Mõõda tööaja kasutamist

Mille arvelt tõstetakse tootlikkust, arvestades, et inimvõimetel on piirid ja erinevatel inimestel on piirid erinevad? Kindlasti on üheks võimaluseks tõsta tootlikkust aja parema kasutamisega. Lisaks ka töötajate arendamine jne, kuid aega on muudest teguritest esmapilgul kõige lihtsam mõõta: ametlikku tööaega on 8 tundi päevas, 40 tundi nädalas. Tegelikult teame, et tööaega mõõta ja analüüsida on küllalt keeruline.

IT-maastikul tegutseva ADM Interactive?i tehnikajuhi Mihkel Lauki igapäevasesse töörutiini kuulub ka aja planeerimine ja seda väga kriitilises mõttes. Sõltuvad ju projektide eelarved ennekõike nende tööajamahukusest.

Palju kulutavad inimesed tegelikult tööajal aega töötegemiseks?

Lauk: ?Kell, AllNetic Time Tracker. Miks? Ergonoomika ja mugavus, erinevad raportid, mallisüsteemid, seda töövahendit saab modifitseerida vastavalt äri vajadusele.?

Kas ajakasutuse üle otsustab juht või alluv? Miks?

Lauk: ?Kõik otsustavad enda volituste ja kompetentsi piirides. Selleks on kokkulepped. Nii annavad kõik oma panuse. Kus on IT, on probleemid juba olemas ja neid saab ainult lahendada, neid vältida ei ole võimalik. Seega on võimalik tööd organiseerides vaid vähendada süüdlaste arvu ja vastutust paremini jagada.?

Kas aja arvestamine on muutnud ettevõtte töös midagi?

Lauk: ?On küll. Kliendid on õnnelikumad, sest eelarved ja tähtajad on vähem ohus. Töötajad on õnnelikumad, sest vähenenud on kõnelused teemal ?ma saan liiga vähe palka oma töö eest?. Samuti on kõrgema taseme vastutajate hingel kergem, sest vastutust on võimalik mõõta ja õiglaselt jagada.?

Kas probleemid jäävadki?

Lauk: ?Oleme jõudnud sinnani, et tegelikkus ja planeeritu kattuvad. Kui kedagi jälgida, siis projektijuhte, sest neil on oht teha rohkem, kui nad teenivad. Peamiseks piduriks on nende puhul enamasti delegeerimisoskus. Aga kõik, kel vähegi juhtimisannet on, õpivad juhtima. Projektijuht on kriitilise tähtsusega inimene, suhtleja, tehnoloog, peab nägema kogu mänguväljakut ja tööd süsteemselt käsitlema. Muidu pole temast asja.?

Aja mõõtmisel on põhiliseks kriteeriumiks süsteemsus. Süsteemsus tagab ajaloo loetavuse hiljem teiste isikute poolt. Mida rohkem seotud komponente, seda ülevaatlikuma pildi me saame. Kuid detailsusel on varjukülg ? liiga palju detaile koormab inimesi ja sellistest süsteemidest loobutakse. Pole harv juhus, kui müügiesindaja põlgab ära kliendihalduslahenduse, sest ta peab tegema 3?4 lisaliigutust, mis annavad firma juhile pildi müügiesindaja tööst. Arenedes märkab aga müügiesindaja, et nüüd oleks tal vaja näha ka teisi seoseid peale klienti esindava inimese GSM-numbri. Olulised on ka finantsdistsipliin, eelnevalt müüdud teenused-tooted, inimeste tähtpäevad, eelmise müügiesindaja lubadused.

Kuid infosüsteem suudab täita vaid abivahendi rolli. Mõtlema peavad inimesed ikka ise, samuti peab keegi info süsteemi sisestama.