Jäta kontori varustamine spetsialiseerunud firma hooleks
Võrreldes isevarustamisega annab kontorite varustamisel spetsialiseerunud firma kasutamine neli eelist. Esiteks kulude kokkuhoid, teiseks vajalik järjepidevus nomenklatuuri osas, kolmandaks otsustamise ja tellimise protseduuri lihtsus, neljandaks pidevalt toimiv tagasiside.
- Tööjõukulude kokkuhoid -- varustamisega tegelevad inimesed vabanevad vajadusest külastada erinevaid ostukohti, et võrrelda hindu ja kvaliteeti igal konkreetsel juhul. Piisab, kui tunda põhjalikult väljavalitud hankija nomenklatuuri. Reeglina pakutakse alati mitut sarnaste omadustega alternatiivset toodet.
- Transpordikulude kokkuhoid -- enamik hankijaid tagab ka kauba kontoritesse kohaletoimetamise. Seega on võimalus säästa autokütuse, amortisatsiooni ja ekspediitori palga osas.
- Vabanevad vahendid -- korralikult toimiva varustusteenuse puhul pääseb vajadusest hoida kontoris suuri tagavarasid, mis seovad vaba raha. Varud võivad paikneda ju hankija laos.
Eriti märkimisväärne on efekt paljude osakondadega ettevõttes, iseäranis kui juhuslikust varustamisest kujuneb kooskõlastatud hankimine.
- Hinnasoodustused -- hankides enamiku vajaminevast ühelt varustajalt, võib arvestada oluliste hinnasoodustustega.
- Töökeskkonna loomisel kujunevad välja kindlad eelistused kasutatavate töövahendite ja abimaterjalide suhtes. Hankija valikul on otstarbekas lähtuda nõudmisest, et huvipakkuvad tooted oleksid saadaval pidevalt mingi perioodi vältel.
- On soovitav, et hankija poolt pakutav valik oleks koostatud omavahel funktsionaalselt sobivatest tooterühmadest. See võimaldab töökeskkonda paremini organiseerida.
- Püsiva nomenklatuuriga varustusfirmadel on reeglina korralikult vormistatud kauba loetelu või hinnakiri ja korrektne illustreeritud tootekataloog. Kataloogi olemasolul on otsustamine eriti mugav ja lihtne.
Ka hangete kooskõlastamine osakondade vahel toimub üksteisemõistmise vaimus, kui kõik kasutavad sarnast kataloogi.
- Varustamisele spetsialiseerunud firmad on teinud kauba tellimise klientidele väga lihtsaks.
Koos kataloogide ja hinnakirjadega antakse kaasa ka tellimisblanketid, mille täitmine, allkirjastamine ja faksimine moodustabki kogu tellimisprotseduuri. Tavaliselt saab tellimust edastada ka telefoni teel või e-posti kasutades.
- Kui oleme põhimõtteliselt selgeks teinud, mida vajame, võime lasta oma hankija esindajal pakkuda tema kogemustele tuginedes meie vajadustele kõige paremini sobiv lahendus. Selline koostöö toimib hästi just kindlate koostööpartnerite puhul.
- Garantii, hilisem hooldus, teenindus on kõige olulisemad.
- Ette teades, millal koopiamasina tooner hakkab tühjaks saama, võib lasta hankijal see mõni päev varem enne kriitilist hetke kohale tuua.
- Juhtkond saab nõuda ülevaateid oma osakondade hangetest periooditi jne.
Kontorite varustamisele spetsialiseerunud firmad lähtuvad enamasti põhimõttest: klient peab saama pühenduda oma põhitegevusele, lahendades muud probleemid sobivaima teenuse sisseostmise teel.