Kuula

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Avalikkuse tähelepanu pälvib ettevõte ürituse korraldamisega

Ürituste korraldamine on tõhus abivahend ettevõtte imago parandamiseks. Ka võimaldab üritusturundus firma koostööpartneritele tähelepanu ja austust osutada, uusi kliente leida, lobby-tööd teha.

Üritusturunduse (event marketing) eesmärk on korraldada sündmus, mille käigus ettevõte viiakse klientide ning koostööpartnerite ja ajakirjanduse kaudu avalikkuse tähelepanu alla. Hea idee, tuntud külaliste ja esinejatega üritus pakub kindlasti kõneainet ajakirjanikele, eeskätt seltskonnaajakirjanikele.

Ürituse korraldamisele peaks eelnema tegevusplaan.

Ürituse teostamise võimalikkus.

Igal juhul tasub mõelda, kas üritusest saadav ettevõtte tuntuse suurenemine ja imago paranemine on tehtavaid kulutusi väärt.

Ürituse eesmärk ja teema valik.

Kõigepealt tuleks formuleerida ürituse eesmärk. Seejärel valitakse põhjus ja teema.

Üritus, mida ei ole asjaolude kokkulangematuse tõttu võimalik siduda ettevõtte avamise või sünnipäevaga, vajab põhjust. Kindlasti annab tulemust põhjuse sidumine korraldamise kohaga. Kõige paremini töötavad ettevõtte avamis- ja sünnipäevaüritused, samuti jõulud.

Ürituse teema peaks olema piisavalt originaalne. Erirubriigi moodustavad kliendipäevad.

Korraldava meeskonna määramine.

Korraldavasse meeskonda kuuluvad ettevõtte otsustajad, turundusjuht, viimast abistavad isikud ja event-marketing'i või PR-firma, kes perioodiliselt peaksid arutama ürituse ettevalmistamise kulgu. Ürituse korraldamine peab olema ühe isiku või meeskonna kontrolli all.

Toimumise aja määramine.

Kui üritus on plaanis korraldada tööpäeval, võiks ta alata kell 18.00. Selline algus tagab kõigi külaliste õigeaegse saabumise. Teine võimalus on alustada pärast lõunat, kella 16 paiku. Sellist algusaega on sobilik rakendada paaritunnise vastuvõtu puhul, mille järel saavad külalised õhtuseid igapäevategemisi jätkata.

Toimumise koha määramine.

Nii nagu põhjus ja teema, peaks ka ürituse pidamise koht olema originaalne.

Muuseum ja kunstigalerii, eriti, kui ettevõtte tegevust sellega siduda õnnestub, on juba originaalse lähedane.

«Viguri» väljamõtlemine.

Igal üritusel võiks olla interaktiivne «vigur», mis toob külalised tavapärasest rutiinist välja. Võib korraldada loosimise, välkintervjuu, mis on kõigile helivõimendussüsteemi vahendusel kuuldav, kutsuda üllatusesinejaid.

Külaliste nimekirja koostamine.

Külaliste nimekirja koostamisel tuleb silmas pidada asjaolu, et saadav arv on otseselt suurima kulukirje -- toitlustuse (catering'i) kuludega -- seotud. Kindlasti tuleb kutsuda ajakirjanikud.

Allhankijate valik.

Kutsed tuleb välja saata minimaalselt 10 päeva enne üritust. Õhtu juht ei tohiks olla liiga sageli üritusi juhtiv persoon, esineja valik aga sõltub ürituse teemast.

Ürituse kava koostamine.

Ürituse kava on dokument, kus toimuv ja vastutavad korraldava meeskonna liikmed on kellaajaliselt paigas.

Ürituse kava jagatakse kõigile korraldava meeskonna liikmetele ja esinejatele. Paika tuleb panna üks-kaks meeskonna liiget, kes ürituse toimumise ajal jälgivad selle kulgu ja teavitavad esinejaid võimalikest muutustest ajakavas.

Eelarve koostamine.

Suurim kulu on toitlustamine. Loomulikuks võib pidada 150--200 krooni inimese kohta, alkoholiga lisandub veel 100--150 krooni inimese kohta.

Tele- ja teatristaaride kutsumisel õhtu juhtideks võiks arvestada asjaoluga, et sageli tahavad nad tasu sularahas. Sama kehtib ka esinejate kohta.

Võimalikud kuluartiklid on järgmised: ettevalmistus- ja organiseerimistöö event-marketing'i firma poolt, catering, joogid, ruumide rent, esineja(d), õhtu juht, valgustus ja helivõimendus, kutsed (koos postitusega), fotograaf või videosalvestus ja muud kulud (nt auhind osalejatele, kingitused).