Aja juhtimiseks on loodud hulgaliselt abivahendeid: märkmik-süsteeme (nt Time System), päevaraamatuid ja arvutiprogramme. Kuigi päevaraamat on korraliku kasutamise korral vägagi tõhus relv ajakadude vältimiseks, on tal siiski mitu tõsist puudust.

Päevaraamatul on mitmeid puudusi:

- Päevaraamatut ei saa jagada, st kaastöötajad ja kolleegid ei saa sinu tegemisi ja toimetamisi jälgida, endale sinu aega planeerida, ei saa abikaasat teavitada võimalikest vabadest hetkest tööl jne.

- Päevaraamatusse tehtud märkmeid on keeruline otsida, katalogiseerida või arhiveerida; samuti tuleb iga kord aasta vahetumisega läbi teha hoogne kopeerimistöö ja vajalikud nimed-numbrid uude raamatusse üle kanda.

Kui päevaraamat on sobimatuna kõrvale heidetud, tasub pöörduda moodsamate lahenduste -- arvutis ajaplaneerijate poole. Arvuti ei unusta midagi, ta tuletab alati kõike meelde ning arvutisse salvestatud informatsiooni on lihtne otsida ja sorteerida. Lisame siia veel statistika- ja mõõtmisvõimalused ning kasulik aja juhtimise ning enesedistsipliini ja -arengut võimaldav seadeldis on sündinud.

Kollektiivis töötades on oluline, et oma ajaplaani saaks kolleegidega valikuliselt jagada. Näiteks sekretär näeb ja saab teha ettepanekuid juhi kalendrile, osakonnajuhataja näeb juhi kalendrit ja reatöötaja saab küll juhi kalendris olevaid vabu auke näha, kuid ei näe, milliste kohtumistega juhi aeg hõivatud on. Koosolekut planeerides on abiks, kui süsteem suudab näidata kõigi osavõtjate vabu aegu, et juba koosolekut planeerides oleks selge, kes tuleb ja kes ei saa tulla. Samuti saadab selline süsteem ise osavõtjate kalendritesse koosoleku aja ja koha ning ka meeldetuletuse. Kuna juhid reeglina ei ole kogu tööaja arvuti taga, vaid liiguvad ringi, kohtuvad äripartneritega, siis vajavad nad mobiilset ajaplaneerijat.

Ajaplaneerija peab võimaldama järgmist:

- jagada kalendreid nii pea- kui harukontorites.

- kutsuda kokku koosolekuid ilma osavõtjatele ükshaaval helistamata.

- jälgida ja muuta oma kalendris leiduvaid kohtumisi ja ka ülesandeid, millel kellaajalist täitmist ei ole. Näiteks «Leping Tartu Kaubamajaga 20. oktoobriks 1999».

- võimaldama kõike seda ka väljaspool kontorit viibivatele töötajatele.

Et lahendada mobiilsete töötajate sidevajadused kontoriga, on novaatorlikud firmad kasutamas nn virtuaalkontoreid, kus füüsilisi töökohti on vähem kui töötajaid. Kuna kogu töö käib olenemata asukohast, hoitakse kokku büroo rendi ja töölesõitmise aja arvelt. Lisaks ajaplaneerimisele saab sel viisil jagada ka tööks vajalikke dokumente ning andmebaase.

Autor: Lauri Haav