Muutused vajavad dialoogi

Muudatuste elluviimine muutub keeruliseks, kui ettevõttes on üle 70 inimese. Siis ei suudeta viia muudatuse sisu iga töötajani, kellelt aga oodatakse, et ta hakkaks uut moodi tegutsema.

Sageli räägitakse muudatustest ainult ülevalt alla. Tegelikult on vaja dialoogi kõigi eri tasemete töötajate vahel.

Töötajad peavad esmalt aru saama muudatuse olemusest, et neil tekiks soov muudatust ellu viia.

Seejärel peavad nad omandama vajalikud oskused, kuidas uut moodi tegutseda, ning alles seejärel hakatakse tegelikult uut moodi tegutsema.

Arutelu saja või enama töötajaga näiteks sellistel teemadel nagu ühinemised, strateegia muudatused või ettevõtte kultuuri muutmine on keeruline.

Siin on võimalikud meetodid näiteks suured dialoogifoorumid ja dialoogikaardid.

Suure dialoogifoorumi meetodit saab kasutada arutelude korraldamiseks, kui kõik töötajad on võimalik kokku koguda samal ajal samasse ruumi. Suur dialoogifoorum on interaktiivne õpikoda, kus osalevad sageli sajad inimesed.

Foorumi käigus tekib interaktiivne dialoog, mis tagab maksimaalse osaluse, arusaamise, pühendumuse ja seotuse.

Oluline on, et koos oleksid eri tasemete töötajad: juhid, keskastmejuhid ja töötajad.

Suur dialoogifoorum ei ole ajurünnak ega meelelahutusüritus, kuigi on oluline et see oleks ka lõbus.

Igal foorumil on täpselt määratletud eesmärk, mida selle üritusega soovitakse saavutada.

Näiteks võib võtta eesmärgi anda töötajatele arusaam kahe organisatsiooni ühinemise põhjustest, leppida kokku edasiste sammude osas ning saavutada ühine meie-tunne.

Suur dialoogifoorum koosneb lühiettekannetest, grupiülesannetest ja -tegevustest, mille käigus arutatakse olulisi muudatustega seotud teemasid.

Sageli on foorumi osaks ka tegevusplaanide koostamine järgmiste sammude osas.

Suure dialoogifoorumi käigus saavutatakse iga töötaja tasandil sügavam arusaamine muudatuse olemusest, eesmärkidest ning sellest, mida ja kuidas peaks hakkama tulevikus uutmoodi tegema.

Suurtel dialoogifoorumitel kasutatakse ruumikujunduses dramaturgilisi ja kujunduslikke elemente ning muusikat, et anda sisu mõjusamalt edasi. Oluline on kaasata kõik viis meelt.

Suurt dialoogifoorumit iseloomustavad kõrge interaktiivsuse ja energiatase. Lisaks on see veel lõbus!

Seda meetodit võib kasutada paljudes situatsioonides: ühinemised, muutused organisatsioonikultuuris või strateegias jne.

Suur dialoogifoorum on eriti kasulik selliste muudatuste tegemisel, mis nõuavad olukorra kiiret mõistmist ning oluline on saavutada ruttu kõigi töötajate soov panustada muudatuse elluviimisesse.

Rahvusvahelise kontserni viit riiki hõlmava Põhjamaade allüksuse müügitulemused olid oluliselt allapoole ootusi.

Allüksusele määrati uus juht, kelle eestvedamisel töötati välja uus strateegia ja visioon saada firma parimaks allüksuseks. Eesmärgi elluviimiseks otsustati muuta ka organisatsiooni struktuuri.

Töötajate hulgas oli uue strateegia ja struktuuri osas palju kahtlust ja rahulolematust ning püstitatud eesmärgid tundusid võimatud täita. Juhtkond soovis aga saada kõigi töötajate panustamist uute eesmärkide saavutamisesse. Muudatuste üheks osaks oli suur dialoogifoorum, mille eesmärk oli viia uus strateegia iga töötajani ning saavutada töötajate pühendumus muudatuste elluviimisel.

Ettevõttes korraldati kahepäevane suur dialoogifoorum, kus osalesid nii tippjuhtkond, keskastme juhid kui ka töötajad kõigist viiest riigist. Interaktiivse foorumi tulemusena saavutati töötajate arusaam visioonist ja uuest strateegiast. Peale selle teadvustasid töötajad, et püstitatud eesmärke on võimalik saavutada ning millised on nende saavutamise teed.

Aasta hiljem veenduti, et selleks aastaks seatud "võimatud" eesmärgid saavutati. Firma töötajad ja juhtkond on veendunud, et järgmisel aastal saavutatakse ka ettevõtte parima allüksuse tiitel.

Skandinaavia teenindusettevõte pidi uues turuolukorras muutuma oluliselt kliendikesksemaks.

Muudatustega kaasnes ka allüksuste personali koondamine.

Olukord personali hulgas oli keeruline, töötajad olid tuleviku suhtes ebakindlad. Keegi ei teadnud, kas tema on see, keda koondatakse või mismoodi nad peaksid muutuma kliendikesksemaks.

Juhtkond otsustas, et muudatuste edukaks elluviimiseks tuleb viia arusaam uuest strateegiast ja kliendikesksemast lähenemisest iga töötajani, iga töötaja peab teadma, mis ja kuidas hakkab toimuma ning mida temalt oodatakse.

Ettevõte paiknes mitmes kohas ning muudatuste projekti osana kasutati kogu ettevõttes dialoogikaarte.

Hoolimata radikaalsetest muudatustest kinnitasid rahulolu-uuringud pärast muudatuste projekti töötajate ja klientide rahulolu kasvu ning paranesid ka ettevõtte finantsnäitajad.

Saadud info kogutakse kokku ja seda kasutatakse järgmiste muudatuste protsessi etappide ettevalmistamisel ja läbiviimisel.

Dialoogikaardi meetod võimaldab viia muudatusi töötajateni, kui kõigil töötajatel ei ole võimalik korraga eri linnadest ühte ruumi kokku koguneda.

Dialoogikaardid on väärtuslikud töövahendid situatsioonis, kus kõigil töötajatel on vaja arutada teemasid ühtsel viisil, kuid pole võimalik koguneda samal ajal samas kohas. Näiteks kui ettevõtte üksused paiknevad eri linnades või riikides.

Dialoogikaart on vahend ettevõttele oluliste arutelude algatamiseks väikestes gruppides.

Dialoogikaardile märgitakse ülesanded ja küsimused muudatuste teemadel, mida grupp arutab. Osa küsimusi ja ülesandeid on üldisemad, osa väga konkreetsed ja seotud otsese tegevuse või olukorraga.

Teemasid hakatakse arutama nelja-viie inimese suurustes gruppides.

Mõned küsimused ja ülesanded on muudatuste olemusest arusaamiseks, teised küsivad grupi arvamust või ettepanekuid.

Kaardi kasutamine on iseeneslik protsess ja mõtlemine käsitletavatel teemadel on mitmekülgne, efektiivne ja lõbus.

Aktiivne dialoog kaasab ja loob inimestele võimalusi protsesse mõjutada. Dialoogikaarte kasutatakse järjest kogu organisatsioonis.

Autor: Helen Pastarus