Telefonikeskus paarikümnele töötajale

Keskmise telefonikeskuse ostmise peale võib hakata mõtlema, kui kontoris on kasutusel mitmeid välisliine ja töötajate arv paarikümne ümber. Sellisel kujul igale töötajale oma liini ostmine muutub väga kalliks ja mõttetuks.

Aktiivselt müügiga tegeleva asutuse puhul on peaaegu mõeldamatu keskjaama puudumine. Tänu keskjaamale on küllaltki kiiresti võimalik kontakteeruda kaastöötajate, klientide, partneritega jne.

Väga harva tekib probleem, et telefoniliin on kinni ja välja ei ole võimalik helistada. Kaastöötajaid ei pea oma muredega segama, rohkem jääb aega töötegemiseks, töötaja muutub produktiivsemaks. Ta suudab müüa rohkem, kuna tal on kergem oma ajakava planeerida.

Samuti on võimalik tekitada uksetelefoni jaoks oma abonent, millega luuakse otseühendus selleks määratud teise telefoniga.

Välisliin praagitakse välja juhul, kui välisliini hõivamisel ei teki liinivoolu. Niimoodi suudetakse vältida suuremate ajavahede teket vaba liini otsimisel.

Välisliini töö taastatakse alles siis, kui keegi helistab sellel numbril sisse või keegi proovib meelega seda liini ettenähtud koodi abil. Seejärel taastub ka normaalolukord.

Selleks, et ära hoida liigne kaugekõnede valimine, annab keskjaamale selgeks teha, missugused abonendid võivad neil helistada ja missugused mitte. Keelatakse lihtsalt kaheksaga algavate numbrite valimine. Nii ei teki võimalust, et keegi suvaline sisseastunu helistaks mõnele tasulisele liinile.

Ainuke asi, mis suudab kogu telefoni keskjaama töö halvata, on elektrikatkestus. Tavaliselt jäävad töösse ainult need abonendid, millel on ühendus otse välisliinidega. Ülejäänud abonendid on aga ühendusest ilma.

Selline lahendus pole loomulikult just kõige meeldivam, eriti kui kontor asub Tallinna vanalinnas, kus elektrikatkestused pole just haruldased nähtused.

Tavaliselt, kui keegi helistab kontorisse, suunatakse kõne selleks määratud abonendile. Kui see on parasjagu kinni, siis hakkab kõne ringlema mööda kontorit, kuni keegi võtab toru või kuni katkeb helistaja kannatus. Loomulikult ei rända kõne oma suva järgi, vaid järgib abonendile määratud kutsunginimekirja.

Samuti on võimalik sissetulevat kõnet endale «tõmmata», kui kedagi teist ei ole parasjagu vastu võtmas. Juhul kui välisliinil puudub kutsungigrupp, saab seda liini kasutada vaid väljahelistamiseks. Ja kui keegi helistabki sellele liinile, siis tõstab keskjaam korraks toru ja paneb selle jälle hargile, katkestades kohe kõne. Põhiabonent kuuleb seejuures märguannet, väljast helistaja aga ootetooni.

Vabade abonentide olemasolul suunatakse kutsung neile. Juhul, kui keegi ei vasta, suunatakse kõne järgmisele vabale varuabonendile ja nii edasi. Samas heliseb edasi põhiabonent. Selline kutsungi liikumine kehtib ainult välisliinilt sissetulevate kõnede puhul.

Kõiki välisliine on võimalik suunata ka ühele abonendile, mis tuleb kasuks koosoleku toimumise ajal. Kutsungid sisekõne, väliskõne või tagasikella puhul on erinevad.

Kasulikuks võib osutuda ka kõnede registreerimine ja nende väljatrükk. Keskjaama külge on võimalik ühendada kas arvutit või tavalist maatriksprinterit. Niimoodi on võimalik registreerida väljaminevate kõnede kuupäev, kellaaeg ja kestus. See on üks hea moodus firma raha kokku hoida, kuna töötajad ei saa sellisel juhul nähtamatult oma isiklikke kõnesid teha.

Keskjaamade ülespanemise teeb firmal endal võimatuks nende programmeerimine. Kõik abonendid tuleb ükshaaval defineerida ja tekitada grupid. Seda on võimalik teha tavalisel PC-arvutil.

Telefoni keskjaam ei ole siiski mingi imelahendus sideprobleemidele, eriti kui sidesüsteem põhineb analoogliinidel. Täit kasu on võimalik saada ainult siis, kui töötajad oskavad neid võimalusi ise ära kasutada. Keskjaama paigaldajalt tuleb kindlasti nõuda sellealast koolitust.