Eestist saab aasta pärast e-arvete riik

Ehkki e-arveldusele ülemineku tähtajad on seotud avaliku sektoriga, tasub kõigil ettevõtetel e-arved kasutusele võtta, kuna see muudab arvete töötlemise kiiremaks ja mugavamaks ning suurendab oluliselt ettevõtete efektiivsust.

Esialgsete plaanide kohaselt kavandas rahandusministeerium avaliku ja erasektori vahelise arvlemise e-arvetele üleminekut juba sellest aastast, ent kuna protsess on võtnud arvatust enam aega, on uus ajaline verstapost märgitud 2017. aasta algusesse. Avaliku ja erasektori täies mahus e-arveldusele üleminek on Europa Liidus kavandatud aastaks 2020.

Nii meil kui ka rahvusvahelistel turgudel finantsprotsesside automatiseerimise lahendusi pakkuva ettevõtte OpusCapita Eesti juhi Karl-Eric Schneideri sõnul on võrdlemisi suur osa ettevõtetest avalikus ja erasektoris juba e-arveldusele üle läinud. Peamise ja selgeima argumendina e-arvelduse kasuks tõi Schneider välja arvemajanduse läbipaistvamaks ning seeläbi ka paremini planeeritavaks muutumise.

Möödunud aastal Pärnu finantskonverentsil OpusCapita läbiviidud finantsjuhtide küsitluse kohaselt on meie ettevõtted riigiga e-arveldamiseks valmis – seda kinnitas 63% vastanutest. "18% vastanutest tegutsevad selles suunas ja 19% ettevõtetest ei ole muutuseks veel valmis,“ täpsustab Schneider.

E-müügiarvete saatmiseks valmisolekut näitavad numbrid on ligikaudu samad. "Kui riik e-arveldamise reaalselt käivitab, oleme meie teinud omapoolsed ettevalmistused, et kõik ettevõtted saaksid võimalikult sujuvalt muutuse ellu rakendada,“ märkis OpusCapita tootearendusjuht Ahti Allikas.

E-arve tähendust täpselt ei teata

Schneideri sõnul loetakse masinloetavaks e-arveks arvet, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. Nii saab sellest nn masinloetav arve. "Tasub aga tähele panna, et mitte iga elektroonilisel teel, näiteks tavapäraselt pdf-formaadis teelepandud arve ei ole e-arve," märkis ta.

Tema sõnul tekitab see palju küsimusi. "Usun, et vähene teadlikkus ja eksitavad arusaamad andsid ka sedavõrd optimistlikud tulemused küsitlusel,“ märkis Schneider. Toonitades, et e-arveks muutub arve vaid siis, kui see on teele pandud spetsiaalse tarkvara poolt ja vastu võetud samuti vastava tarkvaraga, mis toimetab arvega ise edasi.

Schneider jätkas, et kuna ettevõtted kasutavad erinevat tarkvara ning arveldussüsteeme, mis omvahel ei ühildu, ehk millega infot edastada ega vastu võtta ei saa, on loodud nendesarnased operaator-ettevõtted, kelle tarkvaralahendus muudab ettevõtte majandustarkvara poolt loodud arvedokumendi masintöödeldavaks ehk e-arveks ning edastab selle adressaadi vastuvõtjale.

Teisisõnu viib operaator kaks osapoolt omavahel kokku. "Vastuvõtjaks saab olla üksnes sarnane operaatorettevõte nagu meie, kes on arve adressaadi lepinguline partner ja haldab  ettevõtte arvete vastuvõtmist,“ selgitas Schneider.

Tema sõnul on veel tänaseni palju ettevõtteid, kes edastavad oma arveid tavapärasel moel - enamasti on selleks e-posti teel saadetavad pdf-arved. "Ent see on küllaltki ajamahukas, need peab läbi vaatama, seejärel viseerima ja edastama raamatupidamisele, kes peab seejärel tegema läbi kindlad tehnilised manuaalselt läbiviidavad protseduurid ning alles seejärel on arve ettevõtte poolt registreeritud ja vastu võetud,“ kirjeldas Allikas. 

Väikeses mahus arvetega tegelevad firmad saavad oma tavaformaadis arved e-arveteks ümber teha selleks spetsiaalselt loodud veebikeskkonnas arved.ee. "Selles keskkonnas saavad oma arvetega toimetada ka need ettevõtted, kellel on vaja ühes kuus teha vaid loetud arv arveid ja kellel ei ole seetõttu motiivi hankida endale selleks puhuks vastavat tarkvaralahendust,“ selgitas Allikas. "Piisab, kui luua endale kasutajakonto ning asjad saavad aetud,“ märkis ta. "Kuni viis arvet ühes kalendrikuus saab e-arveks teha tasuta,“ lisas ta.

Operaator paneb arved liikuma

Omniva infoäri valdkonna juhi Sander Aasna sõnul peab e-arvelduseks valmis olemiseks organisatsioonil olema võimekus e-arveid käsitleda oma süsteemides ja partner, kes e-arved kõigi osapoolte vahel liikuma paneb.

"Enamus majandustarkvarasid, mis meil kasutusel on, on juba e-arve toe süsteemis juurutatud, nii ka Omnivas kasutusel oleva majandustarkvara puhul," märkis Aasna. See on esimene eeldus, et e-arveldusele üle minna,“ lisas ta.

Vajalik on ka partner, kes annaks ligipääsu e-arvelduse infrastruktuurile. "Seda on omakorda vaja selleks, et e-arved liikuma hakkaksid," lausus Aasna. "Meie kasutame e-arve operaatorina enda loodud lahendust Omniva Arvekeskust – arved liiguvad turvalist ja autenditud kanaleid pidi meie juurest kleintidele e-arve portaalidesse ja internetipankadesse. Ka ostuarveid saame e-arvetena aina rohkem, kuna operaatorid teevad omavahel rändlust, mis tähendab, et ka teiste e-arve operaatorite kliendid saavad meile e-arveid saata,“ selgitas Aasna.

Aasna sõnul soovib aina enam kliente saada e-arveid. "Suurimaid muutusi näeme ostuarvete vastuvõtmises  - e-arved aitavad olulisel määral protsessi ostuarvete menetlemisega kiirendada ning kulusid vähendada," märkis ta.

Ostuarvete menetluse kiirust on tõstetud tänu elektroonilise kinnitusringi kasutamisele arvekeskuses. See tähendab Aasna sõnul sisuliselt, et lisaks e-arvetele digiteeritakse kõik majja tulevad PDF ja paberarved, konverteerides need e-arve kujule, sest kogu edasine tegevus toimub elektroonselt. "Seega võime öelda, et Omniva kasutab juba ka ostuarvetes e-arveid. Ja rõõm on näha, et päris e-arveid,  tänu millele pole vajadust digiteerimist teha, tuleb aina rohkem,“ rõõmustas Aasna.

See tähendab, et ostuarved suunatakse menetlusse veelgi kiiremini kui seni. "See omakorda tähendab, et kulu saab kinnitatud kiiremini ning koormus raamatupidamises ei koondu enam nii suurel määral kuu algusesse kuu sulgemise perioodile. Kinnitamine ja konteerimine on mugav ja kiire ja seda nii raamatupidamise kui ka kinnitaja jaoks,“ loetleb Aasna e-arvelduse plussargumente.  

Eri riikides areng eri kiirusel

Kuna Omniva puhul on tegemist rahvusvahelise organisatsiooniga, on Aasna sõnul palju piiriülest arveldamist. "Kuna e-arvete kasutuselevõtt liigub eri riikides erinevas tempos, digiteerimise vajadus siiski osaliselt järgnevateks aastateks jääb, seega päris lõpuni me digiteerimisteenuse kasutamist ära kaotada ei saa,“ märkis ta.

Ostuarveid on Omnivas majasiseselt elektrooniliselt menetletud juba mitu aastat, tänavu alustati ka e-arvete väljastamisega. "Argumendiks on kulude kokkuhoid – arvete kinnitajaid on meie puhul üle kogu Balikumi mitmekümneid ja ainuüksi selle protsessi osa elektrooniliseks viimine andis väga suure efekti. Lisaks läbipäaistvus, kuludest ülevaate omamine ning keskkonnasäätliku mõtteviisi juurutamine,“ rääkis Aasna.

Aasna näeb e-arveldusele üleminekut takistava tegurina vähest kommunikatsiooni ja selgitustööd erasektori jaoks, miks riik on sellise otsuse teinud ja millist kasu on erasektoril e-arveldusest. "Tean, et kommunikatsiooni sel teemal on tehtud ja tehakse sel aastal veelgi, kuid nagu ikka, pole seda kunagi liiga palju,“ sõnas ta.

Tema sõnul on oluline moment ka harjumuse jõud - peab olema vastuvõtlik uuele ja mõtlema pigem sellele, kuidas e-arveldamist enda jaoks maksimaalselt ära kasutada, mitte käsitlema seda kui sundi. 

ASi Excellent Business Solutions Eesti arendusjuht Sven Karuse sõnul ehkki tähtajad e-arveldusele ülemineku osas on seotud ainult avaliku sektoriga, tasuks kõigil ettevõtetel siiski e-arved kasutusele võtta, kuna see muudab arvete töötlemise kiiremaks ja mugavamaks ning suurendab oluliselt ettevõtete efektiivsust,“ märkis Karuse.

Ettevõte on e-arveid kasutanud tänaseks kaks aastat. "Ennekõike on e-arvetest tulenev kasu tuntav ostuarvete käitlemisel, kuna eelnevalt kirjendatud e-arve jõuab automaatselt elektroonilisel teel ettevõtte äritarkvarasse ja maksekorralduste hulka panga keskkonnas. E-arve on saabumise hetkest juba ka arhiveeritud, samal ajal kui pdf-arve puhul tuleb see säilitamiseks eraldi loodud süsteemi järgi kausta salvestada või välja printida,“ selgitas Karuse.

Karuse ütluse kohaselt on e-arvete püsimaksekorraldused üllatavalt populaarsed ka äriklientide hulgas, kes tihti tellivad e-arve lisaks äritarkvarale ka panka. "Meie tarkvara kasutavatest klientidest olid aktiivseimad e-arvete kasutuselevõtjad korteriühistud, kes said nii edasi liikuda efektiivsele lahendusele pärast otsekorralduste kaotamist pankade poolt,“ sõnas ta.

Tänaseks on ettevõtted Karuse sõnul hakanud selgelt rohkem teadvustama e-arvete positiivseid omadusi ja kuna e-arvete funktsionaalsust suudavad pakkuda pea kõik enamlevinud äritarkvarad, on e-arvete kasutuselevõtt lihtne.

E-arvete edasijõudnute tasemeks on Karuse sõnul nn 4-dokumendi süsteem, milles e-arve on logistikaprotsessi viimaseks osaks. "Protsess ise algab kliendi e-tellimusest, läheb edasi e-lähetuse ja e-tarnekinnitusega. Kui kõik dokumendid on esitatud digitaalselt ja kui arve vastab täpselt tellimusele, suunatakse esitatud e-arve digitaalselt tasumisele ja arve esitaja võib olla kindel, et arvete aktsepteerimisega kliendi poolt probleemi ei ole,“ kirjeldas Karuse.

Arved ei lähe enam kaduma

OpusCapita tootearendusjuhi Ahti Allika sõnul ei pea ettevõtted ehk kasutajad e-arveldusele üle minnes sisuliselt ise midagi tegema. Veelgi enam, ettevõte ei pea isegi midagi märkama. "Ettevõtte igapäevastes tegevustes ei muutu midagi, finantstehingute automatiseerimine toimub nii-öelda taustafoonil. Ümberkorraldused on tehnilised ja  tehnoloogilised ning me oleme neid valmis kohe tegema, aega selleks kulub paar nädalat,“ rääkis Allika.

Ta lisas, et selles tulebki mängu e-arvete läbipaistvus – ettevõtte finantsüksused saavad operatiivselt ja kiirelt informatsiooni, mille kohalejõudmine oleks muidu ajamahukam.

Ka on sel moel välistatud arvete kadumine. "Teate küll seda tavapärast olukorda – e-kirjad lähevad rämpspostkasti, need unustatakse edastada või jäävad sootuks märkamata. Või jäävad väljaprindituna kellegi lauale oma aega ootama," kirjeldas ta.

"Ent arvetel on tähtajad ja need ootavad tasumist, vaatamata kadumisele või ununemisele,“ põhjendas OpusCapita Eesti juht Karl-Eric Schneider. Lisades, et e-arveldusele ülemineku tõttu vabaneva ajalise ressursi saavad raamatupidajad arukamalt ära kasutada. "Mulle on ikka meeldinud ütlus, et  arveametnikest võiksid saada raamatupidajad," märkis Schneider naljatledes.

Autor: Kairi Oja, kaasautor