E-posti kasutamine on sageli reglementeerimata

E-kirjadele vastamisel lähtutakse üldlevinud headest tavadest. Hansapanga klienditoes kehtivate reeglite kohaselt püütakse e-kirjadele vastata kahe tunni jooksul, välja arvatud eriti keeruliste probleemide korral, mis vajavad põhjalikumat käsitlemist, samuti öösel saabunud kirjadele. Klientidele saadetud e-kirjad ning teised väliskommunikatsioonis olulised e-kirjad kuuluvad säilitamisele, tähtaega ei ole kehtestatud.

Kirjade katalogiseerimise süsteemi oma e-postkastis valib iga Hansapanga töötaja ise. Küll aga on eraldi mitmele inimesele ligipääsetavad kataloogid loodud sellistel puhkudel, kui saabunud või saadetud e-kirjad on töövahendiks terve osakonna töötajatele ? näiteks klienditoes.

Regio juhatuse esimehe Teet Jagomägi sõnul kasutavad firma töötajad e-kirja kui üht olulisemat firmasisest kommunikatsioonivahendit alates aastast 1992, mil arvutivõrgudki olid eksootilised, rääkimata internetist.

Jagomägi ise lauatelefoni tänasel päeval peaaegu ei kasutagi: kõige olulisem töövahend on e-kiri, millele järgneb mobiiltelefon ning siis teised kommunikatsioonivahendid.

E-kirja teel on lihtsates küsimustes hea nõu pidada või varem kokku lepitu detaile täpsustada, arvab Jagomägi, arutelu käigus tekib protokoll iseenesest. Keerulistes olukordades seevastu kipub liiga palju arusaamatusi tekkima. Jagomägi toob näite, kui firmas arutleti teemal, kas ja missugused mobiiltelefonid peaks mobiilitarkvara arendusega tegelevatele töötajatele ostma tööandja. Küsimus tõstatati ja arutelu algas e-posti teel, kuid isegi nii lihtsa asja arutelu kiskus rappa ja ütlemised isiklikuks. Lahendus saabus viieminutilise vestluse käigus, kui kõik asjaosalised kontoris viibisid.

E-kirja ohtlikkus tuleneb Jagomäe arvates suuresti sellest, et inimestevahelistes suhetes kannab tekst umbes 8 sõnumist. Ülejäänu on kehakeele, intonatsiooni jne kanda.

E-kiri on Regios tähtis kommunikatsioonivahend ka firmaväliselt, eriti välismaaga suheldes. Uuem komme firmas on digitaalallkirjastada need e-kirjad, mis sisaldavad olulist infot, nt dokumendid ja lepingud. Et saatja tegeliku aadressi uurimine on vaevanõudev ja tüütu, võivad kurikaelad ilma digitaalallkirjata e-kirja pettuseks kasutada. ?Imelihtne on saata meil, mis paistab kui Siim Kallaselt tulnu,? märgib Jagomägi.

Kirjadele vastamise formaalseid reegleid Regios ei ole, välja arvatud firma üldaadressile tulnud päringutele. Kui algul suunati sellised e-kirjad korraga kolmele töötajale, siis selgus õige pea, et see ?ei tööta?: igaüks arvas, et küll teine vastab.