14 nõuannet firmas äriinfosüsteemi juurutuslepingu edukaks sõlmimiseks

Kui olete läbinud põhjaliku äriprotsesside analüüsi ja hankekonkursi ning võib-olla lasknud ka koostada oma ettevõtte põhise äriinfosüsteemi prototüübi, tuleb teha otsus infosüsteemi partneri osas ja hakata lepingut sõlmima.

Poolte vahel sõlmitavasse lepingusse ei tasuks suhtuda lihtsalt kui varem räägitu üldisesse vormistusse, vaid kontrollida üle, kas riskid on lepinguga maandatud. Rõhutan seda põhjusel, et projekti algusfaasis on mõlemal poolel suur huvi projektiga pihta hakata. Kuid pole harvad juhud, kus alustamise järel vaibub juurutaja tõsine huvi projekti vastu ressursi puudumise tõttu. Lepingu sõlmimisel on kindlasti abiks konsulteerimine ettevõttega, kelle tegevuseks on kliendi äriinfosüsteemi projektide läbiviimine ja konsulteerimine.

Toon välja mõned punktid, millele tuleb lepingu sõlmimisel sisulise poole pealt erilist tähelepanu pöörata.

Ettevõtte selged ja mõõdetavad eesmärgid. Lepingus peaksid olema kajastatud ettevõtte selged ja mõõdetavad eesmärgid, mille täitumist saab pärast projekti lõppemist mõõta. Võimalik on siduda näiteks protsent juurutuse tasust nende eesmärkide täitumisega.

Projektiplaan ja projekti etapid. Projektiplaan peab sisaldama konkreetseid tegevusi, juurutaja tunnimahtu antud töödele ja ajavahemikke, mille jooksul need tööd teostatakse. Samuti oleks hea, kui projektiplaan kajastaks tegevusi, mida on võimalik paralleelselt teha ning mis arvestaks mõlema poole ressursivajadust vajalike tööde ettevalmistamisel ja hilisemal testimisel.

Juurutusetappide ja tulemuse kirjeldus. Leping peab sisaldama kirjeldust kõigi projekti etappide kohta (tegevused antud etapi raames). Iga etapi tulemus peab olema mõõdetav. Tööde eest tasumise sidumine etapi tulemusega vastavalt ajagraafikule ja planeeritud eelarvele hoiab üleval nii juurutaja kui ka oma meeskonna huvi tööde õigeaegse tegemise ja planeeritud projektiplaanist kinnipidamise osas.

Koolitusgraafik ja koolituste läbiviimise kord. See on kirjeldus sellest, kus koolitus toimub, kes maksab koolitusklassi eest, mitmele inimesele on koolitus ette nähtud, millise valdkonna inimesi mingil ajahetkel koolitatakse. Erilist tähelepanu pöörake sellele, et kui ostetakse üheaegsete kasutajate litsentse ja teie ettevõttes hakkab infosüsteemi kasutama rohkem inimesi, kui on ostetud litsentse (nt vahetustega töö), siis on koolitatavate arv vastavalt sellele suurem.

Eelarve ja maksegraafik. Koostage täpne graafik, millal toimub litsentside ja juurutustööde eest tasumine. Juhul kui tarkvara litsentse ei osteta koheselt välja (seda tehakse pärast analüüsi/disainidokumendi valmimist), siis sätestage, millal toimub nende eest tasumine. Etapiviisilise juurutuse korral otsustage, millisel ajahetkel tööde eest tasutakse, sealhulgas millal ja kuidas toimub tasumine juhul, kui juurutus on seotud tööde tulemusega.

Projekti kodukord. Hea oleks, kui kodukorra saaks lisada lepingu juurde. Kui see ei ole võimalik, peaks kodukorrale viitama lepingus ja projekti avakoosolekul selle kinnitama. Kodukord peaks endas sisaldama mõlema meeskonna, nii juurutaja kui ka ettevõtte kirjeldust ja vastutusvaldkondi, vastastikuse suhtlemise põhimõtteid, projekti aruandlust ja sagedust, projektijuhtide ja projekti nõukogu koosolekute sagedust, koosolekute protokollimist jms.

Projektdokumentatsioon. Projektdokumentatsioon võiks olla kirjeldatud vastavalt projekti igale etapile. Näiteks millised on need dokumendid, mis antakse üle iga etapi käigus (jooksev dokumentatsioon ? memod, staatusaruanded) ja millised pärast iga etapi lõppu (analüüsidokumentatsioon, spetsifikatsioonid, kasutajajuhendid jms).

Projekti lõpus üle antav dokumentatsioon. See dokumentatsioon peab kirjeldama detailselt lahendust, mis vastavalt teie ettevõtte vajadustele juurutati. Seega peab see sisaldama täpset infot, missugused kohandused tehti ja millised funktsioonid võeti antud lahenduses kasutusele. See on oluline juhuks, kui tulevikus tekib vajadus vahetada hooldusteenuse pakkujat. Siis saab uus partner kiiresti ülevaate, milline on teie ettevõttes juurutatud lahendus.

Kasutajajuhendid. Igal tarkvaral on kaasas standardjuhendid, mis hõlmavad kogu tarkvara funktsionaalsust (keskmiste ja suurte tarkvaralahenduste puhul võib maht küündida tuhandete lehekülgedeni). Kogemus ütleb, et sealt on päris raske otsida üles täpselt seda osa, mida hetkel vajatakse. Seetõttu oleks mõistlik leppida juurutajaga kokku, et teile antakse lisaks üle kas ametipõhised kasutajajuhendid (igale konkreetsele protsessi osalisele kirjutatakse lahti tema tööle vastav tarkvara kasutaja juhend) või protsessipõhised kasutusjuhendid (võttes aluseks ettevõtte äriprotsessi).

Sanktsioonid. Ärge kartke kirjutada lepingusse sisse sanktsioone, isegi kui te läbirääkimiste käigus mõistate, et projekti vastu on mõlemal poolel suur huvi. Algne jutt lepingu sõlmimisel võib olla kui tahes ilus ja kui loogika ütleb, et juurutajal on huvi projekti vastu, maandage enda jaoks risk. Nii ei saa teie partner mõne teise kriitilisema projekti jaoks teie ettevõtte äriinfosüsteemi juurutuselt konsultantide ressursse mujale suunata.

Riistvara spetsifikatsioon. Hea oleks võtta juurutajalt kinnitus teie ettevõttes kasutusel oleva riistvara ja võrgulahenduse osas ning lubadus, et see sobib ärilahenduse takistusteta töötamiseks. Selline kinnitus hoiab ära olukorra, kus pärast juurutust tuleb üllatusena, et konkreetse tarkvaralise lahenduse tõrgeteta tööks oleks vaja veel lisainvesteeringuid serverisse või arvutiparki.

Projekti meeskond ? nimed ja vastutusvaldkonnad. Leping peaks sätestama mõlemapoolse projektimeeskonna ? kindlatel valdkondadel konkreetsed vastutajad. Kui kasutate sisseostetavat projektijuhtimise teenust, peaks leping seda võimalust toetama.

Projekti järelevalve. Kasutades projekti puhul sisseostetud järelevalveteenust, peaks sellest teada andma ka äriinfosüsteemi juurutajale, et nad teaksid oma projektiplaani tegemisel arvestada mõningase viivitusega tagasiside saamisel ? dokumentatsiooni vaatab ju üle ka järelevalve teostaja.

Hooldus- ja/või toelepingu tingimused. Vajadusel võib lepingut sõlmides lisaks kokku leppida tingimused, mis juhtumitel on teie ettevõtte nõus ostma tuge ja lisaarendusi. Mõned tarkvarajuurutajad soovivad seda allkirjastada samaaegselt litsentsi- ja juurutuslepingu sõlmimisega ning annavad siis juurutuse tunnihinna soodsamalt. Teised aga on nõus seda kokkulepet sõlmima pärast juurutuse lõppu.

Autor: Piret Kuhlbars