmeid, tema partnerite ja klientide andmeid, infot töötajate töötasu ja kasvõi nende päevaplaani kohta, peame tagama, et delikaatsele infole poleks juurdepääsu asjasse mittepuutuvatel töötajatel, veel enam võõrastel. Vastasel juhul võib keegi kolmas sattuda meie süü läbi kuriteo ohvriks. Ettevõttes tuleb kasutatavad andmed liigitada vastavalt konfidentsiaalsusele ja kehtestada vajalikud turvanõuded, samuti nende tagamise kord.

Kolmas oluline asi on andmete õigsuse ja süsteemi usaldusväärsuse tagamine. Dokumentide töötlemisel käib see tavaliselt mitme töötaja käest läbi, mistõttu vead tulevad ilmsiks üsna ruttu. Arvutisüsteemis töödeldakse andmeid automaatselt ja sama automaatselt kantakse kogu süsteemi laiali ka vigane info. Nii võivad kergesti tekkida väärad majandusandmed, tooteinfo või hangete/tarnete andmed, mida on raske avastada ning veel raskem on vea põhjust üles leida. Kõige selle vältimiseks peame säilitama märkimisväärset esmasdokumentide hulka, valima vigu välja filtreeriva tarkvara ning töökorraldusega määrama andmete arvutitesse söötmise korra ja vastutuse.

Ettevõtte infosüsteemi eelis on võimalus vajalikud andmed koondada ühte andmepanka, mida kõik ettevõtte allüksused kasutavad. Selle korraldamiseks kasutatakse tavaliselt mingit tuntud andmebaasisüsteemi. Samuti peaks ühes ettevõttes kasutama ühesuguseid programme, mis tagab kõikide programmide ühtemoodi töötavuse ja andmete töötlemise. See lihtsustab personali kasutamist ettevõttes ja väldib tihti vägagi kohmakaid info teisendamisi. Probleem laheneb lihtsamalt, kui kasutada nn büroopakette ja rahulikult suhtuda tarkvaratootjate reklaamikärasse uutest ja täiuslikumatest programmiversioonidest. Ostes kasvõi ühe sellise prooviks võime sattuda nn Trooja hobusele. Iga uus on veidi erinev ja kui keegi asub uut programmiversiooni kasutama, oleme sunnitud hankima uue programmiversiooni kõikjale, kuna vanem versioon ei suuda tavaliselt uuema poolt toodetud andmeid kasutada.

Kui me pole just hankinud ettevõtte majandusjuhtimise tervikvara, siis lisaks raamatupidamisprogrammidele tasuks üsna pea mõelda dokumendihalduse, ajaplaneerimise ning kommunikatsioonitarkvarale.

Ettevõtte infosüsteemi tööriist on arvutisüsteem. Juba ettevõtte keskandmebaas ja arvutitevaheline kommunikatsioon eeldavad, et meie kompuutrid oleksid ühendatud kohtvõrguks. Keerukamatel juhtudel võib olla mitu eri paikkonnas asuvat kohtvõrku, mis omavahel ühendatakse sideliinide kaudu.

Kohtvõrk on keskkond, mis lisaks andmete ühisele kasutamisele ja operatiivsele suhtlemisele arvutite vahendusel võimaldab ka seadmete ühiskasutamist. Seega ei ole igal töökohal vaja kalleid trükiseadmeid, vaid võrgus on selliseid ainult üks. Suurt kõvakettaruumi pole alati vaja igasse kompuutrisse, vaid seda on varuga kesk- ehk serverarvutis, samuti ühiskasutatav faks-modem jne. Arvutisüsteemi lahendus baseerub tänapäeval küll kohtvõrgul, kuid selles kasutatavate seadmete valik sõltub paljuski ettevõtte profiilist ja tegevusest.

Teiseks peab tööriist olema kvaliteetne ja töökindel, mis tähendab kvaliteetseid seadmeid ja asjatundlikult projekteeritud ning ehitatud võrku. Kohtvõrgu kõige kriitilisemad seadmed on serverarvutid. Pole katastroof, kui kompuuter mingil töökohal tõrgub. Kui aga keskarvutis midagi juhtub, on kõigi töö häiritud.

Just serverarvutite kvaliteedi osas ei tohiks tingida ning hankida tuleks tuntud kaubamärgiga kvaliteetarvutid. Vähemalt keskserverid tuleks varustada elektrontoite kaitsesüsteemiga (nn UPS), parem muidugi, kui kogu oluline osa süsteemist saaks elektritoite sealt. Serverarvuti kõvaketastest peaks saama teha varukoopiaid, tavaliselt tehakse neid magnetlindikassetile. Koopiaid peaks olema vähemalt kaks -- kui juhtub, et keset varukoopia tegemist tekib tõrge, jääb vähemalt üks koopia alles.

Ka tehnika kasutamiseks ja selle tööshoidmiseks peab ettevõttes olema kehtestatud kord. See määratleb, kuidas ja millal seadmeid hooldatakse, kuidas tehakse varukoopiaid ja kuidas tuleb toimida ühe või teise tõrke puhul. Kuigi arvutifirmad annavad ka telefonitsi konsultatsioone, peaks vähegi suuremas ettevõttes olema selle eest vastutav töötaja -- enamasti kutsutakse teda süsteemi administraatoriks.

Kogu keerukas infosüsteem on mõeldud bürootöö lihtsustamiseks ja efektiivsemaks muutmiseks. Ettevõtte õigesti loodud infosüsteem lubab kiiremaks ja mugavamaks muuta nii andmete töötlemist, dokumentide koostamist, info vahetamist kui ka selle analüüsimist. Kui süsteemi loomisel pööratakse eelnevalt piisavalt tähelepanu bürootöö analüüsimisele ja lahenduse valikule, saab bürootöö tootlikkust tõsta mitmeid kordi.