Mõõda tööaja kasutamist

Mille arvelt tõstetakse tootlikkust, arvestades, et inimvõimetel on piirid ja erinevatel inimestel on piirid erinevad? Kindlasti on üheks võimaluseks tõsta tootlikkust aja parema kasutamisega. Lisaks ka töötajate arendamine jne, kuid aega on muudest teguritest esmapilgul kõige lihtsam mõõta: ametlikku tööaega on 8 tundi päevas, 40 tundi nädalas. Tegelikult teame, et tööaega mõõta ja analüüsida on küllalt keeruline.

IT-maastikul tegutseva ADM Interactive?i tehnikajuhi Mihkel Lauki igapäevasesse töörutiini kuulub ka aja planeerimine ja seda väga kriitilises mõttes. Sõltuvad ju projektide eelarved ennekõike nende tööajamahukusest.

Mihkel Lauk: ?Tavatöötaja kulutab töötegemise peale tööajast tavaliselt maksimaalselt 60%, tundes end juba siis tööga väga koormatuna. Olen ise enda peal katsetanud, märkides pikkade tööpäevade jooksul võimalikult ausalt ja täpselt üles kõike, millega tegelesin, töötades enese arvates kogu aeg. Kokku sain vaid 144 tundi kalendrikuus. Ma olin seega töötanud umbes 90% oma tööajast, kuigi enda hinnangul töötasin väga tiheda graafikuga, ajades oma klientide asju.

Kuhu tööaeg kaob? Põhjusteks on uutesse ülesannetesse süvenemiseks kuluv aeg, mis lähebki n-ö kaduma. Kolleegidega suhtlemine, suitsupausid, ?juhtme kokkujooksmine?, kalapilgul monitori vaatamine ? need kõik on loetud minutid, mis moodustavad kuu lõpuks kümneid tunde. Samas selleta ka ei saa, mõttetööd tegeval inimesel kuuluvad need n-ö augud normaalse tööprotsessi sisse.?

Lauk: ?ADMis toimib asi kokkulepete ? deadline?ide kaudu. Kõik tööd kirjeldatakse detailselt ja tehakse n-ö juppideks, alates 15minutilistest tööülesannetest. Seetõttu ei erine tegelikkus plaanitust kuigi oluliselt, kuid maksimaalset kattuvust ongi praktiliselt võimatu saavutada. Termodünaamika II seadusest lähtuvalt on segadusel kalduvus kasvada. Süsteemsuse ja korrapärasuse saavutamiseks tuleb teha pidevalt tööd. Kui ei kontrolli, siis segadus kasvab ja see hakkab äri ohustama.?

Lauk: ?Kell, AllNetic Time Tracker. Miks? Ergonoomika ja mugavus, erinevad raportid, mallisüsteemid, seda töövahendit saab modifitseerida vastavalt äri vajadusele.?

Lauk: ?Kõik otsustavad enda volituste ja kompetentsi piirides. Selleks on kokkulepped. Nii annavad kõik oma panuse. Kus on IT, on probleemid juba olemas ja neid saab ainult lahendada, neid vältida ei ole võimalik. Seega on võimalik tööd organiseerides vaid vähendada süüdlaste arvu ja vastutust paremini jagada.?

Lauk: ?On küll. Kliendid on õnnelikumad, sest eelarved ja tähtajad on vähem ohus. Töötajad on õnnelikumad, sest vähenenud on kõnelused teemal ?ma saan liiga vähe palka oma töö eest?. Samuti on kõrgema taseme vastutajate hingel kergem, sest vastutust on võimalik mõõta ja õiglaselt jagada.?

Lauk: ?Oleme jõudnud sinnani, et tegelikkus ja planeeritu kattuvad. Kui kedagi jälgida, siis projektijuhte, sest neil on oht teha rohkem, kui nad teenivad. Peamiseks piduriks on nende puhul enamasti delegeerimisoskus. Aga kõik, kel vähegi juhtimisannet on, õpivad juhtima. Projektijuht on kriitilise tähtsusega inimene, suhtleja, tehnoloog, peab nägema kogu mänguväljakut ja tööd süsteemselt käsitlema. Muidu pole temast asja.?

Aja mõõtmisel on põhiliseks kriteeriumiks süsteemsus. Süsteemsus tagab ajaloo loetavuse hiljem teiste isikute poolt. Mida rohkem seotud komponente, seda ülevaatlikuma pildi me saame. Kuid detailsusel on varjukülg ? liiga palju detaile koormab inimesi ja sellistest süsteemidest loobutakse. Pole harv juhus, kui müügiesindaja põlgab ära kliendihalduslahenduse, sest ta peab tegema 3?4 lisaliigutust, mis annavad firma juhile pildi müügiesindaja tööst. Arenedes märkab aga müügiesindaja, et nüüd oleks tal vaja näha ka teisi seoseid peale klienti esindava inimese GSM-numbri. Olulised on ka finantsdistsipliin, eelnevalt müüdud teenused-tooted, inimeste tähtpäevad, eelmise müügiesindaja lubadused.

Kuid infosüsteem suudab täita vaid abivahendi rolli. Mõtlema peavad inimesed ikka ise, samuti peab keegi info süsteemi sisestama.