Ära suhtu kergekäeliselt ettevõtte põhikirja koostamisse
Põhikirja koostamisel ära lähtu ainult etteantud mallist, vaid mõtle ka oma ettevõtte vajadustele ja tulevikule.
Põhikiri – kellele seda veel vaja on? On ka niimoodi küsitud firma loomisel, teavad rääkida need, kes loomisprotsessiga oma ameti tõttu kokku puutuvad. On olemas hea äriidee, toode, teenus ja suur tahe alustada tegevust. Ainus, millele mõtlemine on jäänud tagaplaanile, on just seesama põhikiri, milleta ei saa kuidagi.
Ettevõtte asutamine ei ole kunagi olnud nii lihtne kui nüüd – on vaja ainult ID-kaarti ja internetiühendust. Piisab ettevõtjaportaali sisenemisest ja avalduse ning asutamisdokumentide allkirjastamisest. Kui ettevõtet asutab üks isik, on protseduur lihtsam – tuleb koostada lihtsalt asutamisotsus ja põhikiri. Kui asutajaid on mitu, peavad nad omavahel kokku leppima asutamislepingu tingimused, mis on ka põhikirja osa.
Nii mõnigi kord koostatakse põhikiri formaalselt, äriregistris süsteemi etteantud kohustuslikke punkte täites. Ernst & Young Baltic ASi jurist Elis Prangli tõdes, et on neid, kes ei ava põhikirja hiljem enam kunagi.
Väikefirma Taio Trade ainuomanik ja juhatuse liige Age Luha tunnistaski, et pole alates ettevõtte loomisest 2006. aastal põhikirja rohkem vaadanud. Küll aga märkis ta, et kui tekib vajadus äripartneri järele, siis tehakse muudatused põhikirjas ja reguleeritakse väga täpselt osalus, vastutus ja ülesanded. Seda soovitab ka Prangli, sest põhikiri on ettevõtte siseregulatsioon. Hiljem võib tekkida palju küsimusi ja vaidlusi.
Asutaja otsus peab kirjas olema
Tegelikult tasukski võtta aega ja mõelda enne läbi, mida põhikiri endast kujutab, milleks teda vaja on ja mida sinna kirjutada. Prangli sõnul on meie seadus üles ehitatud nii, et see ei anna kõigile küsimustele vastust. Asutaja peab ise otsustama ja see otsus peab kuskil kirjas olema. Hea võimalus on põhikiri. Küsimus on, kas ära märkida miinimumnõuded või olla põhjalikum.
Põhikiri ei olegi nii oluline ehk tegevuse alguses. Olukord muutub teiseks siis, kui on vaja teha otsuseid, kui firmal on läinud hästi ja ees seisab kasumi jaotamine. Või vastupidi – tuleb likvideerida ja vara jagada. Mõlemal juhul loeb osaniku või aktsionäri hääl. Üldjuhul on sõnaõigust rohkem sellel, kellel on suurem osalus.
Mõni asutaja ei soovi põhikirja kohe kõike sisse kirjutada põhjusel, et see on kättesaadav kolmandatele isikutele. Havi Logistcs OÜ tegevjuht Roger Allas nentis, et nende põhikiri on üldsõnaline, aga selle kõrvale on loodud ettevõtte sisemist korda reguleeriv dokument. See vaadatakse üle korra aastas ja täiendatakse või tehakse muudatusi, kui vaja.
Väikefirma Flowtime OÜ kaasasutaja Kaspar Kruup sõnab samuti, et põhikiri on neil üsna lühike, aga selle kõrval on detailsem osanikevaheline sisedokument. Selline toimimisviis langeb kokku Elis Prangli soovitusega koostada põhikirja kõrvale siseregulatsioon, mis jääks ettevõtte siseasjaks ja võõra silma eest varju.
Prangli juhib tähelepanu erinevusele Eesti ja välisfirmade vahel – paljude riikide ettevõtetes reguleeritakse põhikirjaga ära kogu vastutus ja kõik suhted kuni viimse detailini. Need põhikirjad on mahukad, vähemalt 20–30 lehekülge. Pika ajalooga tuntud ettevõtted uuendavad ja kohandavad oma põhikirja vastavalt vajadustele.
Mõtle tulevikule
Üks fakt, mida põhikirja kohta vähem teatakse, puudutab kohustuslikku reservfondi. Justiitsministeeriumi kodulehelt selgub, et alates 1. jaanuarist 2011 ei ole osaühingu reservkapitali moodustamine enam kohustuslik. Enne seda asutatud ettevõttel on võimalik teha põhikirjas muudatus ja kaotada varem kohustuslik olnud reservkapital.
Prangli sõnul teatakse vähe ka seda, et vabatahtliku reservfondi saab moodustada omakapitali miinuse katmiseks. See on soovitus eelkõige Eestis tegutsevatele ettevõtetele, kelle emaettevõte on välismaa äriühing. Muudatusega põhikirjas saab luua vabatahtliku reservfondi ja sinna sissemakseid teha. Kui ettevõttel ei lähe hästi, siis on hea, kui põhikirjaga on loodud vabatahtlik reserv, kuhu emaettevõte võib igal ajal teha sissemakseid.
Mõnikord võib firmat tabada ootamatus – omaniku, osaniku või aktsionäri haigus või lausa kaotus. Firma on omand ja kui omanikku enam ei ole, läheb firma samamoodi pärimisele nagu muu maine vara. Vaevalt, et keegi firma loomise hetkel maisest elust lahkumisele mõtleb, aga kindluse mõttes saab põhikirja sisse kirjutada ka selle, kes siis juhtimise üle võtab või kellele ettevõte kunagi kuuluma hakkab. Põhikiri on ju allkirjastatud dokument, mis väljendab allakirjutanu tahet.
