Kuidas täita töötajate registrit?

Klassikalise ettevõtte jaoks, kes palkab aeg-ajalt mõne inimese ja saadab ta 40. tööjuubeli täitumisel austusavaldustega pensionile, ei muutu palju. Kui seni tuli töötaja registreerida haigekassas näiteks www.eesti.ee portaali vahendusel, siis edaspidi saab sama asja teha maksuametis. Segadust on palju ettevõtetel, kes kasutavad aeg-ajalt ja lühiajaliselt tööettevõtu- ja käsunduslepingutega inimeste teenuseid. Ka hooajatööliste, eriti alaealiste palkamisel võib uus register tuua kaasa segadusi.

Dünaamilised ettevõtted nõuavad dünaamilisi tööturu lahendusi

Tänapäeva ärimaailmas on klassikalisi ettevõtteid pigem vähem ja siit algavad segadused registriga. Teeme ülevaate olulisematest küsimustest.

Kes registreerib töötamise? Töötamise peavad registreerima kõik tööd pakkuvad füüsilised ja juriidilised isikud. Töötamise registreerib see, kes sõlmib töötamise aluseks oleva kokkuleppe ja teeb väljamaksed ehk see asutus või ettevõte, kelle juures inimene tööl käib. Juhul kui väljamakse tegija (maksudeklaratsioonide esitaja) ja tegelik tööd võimaldav isik on erinevad (näiteks emaettevõte ja tütarettevõte), tuleb registreerimisel lisaks märkida tööd tegevale isikule tegeliku väljamaksete tegija andmed. Selleks on töötamise registris eraldi funktsionaalsus.

Kelle töötamine tuleb registreerida? Töötamise registris tuleb registreerida kõigi füüsiliste isikute töötamised, kelle töötamisel tekib maksukohustus Eestis ja seda olenemata lepingu vormist. Erandina tuleb töötamise registrisse kanda ka andmed äriühingus ja füüsilisest isikust ettevõtja juures vabatahtlikkuse alusel (ehk ilma maksustatava töötasuta) töötavate isikute kohta.

Õppepraktika raames töötamist ei pea registreerima, v. a juhul, kui õpilasega sõlmitakse töö tegemiseks tasu eest töö- või võlaõiguslik leping.

Kas kõik töötajad tuleb uuesti registreerida? Kõik kehtivad andmed töötajate kohta, mis on praegu kantud haigekassa infosüsteemi, kantakse uude registrisse üle. Seega on soovitav juba praegu üle kontrollida, kas kindlustatud isikute nimekiri haigekassa süsteemis on ajakohane. Töötamise registrisse tuleb täiendavalt kanda andmed nende töötamiste kohta, mida haigekassale edastatud ei ole. Need töötamised, mis ei tule üle haigekassast (lepingud, millega ei kaasne ravikindlustust), tuleb registreerida 1. juulil. Seadus üleminekuaega ette ei näe. Küll aga suhtub maksuamet süsteemi käivitamise esimestel päevadel mõistvalt ning igat juhtumit käsitletakse eraldi. Maksu- ja tolliamet palub tööandjatel, kellel on palju selliseid lepinguid, planeerida oma tööd selliselt, et 1. juulil oleks võimalik kõik vajalikud andmed registrisse kanda.

Kuidas saab välismaalane töötamise registreerimiseks Eesti isikukoodi? Kohalikust omavalitsusest või välisriigis asuvast Eesti välisesindusest.

Kuidas registreerida, kui isik saab ühest firmast nii juhatuse liikme tasu kui ka töötab töölepinguga? Mõlemad töötamised tuleb registreerida, tekib kaks eraldi töötamise kannet.

Kas tuleb registreerida endine töötaja, kellele makstakse konkurentsipiirangu hüvitist? Ei.

Kas endine töötaja tuleb registreerida, kui pärast lepingu lõppemist makstakse talle nt preemiat või tulemustasu (nt aasta lõpus)? Ei, kuna töötamine on lõppenud ning väljamakse tehakse juba lõppenud töötamise (varasema perioodi) eest.

Kas tulumaksuga maksustatud stipendiumi, rendi-, autori-, litsentsitasu saaja tuleb ka töötamise registris registreerida? Ei, kuna ühelgi nimetatud juhtudest ei ole tegemist töötamisega MKS § 251 lg 3 mõttes, v.a. ­autorlepingu alusel uue teose loomise või kasutamise korral, mil kohaldatakse autorilepingule võlaõigusseaduses töövõtu kohta sätestatut (autoriõiguse seadus § 48 lg 4). Sellisel juhul peab töötamise registreerima.

Kas töötamise registrisse tuleb registreerima hakata ka honorarisaajad, kellele makstavalt honorarilt deklareeritakse sotsiaalmaksu ja töötuskindlustusmaksu? Töötamise registris tuleb registreerida honorari­saajad, kui nende puhul on tegemist töötamisega MKS § 251 lg 3 mõttes, mille kohaselt loetakse töötamiseks muu hulgas töö tegemist võlaõigusliku lepingu alusel. Töötamise alguseks on sellisel juhul lepingu jõustumise kuupäev. Litsentsilepingu (nt autoriõiguse loovutamine) alusel tasu (millelt makstakse ainult tulumaksu) saajaid töötamise registris ei registreerita, kuna ei ole tegemist töötamisega MKS § 251 lg 3 mõttes.

Kui vormistatakse tööette­võtuleping näiteks üheks päevaks ning sellel isikul on põhitöökoht teises ettevõttes ning miinimum kuumääralt sotsiaalmaksu tasuda ei tule, kas tuleb registreerida kui “VÕS leping”? Sellisel juhul tuleb valida töötamise liigiks “VÕS leping”. Töötamise alguse- ja lõpukuupäev on sama.

Kas töötamise registris tuleb registreerida ka FIE abikaasa? Töötamise registris FIE ettevõtte tegevuses osalevat abikaasat registreerima ei pea.

Kas töötamise registrisse peab registreerituks jääma töötaja, kes on saadetud mõneks ajaks välismaale ja isikul Eestis maksukohustust selle aja eest ei teki? Ei, maksukohustuse üleminekul teise riiki tuleb töötamine lõpetada.

Kui töötaja on registreeritud, aga tööle üldse ei ilmugi, kas sel juhul on võimalik registreeritud töötaja registrist kustutada? Juhul kui töötamise registrisse on kantud töötamine, mis mingil põhjusel ei alga, on võimalik see kanne elektroonselt tühistada kolme kuu jooksul töötamise alguseks märgitud kuupäevast arvates.

Kui inimene pakub oma teenust võlaõigusliku lepingu alusel näiteks korra kvartalis, kas siis tuleb ta iga kvartal uuesti registreerida ja kustutada? Pikaajalised nn raamlepingud, mille alusel ei maksta lepingupoolele igakuiselt töötasu ja/või ei tasuta tema eest iga kuu sotsiaalmaksu, on töötamise registris käsitletavad võlaõiguslike (VÕS) lepingutena (nt käsundusleping, töövõtuleping). Sellised töötamised tuleb töötamise registris registreerida liigiga “VÕS leping”. Töötamise registrisse kantakse andmed füüsiliste isikute kohta, kelle töötamisel tekib maksukohustus Eestis, ja registrisse tuleb kanda võlaõigusliku lepingu alusel teenust osutav isik. Võlaõiguslike lepingute puhul on töötamise alguseks lepingu jõustumise kuupäev.

Maksuamet soovitab sõlmida isikuga tähtajatu võlaõigusliku lepingu, mille alusel tehakse tööd tellimuse järgi ning TSD esitatakse vastavalt tehtud väljamaksetele. Töötamine on aga kogu perioodi nõuetekohaselt töötamise registris registreeritud. Kui aga soovite iga iseseisva töö puhul sõlmida eraldi võlaõigusliku- või töölepingu, tuleks iga tööepisood registreerida eraldi vastava töötamise liigiga.

Kas TSD ja töötamise register hakkavad olema omavahel seotud? Maksuamet plaanib luua võimaluse TSD eeltäitmiseks töötamise registri andmetega. Analüüsime ja võrdleme TSD ja töötamise registri andmeid, kuid töötamise registri ja TSD kannete erinevused ei saa takistuseks TSD esitamisel ega ka töötamise registreerimisel

 

Töötamise register koondab töötamisega seotud info

Töötamise registris sisalduvad andmed on edaspidi aluseks töötamisega kaasnevate sotsiaalsete tagatiste, nagu ravikindlustus, pension, töötuskindlustushüvitis, tuvastamisel eriseadusega ettenähtud juhtudel ning töötamisega seotud kohustuste täitmise kontrollimisel.Tööandjale jääb ainult üks kanal töötamise andmete esitamiseks.Registri rakendumisel jääb ära erinevate ametite dubleeriv tegevus andmete esitamisel, kogumisel ja töötlemisel.Uus süsteem aitab vähendada ümbrikupalga probleemi ja tagada võrdsemat konkurentsi.Töötajal on võimalus kontrollida, kas tema töötamine on registreeritud, kas temale tehtud väljamaksed on deklareeritud ja maksud tasutud ning kas tal on sellest tulenevalt õigus sotsiaalsetele tagatistele.

 

Mis töötamise registri rakendumisega muutub?

HaigekassaTöötamise registrisse viiakse ravikindlustuse andmekogust kehtivad töötamisega seotud kindlustusandmed üle 30.06.2014 seisuga.Haigekassasse edastatakse töötajate kindlustamiseks andmed töötamise registrist automaatselt, mistõttu ei ole haigekassale enam töötajate andmeid vaja esitada.Andmed liiguvad haigekassale üks kord ööpäevas siis, kui kõik ravikindlustuse määramiseks vajalikud andmed on töötamise registrisse esitatud.Haigekassa praeguses tööandjatele mõeldud kindlustusandmete edastamise teenuses riigiportaalis ei ole tööandjatel enam võimalik kindlustusandmeid muuta alates 1.juulist. Seal säilib võimalus ravikindlustatute nimekirjade kontrollimiseks ja ülevaate saamiseks.

TöötukassaTööandjail ei ole vaja enam töösuhte lõppemise korral töötajale väljastada tööandja tõendit ja töösuhte lõpetamise dokumente.Töötuna arvele võttes ning töötushüvitisi taotledes väheneb vajadus esitada täiendavaid dokumente, kuna hüvitiste taotlemiseks ja määramiseks vajalikud andmed (töötamise aeg ja töösuhte lõpetamise põhjus) saab loodavast registrist.

Maksu- ja tolliamettTötaja saab alates 1. juulist e-maksuametis/e-tollis kontrollida, kas tema töötamine on registreeritud ning talle tehtud väljamaksed on deklareeritud ning maksud tasutud.

 

Mine www.emta.ee lehele

Seal on link keskkonda, kus saab töötajaid registreerida. Samuti ka number, kuhu sõnumi saates saab teha esmase registreeringu.

Kanna registrisse

Töötaja isiku ees- ja perekonnanimi ning isikukood (töötaja isikukoodi puudumisel kuni viiepäevase töötamise korral sünniaeg).Tööandja registri- või isikukood ja nimiTöötamise alustamise kuupäev ehk töölepingu ja vabatahtlikkuse alusel töötaja tööle asumise kuupäev ning võlaõigusliku lepingu korral lepingu jõustumise kuupäev (enne 01.07.2014 jõustunud võlaõiguslike lepingute puhul 01.07.2014).Töötamise liikLisaandmetena kantakse registrisse ka ametinimetus ja töökoha aadress, kui tegemist on kolmanda riigi kodakondsust või määratlemata kodakondsust omava isikuga, kes elab Eestis töötamist lubava tähtajalise elamisloa alusel, või kolmanda riigi kodakondsust või määratlemata kodakondsust omava isikuga, kes viibib Eestis viisa või viisavabaduse alusel ja kellel on õigus lühiajaliselt Eestis töötada.

NB! Töötamise alustamine tuleb registreerida hiljemalt tööd tegeva isiku tööle asumise hetkeks.Registreerida tuleb kõik töötamised sõltumata lepingust, mille puhul tekib Eestis maksukohustus; lisaks ka vabatahtlikud töötajad.Töötajaid saab registreerida e-maksuametis/e-tollis, kas käsitsi sisestades või failiga laadides, X-tee kaudu masin-masin liidesega. Lihtsustatud korras saab esmase registreeringu teha ka telefoni või SMSi teel, kuid sel juhul tuleb registreering kindlasti 7 kalendripäeva jooksul lõpuni viia.

Kui töötaja enam ei tööta ettevõttes, siis:

Töötamise peatumise (näiteks lapsehoolduspuhkusele, ajateenistusse või palgata puhkusele minek) algus- ja lõppkuupäev ning peatumise alus.Töötamise lõpetamise kuupäev ja alus.

Töötamise peatumise ja lõpetamise registreerimiseks on tööandjal aega kümme kalendripäeva alates töötamise peatumise või lõpetamise päevast.Eksimuste korral on tööandjal võimalik töötamise registrisse tehtud andmeid elektroonselt ise parandada kolme kuu jooksul töötamise alustamise, peatumise või lõpetamise kuupäevast alates. Kande tegemisest kolme kuu möödumisel saab andmeid parandada vaid maksu- ja tolliameti teenindusbüroos.