Arenevas firmas on infosulg

Paari aastaga on firma kiirelt arenenud ja jõudsalt kasvanud. Algusaastatel oli töötajate käsutuses vaid kolm-neli ruumi ja omavaheline suhtlemine tihe. Tähtsamad otsused arutati kollektiivselt läbi. Informatsiooni saamiseks või mingite andmete täpsustamiseks polnud vaja muud, kui kõnetada naaberlauas istuvat kolleegi või astuda kõrvalruumi.

Tuleb panna tööle spetsiaalsed kommunikatsioonid, et info liiguks. Peab välja töötama süsteemi -- kes peab kellele aru andma ja kes kellele informatsiooni edasi andma. Jälgida tuleks väga täpselt subordinatsiooni, et info liiguks täpselt kõrgemalt juhilt otse tema alluvale ja sealt edasi -- et ükski etapp vahele ei jääks. Täpselt samamoodi peaks see ka tagasi tulema. Kui probleemi firma kasvu korral ära ei unustata, siis sellist olukorda tavaliselt ei teki.

Võib juhtuda, et tippjuht on harjunud rääkima kõigiga ja mingil hetkel ta unustab, et ta määras endale alluva, kes kamandab järgmist alluvat. See, kellega ta tegelikult peaks rääkima, jääb siis tegelikult infonälga. Kuna kõik ei suuda talle altpoolt kõike ette kanda, jääb ka tippjuht infonälga.

Lahendus on kohustuste ja õiguste dele- geerimine eri inimestele ja perioodilised nõupidamised. Ma arvan, et see pole veel nii suur firma, et peaks olema mingi firmasisene net bürokraatlike käskude saatmiseks. Siin peavad olema pikaajalisemad suunad ja strateegiad paigas -- millega keegi tegeleb.

Suuremates firmades võiks olla oma nn arendusgrupp. Aeg-ajalt peaks otsustajad võtma aja maha ja rääkima asjad selgeks. On hea, kui tippjuhid küsivad ka oma alluvatelt ja need omakorda oma alluvatelt, kas on probleeme ja kas nähakse nende lahendusi. Kui ainult ülevalt vaadata, siis ei pruugi alati need momendid paista, mis igapäevast tööd takistavad.

Siin on kaks asja: firma struktuur tundub olevat natukene viltu ja teiseks soovitaks kasutada e-maili. Need kaks asja tuleks nii hästi kui võimlik paika panna -- nii on vähemalt meil.

Struktuuri poolest kipub üle kaheksa alluva palju olema. Info peaks levima tasemete kaupa. Teistpidi võttes -- e-mail jõuab kõigini: kõik saavad selle kätte ja loevad läbi. Selleks ei pea üldkoosolekut tegema, vaid piisab väikesest kirjatükist oma arvuti taga, mis lahendab, vähemalt kommunikatsiooniprobleemi, kohe.

Iga firma areneb tegelikult mööda spiraali, iga järgmise keeru peal tuleb see probleem uuesti esile.

On normaalne, et selline probleem tekib -- sellest pole meie ümber saanud ja vaevalt saab keegi teinegi. Kõige tõsisem kommunikatsiooniprobleem tekkis 40-50 inimese kandis: kui firmasse tuli kriitiline kogus inimesi.

Juht on siis hea, kui igal inimesel on firmast enam-vähem samasugune pilt kui on firmajuhilgi -- tema eesmärkidest, turgudest, mida ta teha tahab ja praegu teeb. Kui maailmapilt on sama, siis on juht asja hästi teinud ja kõik saavad aru, mis suunas minnakse. Aga kui nad sellest aru ei saa, siis on juhil võrdlemisi lootusetu.

Infosulu tagajärge iseloomustaks võib-olla kõige paremini selline näide, kui autos oleks rool omaette ja rattad omaette.

See sõltub ainult juhist: kas firma saab nelja inimese firmast saja inimese firmaks või saab ta nelja inimese firmast mingisuguseks firmaks ja pärast seda kukub kokku. Kommunikatsiooniprobleem on sealjuures tõeliselt primaarne.

Kõige tähtsam selle juures on, et firma peab olema valmis perioodiliselt muutuma. Enamik inimesi kipub muutusi kartma.

Praeguseks on paljud aastakümne algul loodud firmad kasvanud paarisaja inimeseni, nad vajavad ettevõtte struktuuri muutmist ja täiustamist ning tööjaotuse ümberkorraldamist. Infopuudus võib firma käekäiku väga tugevalt mõjutada. Otsuste vastuvõtmiseks vajab juht piisavalt informatsiooni, see peab olema õigeaegne ja adekvaatne. Infopuudus tekitab ebakindlust, sellises olukorras lähtutakse intuitsioonist või n-ö kõhutundest. Halvemal juhul infopuuduses firma lihtsalt hävib. Kui on rohkem õnne, võib ettevõte olla näiliselt edukas, kuid ei suuda oma töötajate oskusi ja võimeid maksimaalselt realiseerida. Küllap konkurents teeb omad korrektiivid -- konkurent, kellel asjad paigas, töötab kindlasti palju efektiivsemalt.