Suured koopiamasinad ja koolituse vajadus

Suurte koopiamasinate järele on nõudlus Eesti turul esialgu küllaltki väike. Põhjus peitub tõenäoliselt hinnas. See teeb võrreldes teisest klassist koopiamasinatega pisut raskeks nende toodete kohta kogemuste jagamise. Aga ühes võib olla kindel -- suur koopiamasin on investeering, mis peab vastu aastaid.

Tänasest hinnapakkumuste tabelist on arvatavasti vaadeldava klassi masinate kvaliteedis ja jõudluses kahtlejaid raske leida. Samas on paljudele siiski küsimus, kas keskmise ettevõtte seisukohalt on mõtet suurde koopiamasinasse meeletuid summasid investeerida. Ettevaatlikuks teevad paljusid ka väga suured varieerumised erinevate masinate hinnaskaalas, mida mõjutavad mitmed tegurid. Näiteks koopia tegemise kiirus või paberi suurus, mida koopiamasin vastu võtab. Ja loomulikult võimalus teha värvilisi koopiaid. Nende parameetrite järgi jääb juba ostja otsustada, milliseid omadusi tal praegu ja perspektiivis kõige rohkem vaja läheb.

Loomulikult ei osta igaüks endale suurt koopiamasinat kontorisse tolmuma. Enamasti soetavad need endale suured tööstusettevõtted ja kirjastused, kuna neil on suure võimsuse jaoks vajadus. Suure ettevõtte puhul võib kasuks tulla koopiamasinal koodi kasutamise võimalus. Igale töötajale võib personaalselt anda oma koodi, kuna masinasse saab neid sisestada sadu. See välistab võõraste poolt koopiamasina kasutamise ja võimaldab samas kontrollida, palju koopiaid on iga töötaja teinud.

Ikkagi tekib küsimus, millega põhjendada suure koopiamasina ostu? Eelised tulevad esile alles suurt töökiirust ja kvaliteeti nõudvates situatsioonides: kui tekib vajadus infolehe kopeerimise järele (kuna kirjastuskulud on liiga kõrged ja tavalise koopiamasina või printeriga ei ole lihtsalt füüsiliselt võimalik nii mahukat tööd teha) või kui ettevõttel on lai aktsionäridering ning koosolekul sisseviidud muudatusi põhikirjas tuleb laialijagamiseks kiiresti kopeerida. Ja muidugi mõjutab suurt koopiamasinat ostma temaga tehtud koopia odav omahind -- kuni viis senti lehe kohta.

Suurtes ettevõtetes on tavaliselt väga palju bürokraatiat ja paberitööd. Sellepärast pole mõttekas osta igasse osakonda oma koopiamasinat, mis läheb arvatavasti rohkem maksma kui ühe võimsa koopiamasina ostmine.

Kui tavaliselt jõuate te mõne mahukama dokumendi kopeerimise juures nii mõnegi kohvitassi juua, siis võimsat koopiamasinat kasutades võib paarsada koopiat teha mõne minutiga. Kõigele lisaks on kõik paberid juba sorteeritud ja köidetud.

Alati ei ole aga suurest ja võimsast koopiamasinast kasu. Seda juhul, kui töötajatele ei tehta selgeks masinas peituvaid võimalusi. Taoliste masinatega võib ka kümmet koopiat tervelt viis minutit teha, kui kasutaja ei tea, millisele nupule vajutada, et omale sobival hulgal ja vajaliku suurusega koopiaid kätte saada. Ilma korraliku koolituseta pole lihtsalt mõeldav sellise toote ostmine. Teisisõnu, müüjafirmalt tuleb nõuda koolitust, kuna tavaliselt ei hakka keegi vabatahtlikult kedagi välja õpetama.

Sageli ei osata kasutada suurendust/vähendust, vahetada paberit ja suvalise probleemi puhul tekitatakse tühja lärmi rohkem kui asi väärt on. Kui on selgeks tehtud, kuidas eespool nimetatud funktsioone õigesti ekspluateerida, siis sellest peaks tavainimesele alguseks jätkuma küll. Loomulikult peaks ka keegi asutuses olema koolitatud parandama lihtsamaid komplikatsioone, nagu paberi vahelesöömine või midagi sarnast.

Hoiatuseks veel niipalju, et sisse-väljalülitamine ei tohiks kõne alla tulla sellise koopiamasina puhul, mis on mõeldud töötama ööpäevaringselt.

Õnneks suudavad koopiamasinad enamjaolt juba ise aru saada, missugune paber neil hetkel kopeerimiseks on antud: kas A3, A4 või muu. See aitab ära hoida nii mõnegi segaduse, sest tuju võib üpriski langeda, kui viissada A3-koopiat on tehtud A4-paberile. Masin võtab juba ise sobiva paberi paberisahtlist, kui just ei soovita suurendust või vähendust kasutada.

Kirjastuste vajadusi vaadates võib suur koopiamasin osutuda hoopiski odavaks alternatiiviks trükimasinale, kuna masin suudab suurema osa tööst juba ise ära teha. Masin kopeerib suuri koguseid kiiresti ja kvaliteetselt, sorteerib ja köidab ning paneb kaanedki ümber. Mida veel tahta ühelt masinalt. Loomulikult ei suuda ta asendada tavapärast trükikoda kvaliteedi poolest. Seni on siiski selgelt näha, kas tegemist on trükise või koopiaga.

Peamiselt täidab koopiamasin ikkagi odava meedia vajadusi. Ta võimaldab kiiresti ja odavalt edastada informatsiooni organisatsiooni sees.

Välja ei saa jätta ka koopiakeskusi, mille äriideeks on müüa koopiateenust kiiresti ja kvaliteetselt. Selliste keskuste teenuseid on väga mugav kasutada väikefirmadel, kellel on aeg-ajalt vajadus kopeerida suuremas koguses materjali. See on tasuv nii koopiakeskusele kui väikefirmale, kes hoiab raha kokku, saades tehtud koopiad kiiresti ja odavalt.

Ikkagi tuleb korralikult läbi mõelda, kas ikka on mõtet osta sellist koopiamasinat, mille kõiki võimalusi ei suudeta võib-olla ära kasutada. Samas tuleb meeles pidada, et selle masina loomisel on arvestatud väga pikka kasutamisaega, mis ulatub kuni kümne aastani. Selle aja jooksul peaks see masin tehtud kulutuse tagasi teenima või muidu on midagi väga viltu.