Raamatupidaja jääb värviprinterist ilma

Tavaliselt muretsetakse infotehnoloogia vahendid hetke vajadustele vastavalt. Tundub küll loogiline, kuid on tegelikult täiesti vale arusaam ning väga kallis lõbu. Alati tuleb infotehnoloogia hangete juures arvestada tulevaste vajadustega. Tuleb osata siduda need organisatsiooni arengukavadega ja kõige uuemate trendidega, et mitte oma varustatusega poole aasta jooksul ülejäänud maailmast maha jääda.

Mida suurem on organisatsioon, seda aeglasemini toimub asjade otsustamine ja hangete korraldamine.

Eelnevast lähtuvalt tekib tungiv vajadus luua firmale edu tagamiseks ja säilitamiseks oma infotehnoloogia poliitika. Isegi kui infotehnoloogia muretsemisel on aluseks võetud tulevased vajadused, jääb ikkagi oht, et personalile on muretsetud täiesti mittekohased vahendid.

On selge, et arvutispetsialistile enamikes firmades võrdväärset asjatundjat ei leidu. Ja täiesti kindel võib olla selles, et suurem osa juhtivtöötajaid ei tunne ennast «kodus» infotehnoloogia vahendite tehnilise poole pealt. Ning kui siis spetsialist ei suuda ülemusele selgeks teha soovitava hanke kasutegurit, muretsetakse firmale kas liiga odav või liiga kallis kaup.

On tõepoolest väga raske valida infotehnoloogia vahendeid pakkuvate firmade müügipakkumiste vahel. Lõpuks jõutakse enamasti ikkagi selleni, et valitakse hetkel kõige taskukohasem. Taolistes valikutes oleks aga otstarbekas kaasata otsustamisse kolmas osapool, kes ei esindaks antud organisatsiooni ega ka infotehnoloogia teenuseid pakkuvat asutust. Tegemist oleks infotehnoloogia spetsialistiga, kes suudab mõista nii organisatsiooni struktuurilist ülesehitust kui ka infotehnoloogia trende. Kahjuks võib taolisi spetsialiste praegu kokku lugeda vaid mõlema käe sõrmede peal.

Infotehnoloogia spetsialisti funktsiooniks poleks mitte ainult suhtlemine ostja ja müüja vahel, vaid ka firma tehnoloogiliste vajaduste kirjeldamine ametikohtade järgi. Tulutu oleks neid vajadusi kirjeldada vaid isikute järgi. Selle tulemuseks oleks arvatavasti mitte ainult liiga kalli või odava tehnoloogia muretsemine, vaid ka organisatsioonisisese pinge tõus. Näiteks raamatupidajal ei ole arvatavasti vaja värvilist printerit ja samas pole kujundajal midagi peale hakata tavalise mustvalge kuvariga. Spetsialisti välja selgitada jääks ka väiksemate struktuuride eripärad ja vajadused. Kõige selle juures tuleb jälgides tuleviku trende kaasajastada ka töökohtade kirjeldused. Kui need vajadused ja tulevikuplaanid on kirjeldatud, on tunduvalt lihtsam välja selgitada hangete sisu ja eelarve.

Järgnevalt võib infotehnoloogia spetsialist aidata leida ka hanke finantseerijat ning juhtida läbirääkimisi kolme osapoole -- tarnija, ostja, finantseerija -- vahel. Siin ilmnebki selge erinevus organisatsiooni sees oleva keskastme spetsialisti ja erapooletu infotehnoloogia spetsialisti vahel. Viimasel on eelnevaid kogemusi taoliste protsesside juhtimisel ja oskab tõenäoliselti paremini leida kõiki osapooli rahuldavat lõpptulemust. Jääb lootus, et niisuguseid spetsialiste tekiks juurde ja nende abil oleks võimalik arendada Eesti organisatsioonide infotehnoloogiat.