Ka e-äri ajal jäävad firmas dokumendid oluliseks

Mis on siis digitaalses dokumendihalduses teistmoodi? Digitaalne dokument ei ole seotud oma kandjaga ? dokumendi füüsiline asukoht (dokumendihoidlas) ja vorming ei ole tema leidmise seisukohalt olulised. Tegevused dokumendiga ei ole seotud tema kandjaga (nt ei saa nurga peale resolutsiooni kirjutada). Digitaalse dokumendi originaalil ja koopial pole vahet. Digitaalset dokumenti saab kiiresti edastada ja otsida. Dokumentide sisu kaitstakse versioonihalduse ja vajadusel digitaalallkirja abil.

Digitaalse dokumendihalduse mõiste alla mahub mitu erineva rakendusega suunitlust.

Dokumendihoidla eesmärk on dokumendi muutumatuna säilitamine ning juurdepääsu tagamine. Dokumendihoidla tagab dokumentide versioonihalduse, dokumentide leidmise vahendid ning juurdepääsukontrolli. Versioonihaldust ehk dokumendi redaktsioonide haldust illustreerib kõige paremini järgmine näide. Tavaliselt on mingi ärilise lepinguga kaasas standardsed lisad. Need lisad on üldjuhul juristi koostatud ning seoses firma arenguga või esilekerkinud probleemidega tehakse neisse täiendusi. Uue lepingu sõlmimisel on vajalik, et lepingu juurde pandaks kaasa alati uusimad ja õiged lisad, kuid vanade lepingute juures oleksid ikka kättesaadavad vanad lisad. Versioonihaldus tagab selle, et täiendatud lisad salvestatakse alati uute versioonidena samas dokumendis. Nii on meile tagatud süsteem, kus vastava lisa avamisel või trükkimisel saame kätte alati uusima redaktsiooni, kuid versioonihalduse abil näeme, et kuni teatud kuupäevani kehtis vana redaktsioon.

Ideaalis võiks igas firmas olla üks dokumendihoidla, kus on talletatud kõik dokumendid, sõltumata dokumente kasutavast rakendusest ? nii on ühes süsteemis koos nii ISO kvaliteedidokumendid kui ka kliendihalduse dokumendid.

Nii mõisted records management kui ka document management on eesti keelde tõlgitud kui dokumendihaldus. Ometigi on neil sõnadel inglise keeles oluline vahe, mis jääb paraku märkimata. Kui dokumendihoidla tegeleb vaid dokumentide säilitamisega, siis records management tegeleb n-ö ametlike dokumentidega. Record tähistab ametlikku dokumenti, mis registreerib mingit sündmust või otsust. Kuna tegeldakse dokumentide registreerimisega, siis on oluline, et registreerida oleks võimalik nii paber- kui ka digitaalseid dokumente. See on ka koht, kus pabermaailm ja digitaalne maailm omavahel otseselt kokku puutuvad ja tekib üleminek paberipõhiselt dokumendihalduselt digitaalsele.

Protsessihaldust peetakse tihtipeale dokumendihalduse osaks. Tegelikult on igas firmas protsesse, mis pole seotud dokumentidega, vaid muude aladega ? abiinfo telefon, kliendiprobleemide haldus ja muu selline.

Protsessihaldus on ala, mis peaks kajastama kõiki ettevõtte protsesse ja siduma omavahel erinevad rakendused. Korraliku protsessihalduse alla kuuluvad ka korralikud administreerimisvahendid. Peale lihtsa protsessi juhtimise peab olema võimalik kasutajate koormuse jälgimine ja jagamine, ülesannete jagamine ja delegeerimine, samuti ülesannete täitmise jälgimine ning protsessiajaloo registreerimine.

Kvaliteedijuhtimise seisukohalt on oluline, et protsessid oleksid korralikult defineeritud ja toimuksid kehtestatud reeglite kohaselt. Protsessiajaloos on võimalik vaadata protsesside definitsioone läbi aja ja selgitada, kas tegevus viidi läbi kooskõlas protsessi definitsiooniga või tehti selle käigus mõni erand. Näiteks dokumendi kooskõlastamise protsess ? tavaliselt on meil näha, kuidas see läbi viidi, aga pole näha, kas see viidi läbi sel hetkel kehtiva dokumendi kooskõlastamise korra kohaselt.