Ülevaate loomine infotehnoloogia kasutamise hetkeseisust

Tänapäeval on üsna tüüpiline olukord, et ettevõte on kulutanud infotehnoloogiale palju raha, kuid on kadunud ülevaade, kus midagi asub, millist tarkvara ettevõttes kasutatakse, kuidas erinevat tüüpi arvutid ja kasutatav tarkvara omavahel kokku sobivad.

Ka ei ole selgeid kokkuleppeid, kes ja millistel põhimõtetel korraldab infotehnoloogia vahendite hankimist ja kuidas on korraldatud infotehnoloogia hooldamine ning kasutajate toetamine.

Ühesõnaga -- olukord on väljunud kontrolli alt ning tingimata on vaja uuesti järjele saada.

Ka selleks, et hinnata kulutusi ja infotehnoloogia kasutamisest saadavat kasu/kahju, peab kõigepealt looma olukorrast võimalikult täpse pildi.

Asjade korrastamiseks on mõistlik ettevõttes läbi viia infosüsteemi passistamine. Kui firmas on olemas infotehnoloogia osakond või grupp, võib seda teha oma jõududega, aga selle teenuse võib ka osta infotehnoloogia firmalt, kellel on välja kujundatud oma metoodikad ja vahendid sellise korrastustöö läbiviimiseks.

Ettevõtte infosüsteemi passistamise käigus:

- koostatakse kasutatava riist-, võrk- ja tarkvara spetsifikatsioonid;

- pannakse paika infotehnoloogiaalane tööjaotus firmas;

- hinnatakse töötajate arvutikasutamise koolitusvajadust;

- täpsustatakse kasutamise põhiprobleemid ja tehakse esialgsed ettepanekud nende probleemide lahendamiseks;

- korrastatakse infotehnoloogia ja infosüsteemi haldusrutiinid.

Passistamise läbiviimine aitab ette valmistada ka materjalid majandusaudiitoritele, kes tunnevad huvi kasutatava infosüsteemi vastu kuni küsimusteni, kus arvutil ja mis kataloogis hoitakse näiteks raamatupidamise andmeid ja millistel töötajatel on neile juurdepääsuõigus.

Olemasoleva infosüsteemi passistamise tulemusena võib selguda, et infotehnoloogia kasutamise efektiivsust saab suurendada küllaltki lihtsalt -- mõnikord piisab vaid töökorralduse parandamisest.